Art.º 1 · Portaria n.º 597/75 — (Documentação de conservação permanente)

1.Devem ser conservados permanentemente os originais dos documentos com interesse histórico ou administrativo fora do vulgar, designadamente os seguintes:
1. a)Estudos de planeamento, programas aprovados e relatórios da execução respectiva;
2. b)Estatísticas fundamentais para o planeamento e gestão dos serviços do Ministério, quando não publicadas;
3. c)Documentos básicos relativos aos problemas e às condições que determinaram a criação ou alteração de serviços, tais como estudos prévios, relatórios e pareceres, legislação específica e despachos fundamentais;
4. d)Documentos relativos às grandes linhas da política administrativa dos serviços, tais como:
  Relatórios e livros de actas;
  Versões sucessivas dos diplomas fundamentais e suas interpretações;
5. e)Documentos respeitantes às funções específicas dos serviços nos seus aspectos basilares, tais como:
  Regulamentos internos;
  Manuais de operações;
  Relatórios sobre tarefas fundamentais realizadas;
  Processos de grandes e pequenas realizações, estes últimos por amostragem quando sejam em número elevado, depois de aliviados de documentos de mero expediente;
  Processos de registo e de construção de embarcações da marinha mercante;
  Processos de aprovação de modelos e de classificação de veículos.
6. f)Documentos relativos às funções não específicas e instrumentais dos serviços, tais como:
  Relatórios e contas de gerência, quando não publicados;
  Processos de sindicância e de inquérito aos serviços;
  Manuais de operações;
  Processos genéricos, depois de aliviados de documentos de mero expediente;
  Processos individuais de servidores, quanto aos documentos relativos a nascimento, habilitações literárias, mérito e demérito, admissão, exercício de funções alheias ao Ministério, promoção, transferência, comissão de serviço e extinção do exercício da função pública, e bem assim os processos disciplinares;
  Fichas de cadastro de pessoal;
  Contas anuais e as respectivas peças justificativas fundamentais, quando não publicadas;
  Títulos de aquisição e alienação de terrenos e edifícios;
  Documentos definidores da organização arquivística dos serviços ao longo de toda a sua existência;
  Instrumentos de pesquisa de arquivos próprios, designadamente inventários, catálogos e índices ou, na sua falta, sucessivamente, fichas de registo de documentação por assuntos ou livros ou fichas de registo de entrada de correspondência e copiadores de correspondência expedida, depois de aliviados de documentos de mero expediente;
7. g)Todos os documentos avulsos ou integrados em unidades arquivísticas organizadas cronologicamente com base na forma dos documentos ou no tipo de acção a executar (tais como copiadores e livros de registo), respeitantes a:
  Anos de criação e extinção dos serviços;
  Anos de crise sócio-económica;
  Anos terminados em zero;
8. h)Todas as unidades arquivísticas organizadas com base no assunto tratado ou na entidade que lhes deu origem, quando:
  Iniciadas no ano de criação dos serviços e em anos terminados em zero;
  Abranjam anos de crise sócio-económica;
  Concluídas em anos de extinção dos serviços;
9. i)Documentos de grande interesse administrativo ou outros expressamente reconhecidos pelos membros do Governo, sob proposta dos directores-gerais ou equiparados.
2.Quando os documentos de conservação permanente deixarem de ter interesse administrativo ou técnico para os serviços que os detêm ou neles sejam microfilmados, serão enviados à Secretaria-Geral, com destino ao Arquivo Histórico do Ministério, a criar oportunamente.

ARTIGO 1.º — (Documentação de conservação permanente)

Histórico de Alterações