Art.º 3 · Portaria n.º 597/75 — (Documentos que podem ser inutilizados com prévia microfilmagem)

1.Os documentos referidos no artigo precedente poderão ser inutilizados antes dos prazos indicados, contando que sejam microfilmados.
2.Deve ser dada prioridade à microfilmagem de documentos volumosos ou de grande formato e a grandes séries documentais, tais como folhas de vencimentos e autos de transgressão.
3.Os microfilmes dos documentos, acompanhados dos elementos respeitantes ao arranjo, descrição e indexação das peças arquivísticas reproduzidas, quando deixem de ter interesse administrativo ou técnico para os serviços, serão enviados à Secretaria-Geral, com destino ao Arquivo Histórico do Ministério, cabendo a este decidir se deve ou não conservar os microfilmes.
4.A microfilmagem dos documentos implica as operações seguintes:
1. a)Selecção da documentação;
2. b)Preparação dos originais a microfilmar;
3. c)Ordenação e inserção de elementos de identificação das unidades arquivísticas;
4. d)Microfilmagem propriamente dita;
5. e)Conferência do microfilme com o original, no sentido de verificar que não foi omitido nenhum documento e que a fotografia se encontra em boas condições técnicas;
6. f)Identificação das microcópias;
7. g)Descrição e armazenamento das microcópias.
5.A autenticidade das microcópias, quer no que respeita a cada uma em si própria, quer em relação ao conjunto de documentos de cada unidade arquivística, é garantida por:
1. a)Um termo de abertura e outro de encerramento, com visto do responsável pelo serviço e aposição do selo branco, que serão microfilmados, respectivamente, no início e no fim do filme correspondente;
2. b)Uma lista de verificação das microcópias de cada unidade arquivística, donde conste o número e conteúdo, a exactidão com o original e se existem ou não cortes ou emendas no filme, garantida por declaração assinada pelo conferente responsável pela autenticidade.
6.Os responsáveis pelas operações de microfilmagem e segurança de documentos cuja inutilização seja permitida serão designados pelos dirigentes de cada departamento do Ministério.
7.A microfilmagem será realizada quando o respectivo director-geral ou equiparado a considere justificada económica e funcionalmente.

ARTIGO 3.º — (Documentos que podem ser inutilizados com prévia microfilmagem)

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