Art.º 11 · Portaria n.º 700/2009 — Substituição do suporte

1 -A substituição de documentos originais, em suporte de papel, por microfilme, deverá ser realizada quando funcionalmente justificável.
2 -A microfilmagem é feita na observância das normas técnicas definidas pela ISO (International Organization for Standardization), de forma a garantir a integridade, autenticidade, segurança e durabilidade da informação no novo suporte.
3 -Das séries de conservação permanente é feita uma matriz (negativa de sais de prata - 1.ª geração, com valor de original), um duplicado de trabalho realizado a partir da matriz (positivo em sais de prata - 2.ª geração) e uma cópia de consulta, podendo esta ser efectuada em suporte digital. Das séries que tenham como destino final a eliminação é feita uma matriz em sais de prata e uma cópia de consulta.
4 -Os microfilmes não podem sofrer cortes ou emendas nem apresentar rasuras ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e autenticidade.
5 -Os microfilmes deverão conter termos de abertura e encerramento, autenticados com assinatura e carimbo do responsável da instituição detentora da documentação e da entidade responsável pela execução da transferência de suportes. Estes deverão conter a descrição dos documentos e todos os elementos técnicos necessários ao controlo de qualidade definidos pela ISO.
6 -De todos os rolos deverá ser elaborada uma ficha descritiva com vista à avaliação dos pressupostos técnicos que antecedem a eliminação. Esta ficha deverá conter a identificação da documentação microfilmada, o controlo de qualidade, óptico, físico, químico e arquivístico de novo suporte produzido.
7 -As matrizes em sais de prata das séries de conservação permanente, deverão ser acondicionadas em materiais adequados e armazenadas em espaços próprios, com temperatura, humidade relativa e qualidade de ar controladas, de acordo com o exigido pela ISO para microfilmes de conservação permanente.
8 -Os procedimentos da microfilmagem deverão ser definidos em regulamento próprio da DGITA tendo em consideração os pontos acima referidos.
9 -As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.
10 -Nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho, a substituição de suporte de documentação de conservação permanente apenas será possível mediante autorização expressa do organismo coordenador da política arquivística, a quem competirá a definição dos seus pressupostos técnicos.
11 -A DGARQ, na sua acção fiscalizadora, reserva-se o direito de realizar testes aos filmes executados.

Artigo 11.º — Substituição do suporte

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