Art.º 47 · Portaria n.º 722/85 — (Generalidades)

1 -Os arquivos visam a arrumação ordenada e classificada de toda a documentação já trabalhada, mas passível de vir a ser ainda necessária.
2 -Na Guarda, os escalões de arquivo são:
1. a)Arquivo da secretaria do comando de unidade;
2. b)Arquivo da secretaria do conselho administrativo;
3. c)Arquivos das secretarias dos outros órgãos de cada unidade;
4. d)Arquivo da secretaria da companhia;
5. e)Arquivo da secretaria da secção;
6. f)Arquivo da secretaria do posto;
7. g)Arquivo geral da unidade (arquivo primário).
3 -Os documentos só devem permanecer nas diferentes secretarias enquanto nelas forem necessários para trabalho.
4 -Os documentos relativos a um mesmo assunto vão sendo reunidos em processo, dispostos por ordem cronológica dentro de uma capa, onde se deve escrever o número do classificador que lhe corresponde, a designação do assunto que encerra e, por dentro, a relação dos documentos que contém.
5 -Têm tratamento especial, definido por determinações específicas:
1. a)Os documentos que se destinam aos processos individuais;
2. b)Os documentos que devem ser remetidos a órgãos de processamento financeiro;
3. c)Os documentos com classificação de segurança.

ARTIGO 47.º — (Generalidades)