Art.º 10 · Portaria n.º 763/2003 — Substituição do suporte

1 -É facultada a substituição de documentos originais de todas as séries de conservação permanente previstas na tabela de selecção constante do anexo I ao presente Regulamento por cópias em microfilme mediante autorização expressa do IAN/TT, sob proposta do dirigente máximo da SG, sempre que este a considere económica e funcionalmente justificada.
2 -A substituição de documentos originais por cópias em microfilme é feita em observância das normas técnicas da International Standard Organization, abreviadamente designada por ISO, por forma a garantir a preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta das cópias produzidas.
3 -Das séries de conservação permanente é feita uma matriz (negativa de sais de prata - 1.ª geração) com o valor do original, um duplicado da matriz (positivo em sais de prata - 2.ª geração) e uma cópia de utilização administrativa.
4 -Os microfilmes não podem sofrer cortes, emendas ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e deverão reproduzir os respectivos termos de abertura e encerramento, devidamente autenticados pelo responsável da área de arquivo.
5 -Caso se recorra a prestação de serviços para microfilmagem dos documentos, a administração da entidade prestadora assina, igualmente, os termos de abertura e encerramento mencionados no número anterior.
6 -Dos termos de abertura e encerramento constarão, ainda, obrigatoriamente, a descrição dos documentos reproduzidos, a identificação dos responsáveis pela transferência da informação, o local e a data de execução da transferência, bem como toda a informação técnica necessária ao controlo de qualidade.
7 -Deverá ser elaborado um registo de controlo de qualidade do suporte fílmico produzido.
8 -A substituição do suporte dos documentos a que alude o n.º 2 do artigo 3.º do presente Regulamento só poderá ser efectuada mediante parecer favorável do IAN/TT, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho.
9 -As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.

Artigo 10.º — Substituição do suporte

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