1) O Grupo de Trabalho da Câmara Municipal de Viana do Castelo, designado para avaliação das candidaturas, com possibilidade de envolvimento de peritos externos, analisa a candidatura e, na sequência de visita ao local, entrevista ao proponente e promoção da junção dos elementos adicionais que considerar pertinentes, elabora a informação conjunta, com proposta de atribuição ou de não atribuição da distinção, fundamentada na demonstração da pontuação obtida face aos critérios estabelecidos.
2) Das reuniões do Grupo de Trabalho, restritas aos membros que o integram, deve ser lavrada a respetiva ata e ficha com justificação da avaliação;
3) A apreciação de candidaturas ocorre pelo menos uma vez por ano.