Art.º 30 · Regulamento n.º 1185/2023 — Serviços de leitura e de reprodução

1 -A consulta de documentos obedece ao seguinte procedimento:
1. a)Após o preenchimento da Requisição de Leitura, o utilizador deverá entregar a requisição ao responsável da sala de leitura;
2. b)Poderão ser solicitados, no máximo, 5 documentos, livros, maços e processos em simultâneo;
3. c)O utilizador aguardará a sua vez, caso se encontrem outros na sala de leitura e estejam a ser atendidos;
4. d)O responsável do serviço de arquivo após ter recebido a Requisição de Leitura dirigir-se-á ao depósito para recolher o(s) documento(s);
5. e)Caso haja uma demora superior a 10 minutos, deverá o utilizador ser informado dos motivos do atraso.
2 -A fim de incentivar a defesa e a valorização do património arquivístico, o serviço de arquivo solicita aos utilizadores que se pratiquem os seguintes procedimentos de manuseamento dos documentos de modo a evitar a sua deterioração:
1. a)Sejam responsáveis pelos documentos que lhe são facultados até à sua devolução;
2. b)Usem unicamente o lápis e papel ou o computador pessoal;
3. c)Mantenham a ordem dos documentos que lhe foram confiados;
4. d)Evitem empilhar os documentos que lhe foram facultados;
5. e)Eximam-se de fazer decalques ou sublinhar documentos;
6. f)Abstenham-se de escrever nos documentos e também sobre os mesmos;
7. g)Retraiam-se de dobrar folhas ou praticar atos lesivos da boa conservação dos documentos;
8. h)Contenham-se de molhar os dedos para virar as folhas;
9. i)Evitem tossir ou espirrar para cima dos documentos;
10. j)Procurem não acompanhar a leitura do documento com o dedo e tenham sempre as mãos limpas antes de manusear os documentos;
11. k)Mantenham na sua posse os documentos requisitados não efetuando permutas ou cedências a outros leitores sem autorização prévia do responsável da sala de leitura;
12. l)Usem as luvas e a máscara respiratória sempre que estas lhe sejam entregues pelo responsável da sala;
13. m)Alertem o responsável da sala de leitura para qualquer anomalia que tenha detetado num documento.
3 -A Câmara Municipal de Vila Viçosa reserva-se o direito de negar pedidos de consulta presencial de documentos que se encontrem disponibilizados online.
4 -Os objetos deixados pelo utilizador na sala de leitura são da sua inteira responsabilidade.
5 -O utilizador que não acate as advertências feitas pelo responsável do serviço de arquivo no local, no âmbito das presentes normas, será convidado a sair e, no caso de resistência, serão chamadas as autoridades.
6 -Reproduções:
1. 6.1 -A solicitação de serviços de reprodução de documentos obedece ao seguinte:
2. a)As reproduções poderão ser em papel ou em formato digital;
3. b)As reproduções são solicitadas pelos utilizadores e executadas de acordo com o disposto nos números 5 e 6 do artigo 28.º;
4. c)As reproduções de documentos devem ser consideradas caso a caso, atendendo às suas condições de conservação e preservação podendo-se, quando o estado de conservação o exija, formalizar projetos aprovados superiormente para o respetivo restauro e reprodução;
5. d)Os pedidos de reprodução que representem mais de 70 % de um documento ou de um fundo, série ou outra unidade de descrição, ficam sujeitos à sua reprodução na íntegra, a realizar em formato digital, cabendo ao requerente o encargo do trabalho;
6. e)As reproduções estão sujeitas a apresentação prévia de um orçamento ao requisitante, com os preços definidos na tabela de Preços/Taxas;
7. f)O pagamento poderá ser efetuado presencialmente ou através de cobrança postal;
8. g)Os pagamentos poderão ser efetuados através de, numerário, cheque em euros endossado à Câmara Municipal de Viça Viçosa, transferência bancária à ordem do Município de Vila Viçosa, débito direto;
9. h)Na transferência bancária, os custos da operação são suportados pelo requerente que informará obrigatoriamente o Arquivo do destino dos dados da transferência (nome do ordenante, data, local, banco, valor) e/ou colocará nela a informação do número de utilizador ou pedido.
10. i)Pagamento eletrónico por cartão de débito ou crédito nos casos em que a entidade detentora disponha desta funcionalidade.
11. j)Só se iniciarão os trabalhos depois da confirmação do seu pagamento.
12. k)Não serão feitos reembolsos se os materiais pedidos não forem usados por decisão do requisitante.
13. l)As reproduções para fins de publicação só podem ser efetuadas com a autorização do Dirigente máximo da Câmara Municipal de Vila Viçosa ou do Dirigente com competência delegada, da entidade proprietária do documento, emitida até um prazo máximo de 30 dias úteis após receção do pedido pelo serviço de arquivo;
14. m)Excetuando os períodos em que os equipamentos estejam avariados, as reproduções até 10 imagens poderão ser entregues no prazo máximo de 5 dias úteis, as reproduções até 250 imagens poderão ser entregues no prazo máximo de 60 dias úteis, as reproduções até 1.000 imagens deverão ser entregues no prazo máximo de 1 ano e as reproduções superiores a 1.000 imagens assumem a natureza de projeto com calendarização própria;
15. n)Os trabalhos poderão ser levantados no Balcão da Sala de Leitura ou enviados pelo correio ou pela Internet quando solicitado pelo requerente;
16. o)O preço dos trabalhos enviados por correio será acrescido das tarifas de portes e taxas definidas nas Tabelas oficiais dos CTT, em vigor à data do envio;
17. p)A Câmara Municipal de Vila Viçosa não se responsabiliza por danos ou extravios de correio;
18. q)A Câmara Municipal de Vila Viçosa não se responsabiliza pela devolução dos mesmos.
19. 6.2 -Os utilizadores poderão utilizar, sem custos, os dispositivos digitais de uso pessoal previstos na lei para realização de reproduções digitais, em imagens, de documentos dos fundos e das coleções, nos seguintes termos:
20. a)Os dispositivos digitais de uso pessoal são obrigatoriamente registados pelo serviço de arquivo;
21. b)A utilização dos dispositivos digitais de uso pessoal não pode perturbar os restantes leitores, podendo ser imposta a utilização apenas de funcionalidades silenciosas;
22. c)A reprodução digital com recurso a flash, a tripés ou tipo de acessório análogo e de iluminação e respetiva alimentação de reprodução depende da autorização do responsável pelo serviço de arquivo, não podendo pôr em causa o estado de conservação dos documentos e o adequado funcionamento da Sala de Leitura;
23. d)Os documentos que o leitor esteja em condições de consultar podem ser reproduzidos digitalmente pelo mesmo, observando todas as regras para manuseamento e preservação dos mesmos, não podendo ser, designadamente, desmembrados, desordenados, dobrados, vincados e forçada a abertura ou planificação;
24. e)Nos casos em que a reprodução digital do documento esteja restringida pelas condições físicas da sala de leitura, o responsável do serviço de arquivo, se possível, pode dar a alternativa de utilização de outro espaço para reprodução digital do documento;
25. f)As imagens e reproduções digitais que resultam da recolha e investigação do leitor são exclusivamente utilizadas para uso privado;
26. g)A utilização de obras para outros fins, nomeadamente, a sua disponibilização pública ou comercialização, carece da obtenção da autorização do titular dos direitos, sob pena de responsabilização individual do leitor, nos termos gerais aplicáveis.
27. 6.3 -A Câmara Municipal de Vila Viçosa reserva-se o direito de:
28. a)Não autorizar a reprodução de documentos não comunicáveis, em conformidade com o artigo 17.º do Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro, alterado pela Lei n.º 26/2016, de agosto, e com o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados;
29. b)Privar do acesso a reproduções documentais os requerentes que solicitem trabalhos e que não efetuem o seu levantamento no prazo máximo de 1 ano;
30. c)Proibir a utilização comercial sem autorização prévia da Câmara Municipal de Vila Viçosa e responsabilizar diretamente o requerente de pedidos de reprodução pela utilização dada aos mesmos;
31. d)Não permitir a reprodução dos documentos em mau estado de conservação suscetíveis a danos irreversíveis durante este processo, sem serem sujeitos a operações prévias de conservação e restauro que garantam a sua integridade física e estabilidade química e decidir pelo seu tratamento prévio e forma de reprodução;
32. e)Negar pedidos de reprodução, ou a reprodução pelo leitor, de documentos que estejam em tratamento de conservação e restauro;
33. f)Negar pedidos de reprodução parcial quando o mesmo documento já tiver sido objeto de três pedidos de reprodução no espaço de 1 ano;
34. g)Negar pedidos de reprodução, ou a reprodução pelo leitor, desde que os originais se encontrem reproduzidos na íntegra, ainda que noutro formato que não o solicitado;
35. h)Negar pedidos de reprodução, ou a reprodução pelo leitor, de documentos que se encontrem disponibilizados online;
36. i)Negar temporariamente os pedidos de reprodução, ou a reprodução pelo leitor, de documentos que não se encontrem tratados arquivisticamente ou que estejam em tratamento;
37. j)No caso do fornecimento da reprodução por descarregamento de ficheiro pela Internet, retirar o acesso ao ficheiro 1 mês após a sua disponibilização ao requerente;
38. k)Nos casos em que for julgado conveniente, impor a aplicação de requisitos técnicos para a digitalização realizada pelos leitores e a entrega, a título gratuito, das imagens digitais.
39. 6.4 -A reprodução será condicionada ou não permitida sempre que existam impedimentos legais previstos em:
40. a)Artigo 17.º do Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro, com as alterações introduzidas pela Lei n.º 26/2016, de 22 de agosto;
41. b)Artigo 73.º da Lei n.º 107/2001, de 8 de setembro;
42. c)Artigo 79.º do Código Civil, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 47344, de 25 de novembro de 1966;
43. d)Código dos Direitos de Autor e Direitos Conexos;
44. e)Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados;
45. f)Outra legislação específica que regulamente o regime de acessibilidade.

Artigo 30.º — Serviços de leitura e de reprodução

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