Regulamento n.º 1185/2023

O presente Regulamento é elaborado ao abrigo da Lei n.º 107/2001, de 8 de setembro, do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de dezembro, do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de julho, do Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro, e do Decreto-Lei n.º 148/2015, de 4 de agosto, referenciando, também, os procedimentos a tomar no acesso dos cidadãos aos documentos administrativos com base na Lei n.º 26/2016, de 22 de agosto, bem como ao abrigo da alínea g), do n.º 1, do artigo 25.º, Regime Jurídico das Autarquias Locais, aprovado em anexo à Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro, na atual redação.

Os titulares de cargos públicos e o pessoal ao serviço do Município de Vila Viçosa e de entidades por esta detidas, ou participadas maioritariamente, ao cessarem as suas funções, estão obrigados a entregar os documentos públicos gerados, recebidos ou reunidos no exercício destas à pessoa que os substitua ou a remetê-los ao serviço de arquivo.

O serviço de arquivo compreende todo o sistema de arquivo organizacional, tendo por missão assegurar a proteção, o acesso e a fruição da documentação administrativa e do património arquivístico da Câmara Municipal de Vila Viçosa ou por esta guardados em regime de depósito.

1 - São atribuições do serviço de arquivo:

a) Assegurar o arquivamento de toda a documentação e informação produzida e recebida pela Câmara Municipal de Vila Viçosa;

b) Superintender e fiscalizar o sistema de arquivo da Câmara Municipal de Vila Viçosa, das entidades detidas ou participadas maioritariamente por esta e das apoiadas, com sede no concelho, ou daquelas em que a Câmara Municipal de Vila Viçosa delegue competências, propondo a adoção de planos adequados à gestão e conservação da documentação e da informação, realizando ações de fiscalização à aplicação das normas e das boas práticas de gestão e conservação de documentos e recomendando ações de melhoria e aplicação de sanções;

c) Propor e efetuar, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a eliminação de documentos;

d) Zelar pela conservação das espécies documentais, tomando providências em aspetos nocivos que possam contribuir para a sua deterioração, nomeadamente, através do respetivo restauro;

e) Não permitir a saída de qualquer documento sem requisição ou auto de entrega e guia de remessa, datados e assinados por um responsável do respetivo serviço e pelo requisitante;

f) Fomentar a cooperação com instituições de ensino, científicas e culturais;

g) Produzir e manter atualizados os instrumentos de descrição documental;

h) Promover a inventariação e a classificação do património arquivístico da Câmara Municipal de Vila Viçosa e do Concelho de Vila Viçosa;

i) Emitir alertas e tomar providências sobre documentação em perigo;

j) Apoiar a Câmara Municipal de Vila Viçosa nos processos de aquisição, alienação e permuta de bens de interesse municipal, a exercer o direito de preferência e a pronunciar-se sobre a sua exportação;

k) Tomar conhecimento da existência, da mudança de local ou de proprietário, das intervenções de conservação e restauro e da classificação de património arquivístico sediado no concelho;

l) Propor compensações aos particulares pelo acesso público da documentação detida por estes, nomeadamente, através da prestação de apoio técnico e financeiro, do tratamento e do depósito da documentação na Câmara Municipal de Vila Viçosa.

2 - É da competência do serviço de arquivo:

a) Propor o sistema de gestão de documentos (gestão de processos, de documentos e de informação) desde o momento da sua produção ou receção até à sua incorporação no serviço de arquivo e colaborar com os restantes serviços na sua implementação, definindo assim os circuitos documentais;

b) Pronunciar-se sobre o funcionamento geral do sistema de arquivo da Câmara Municipal de Vila Viçosa e sobre a aquisição, alienação ou empréstimo de documentação;

c) Fiscalizar a aplicação das normas e das boas práticas de gestão e conservação de documentos nos sistemas de arquivo da Câmara Municipal de Vila Viçosa, das entidades detidas ou participadas por esta, das apoiadas ou com delegações de competências, bem como das entidades ou pessoas detentoras de património classificado sediado no concelho;

d) Elaborar, implementar e acompanhar a aplicação do plano de classificação;

e) Coordenar as operações envolvidas nas remessas de documentação dos serviços, bem como as referentes aos ingressos de outros arquivos;

f) Supervisionar os procedimentos de seleção e proceder à eliminação de documentos ao abrigo da legislação em vigor;

g) Implementar a descrição multinível de acordo com as normas internacionais e as Orientações para a Descrição Arquivística do Órgão Coordenador do Sistema Nacional de Arquivos, tentando, inclusivamente, garantir o acesso à informação a pessoas infoexcluídas ou com limitações físicas e/ou mentais;

h) Disponibilizar a documentação para consulta, reprodução e leitura por parte da comunidade em geral e dos serviços;

i) Proceder à certificação e ao averbamento de documentos e a pesquisas documentais de cariz pontual de acordo com as possibilidades do serviço, solicitadas por escrito;

j) Propor medidas de segurança, bem como de conservação físico-ambiental;

k) Selecionar, em conjunto com o Responsável de Arquivo (doravante designado por RA) de cada serviço produtor, a documentação dos vários serviços, cujo prazo de conservação administrativa tenha terminado, que detém valor secundário e se destina a conservação permanente;

l) Conceber e aplicar planos de conservação documental;

m) Fomentar a divulgação do acervo documental, interna e externamente, através da promoção de iniciativas de natureza sociocultural, tentando, inclusivamente, garantir a fruição a pessoas infoexcluídas ou com limitações físicas e/ou mentais;

n) Incrementar o conhecimento sobre os acervos documentais, quer dos arquivos próprios ou do Concelho de Vila Viçosa, através da elaboração de um guia dos arquivos de Vila Viçosa e inventários e catálogos dos arquivos das instituições, da realização de diagnósticos à situação arquivística e da divulgação de informação estatística;

o) Recolher, conservar, restaurar e tratar arquivisticamente os arquivos e conjuntos documentais pertencentes a outras entidades do Concelho de Vila Viçosa, com interesse histórico, patrimonial, arquivístico e ou informativo, sempre que solicitado para esse efeito, e emitir parecer sobre programas de apoio aos arquivos;

p) Conceder apoio técnico às entidades referenciadas na alínea anterior, por sua solicitação, nas diversas matérias que se prendem com a criação, organização, gestão documental, conservação, restauro, preservação e acesso aos seus arquivos;

q) Promover a preservação da memória coletiva da localidade de Vila Viçosa;

r) Participar em reuniões de trabalho da Câmara Municipal de Vila Viçosa, do Órgão Coordenador do Sistema Nacional de Arquivos ou das suas delegações regionais ou de outro organismo público ou privado sempre que a temática esteja relacionada com a gestão de documentos e de informação, a arquivística, a conservação e proteção de documentos e a preservação e divulgação da memória coletiva regional ou local, quando solicitado;

s) Propor a adesão a redes de cooperação entre arquivos nacionais e internacionais e participar nas suas atividades;

t) Emitir parecer sobre a delegação de competências e sobre a atribuição de apoios a entidades coletivas do concelho, promovendo a conservação, o tratamento e a disponibilização dos respetivos arquivos;

u) Emitir parecer no âmbito de processos de modernização ou de simplificação administrativas;

v) Emitir parecer obrigatório no âmbito da aquisição de sistemas e programas informáticos, de equipamentos e de material para arquivo;

x) Emitir parecer sobre a política de informação;

y) Promover a proteção do património arquivístico através da inventariação e da instrução de processos de classificação de bens de interesse municipal, público e nacional e da emissão de alertas ou da tomada de medidas de conservação de documentação em perigo;

z) Emitir parecer obrigatório no âmbito de processos de contratualização de serviços na área dos arquivos com entidades públicas ou privadas;

aa) Emitir parecer obrigatório sobre propostas de utilização de edifícios para instalação de serviços de arquivo ou de depósito de arquivos e sobre projetos de construção, reabilitação, adaptação e remodelação de edifícios destinados aos mesmos fins, tentando, inclusivamente, garantir o acesso a pessoas com limitações físicas;

bb) Promover a avaliação da política de arquivos da Câmara Municipal de Vila Viçosa, a cada 5 anos, autonomamente ou em colaboração com outras unidades orgânicas ou entidades;

cc) Emitir orientações e instruções, aprovadas superiormente, sobre a aplicação de boas práticas nos sistemas de arquivo da Câmara Municipal de Vila Viçosa, das entidades detidas ou participadas por esta, das apoiadas, das beneficiárias de delegações de competências e das pessoas singulares ou coletivas detentoras de património classificado sediado no concelho;

dd) Elaborar e implementar planos de preservação digital e planos de substituição de suporte.

Os processos e documentos deverão ser, sempre que possível, devidamente paginados e, caso tenha sido retirado algum documento, será intercalada, em sua substituição, uma folha contendo menção expressa do documento retirado e a paginação do mesmo com a assinatura e o visto do[s] responsável[eis] do respetivo serviço.

O empréstimo de documentos que se encontram à guarda do serviço de arquivo será facultado nos seguintes termos:

A cedência de documentos para utilização externa é efetuada através e unicamente, em cópias.

Os pareceres técnicos solicitados pelos órgãos de governo ao serviço de arquivo para fundamentação das decisões devem reunir o máximo de objetividade possível, baseando se, nomeadamente, nos seguintes instrumentos, a aprovar pelo dirigente máximo, sob proposta do serviço de arquivo, até 180 dias após a entrada em vigor do presente regulamento:

Das decisões proferidas no âmbito do presente Regulamento cabe reclamação e recurso nos termos do Código do Procedimento Administrativo.

As dúvidas ou os casos omissos não previstos no presente Regulamento serão resolvidos com recurso à legislação aplicável sobre a matéria, por despacho do Dirigente máximo da Câmara Municipal de Vila Viçosa ou pelo Dirigente com competência delegada, com parecer do responsável pelo serviço de arquivo.

As presentes normas poderão ser revistas sempre que se considere necessário.

O presente Regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação nos termos legais.

Com a entrega em vigor do presente Regulamento, é revogado o Regulamento do Arquivo Geral Intermédio do Município de Vila Viçosa.

29 de setembro de 2023. - O Presidente da Câmara Municipal, Inácio José Ludovico Esperança.

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