Art.º 38 · Regulamento n.º 1243/2025 — Cedência temporária ou empréstimo a terceiros

1 -O AMEC pode proceder à cedência temporária ou empréstimo de documentação a terceiros para exposição ou outras formas que contribuam para a difusão e promoção do património arquivístico municipal.
2 -O AMEC, consciente do risco de percas ou deterioração inerente a esta prática, define os seguintes procedimentos que se pretende que contribuam para mitigar ou eliminar os riscos, a saber:
1. a)A entidade requerente deve solicitar a documentação com antecedência mínima de 30 dias antes da data prevista para a saída;
2. b)A entidade requerente deve identificar de forma unívoca a documentação pretendida, indicar a data inicial do período de cedência temporária ou empréstimo, a data de devolução da documentação, o local de permanência da documentação e o objetivo da cedência temporária ou empréstimo;
3. c)A autorização, ou não autorização, de cedência temporária ou empréstimo é concedida por despacho do Presidente da Câmara Municipal, ou Vereador com competência delegada, mediante prévio parecer da Comissão Consultiva ao abrigo da alínea d) do n.º 2 do artigo 22.º;
4. d)A documentação a que seja concedida a autorização prevista na alínea anterior deve ser alvo de apólice de seguro, durante o período de vigência da cedência temporária ou empréstimo, no valor total que o Município de Abrantes venha a fixar através do parecer da Comissão Consultiva para cada documento;
5. e)A entidade requerente efetua contrato de seguro com seguradora à sua escolha pelo valor total a que se refere a alínea anterior;
6. f)A saída da documentação autorizada para cedência temporária ou empréstimo apenas ocorre mediante entrega da apólice do seguro ou documento comprovativo da emissão desta;
7. g)Os documentos alvo de cedência temporária ou empréstimo são entregues ao requerente, ou a pessoa por este mandatada, mediante assinatura de auto de entrega (anexo 2) que identifica univocamente cada documento e suas caraterísticas e estado de conservação;
8. h)A cedência temporária ou empréstimo não pode ser superior a 90 dias nem se admitindo renovação ou prolongamento deste período;
9. i)Os encargos com a embalagem e transporte dos documentos alvo de cedência temporária ou empréstimo ficam a cargo do requerente;
10. j)As caraterísticas e as condições de embalagem são definidas no parecer prévio da Comissão Consultiva ao abrigo da alínea d) do n.º 2 do artigo 22.º;
11. k)Os documentos alvo de cedência temporária ou empréstimo são, à priori, alvo de transferência de suporte, via digitalização ou outra técnica ou tecnologia, a definir no parecer prévio da Comissão Consultiva ao abrigo da alínea d) do n.º 2 do artigo 22.º, cujos encargos ficam a cargo do requerente no caso de inexistência de condições técnicas no AMEC para realizar adequadamente a transferência de suporte;
12. l)No caso da cedência temporária ou empréstimo se destinar a países estrangeiros os tramites de autorização de saída de curta e média duração, bem como os tramites alfandegários e respetivos encargos ficam a cargo do requerente;
13. m)A documentação alvo de cedência temporária ou empréstimo deve ser mantida pelo requerente nas condições de segurança adequadas, nomeadamente através de sistemas de deteção e extinção de incêndios, sistemas de deteção de intrusão e mediante vigilância permanente, salvo outras a definir no parecer prévio da Comissão Consultiva ao abrigo da alínea d) do n.º 2 do artigo 22.º;
14. n)A documentação alvo de cedência temporária ou empréstimo deve ser mantida pelo requerente nas seguintes condições de controlo ambiental: humidade relativa entre 50 e 60 %, temperatura entre 16 e 20 C° e iluminação artificial indireta próxima dos 50 lux, salvo outras a definir no parecer prévio da Comissão Consultiva ao abrigo da alínea d) do n.º 2 do artigo 22.º;
15. o)A documentação alvo de cedência temporária ou empréstimo deve ser mantida pelo requerente em vitrines fechadas ou outros dispositivos adequados, com possibilidade de renovação de ar não utilizando para a sua disposição quaisquer elementos perfurantes, aderentes ou outros, que possam causar danos ou alteração das caraterísticas iniciais, salvo outras condições a definir no parecer prévio da Comissão Consultiva ao abrigo da alínea d) do n.º 2 do artigo 22.º;
16. p)Não é permitida a reprodução dos documentos alvo de cedência temporária ou empréstimo sem prévia autorização do Município de Abrantes;
17. q)O requerente compromete-se identificar univocamente a entidade detentora e a proveniência dos documentos alvo de cedência temporária ou empréstimo em todos os materiais de divulgação e promoção que venha a produzir, bem como a entregar dois exemplares de cada um, destinados ao AMEC e à Biblioteca Municipal António Botto;
18. r)A devolução dos documentos alvo de cedência temporária ou empréstimo ocorre findo o prazo fixado por despacho do Presidente da Câmara Municipal, ou Vereador com competência delegada, a que se refere a alínea c);
19. s)A receção dos documentos alvo de cedência temporária ou empréstimo ocorre nas instalações do AMEC mediante conferência e elaboração e assinatura de auto de devolução;
20. t)Caso se detetem irregularidades ou anomalias no momento da receção/devolução dos documentos alvo de cedência temporária ou empréstimo o AMEC informa de imediato a Comissão Consultiva que elabora relatório a submeter a despacho do Presidente da Câmara Municipal, ou Vereador com competência delegada, para eventual assunção de responsabilidades.
  As dúvidas de interpretação ou os casos omissos não previstos no presente regulamento, serão resolvidos com recurso à legislação aplicável sobre a matéria, por despacho do Presidente da Câmara Municipal, ou Vereador com competência delegada, precedido de parecer do dirigente do AMEC.

Artigo 38.º — Cedência temporária ou empréstimo a terceiros

Histórico de Alterações