Regulamento

Regulamento n.º 126/2025

Aprova o Regulamento de Proteção de Dados Pessoais da Freguesia de Olhão.

Finalidade de recolha de dados pessoais

A Freguesia assegura que o tratamento dos dados pessoais apenas é efetuado no âmbito das finalidades para os quais foram recolhidos ou para finalidades com estas conexas.

Artigo 2.º

Minimização de recolha de dados

A Freguesia compromete-se à minimização de recolha de dados, sendo que apenas colhe, utiliza e conserva os dados pessoais estritamente necessários ao desenvolvimento da sua atividade e à satisfação dos interesses dos cidadãos

Artigo 3.º

Partilha de dados e declaração de consentimento

1 -A Freguesia não divulga ou partilha dados pessoais para fins comerciais ou publicitários.
2 -Os dados pessoais apenas serão partilhados com terceiros, mediante consentimento expresso escrito do seu titular e apenas se estiverem em causa funções de interesse público ou solicitações de autoridades judiciais públicas com poderes para o efeito, de acordo com as normas legais em vigor, sendo garantida a confidencialidade e segurança na transmissão dos dados para os recetores acima mencionados.
3 -O consentimento expresso é concedido de acordo com as minutas em anexo (anexo 1 e 2).

Artigo 4.º

Tipologia de dados

Poderão ser recolhidos os seguintes dados:

1 -Dados de Identificação:
1. a)Nome;
2. b)Filiação;
3. c)Género;
4. d)Idade;
5. e)Data de Nascimento;
6. f)Profissão;
7. g)Número de documento de identificação (cartão de cidadão, título de residência, passaporte ou outro equiparado);
8. h)Número de identificação fiscal;
9. i)Número de utente do SNS;
10. j)Número da segurança social ou subsistema equiparado;
11. k)Naturalidade;
12. l)Nacionalidade.
2 -Dados de contacto:
1. a)Morada;
2. b)Endereço de correio eletrónico;
3. c)Número de telefone e/ou telemóvel.
3 -Dados Institucionais:
1. a)Endereço de correio eletrónico institucional.
4 -Dados de localização:
1. a)Localização geográfica.
5 -Dados de pagamento:
1. a)No caso de ser solicitado algum serviço que implique pagamento de uma taxa, ou no âmbito da execução de um contrato, serão recolhidos os dados necessários para processamento do respetivo pagamento.
6 -Dados de apuramento de situação sócio económica e outros específicos da área da Ação Social:
1. a)Declaração de IRS;
2. b)Dados de situação profissional e/ou de rendimentos do titular e/ou do seu agregado familiar (contrato de trabalho, recibos de rendimentos, pensões, subsídios de desemprego, e prestações sociais, como abono de família, RSI, pensões de alimentos);
3. c)Dados de despesas mensais (arrendamento de habitação, abastecimento de água, gás, medicação);
4. d)Declarações emitidas pela Autoridade Tributária e Segurança Social, comprovativas da inexistência de rendimentos;
5. e)Certidão emitida pela Direção-Geral de Impostos, comprovativa da inexistência de imóveis em nome do titular;
6. f)Prova de matrícula escolar e/ou de frequência de ações formativas.
7 -Dados fotográficos e resultantes de filmagem:
1. a)Quando a reprodução de imagem estiver enquadrada no registo de imagens em locais públicos e que esteja em causa o interesse público ou que resulte da realização de eventos públicos (eventos de qualquer natureza realizados pela Junta de Freguesia), a publicação destas imagens pode surgir em qualquer uma das plataformas que sejam propriedade ou geridas pela Autarquia.

Artigo 5.º

Recolha de dados de menores

Os dados pessoais de menores de idade, cuja recolha e tratamento não decorra de fundamento legal ou do exercício de funções de interesse público/autoridade pública, somente serão recolhidos e tratados com o consentimento dos detentores das responsabilidades parentais.

Artigo 6.º

Prazo de conservação de dados

Os dados pessoais são conservados apenas pelo período necessário, nos limites legais impostos para a sua conservação, no âmbito da(s) finalidade(s) a que se destinam, competindo à Freguesia a adoção de medidas de conservação e segurança adequados.

Artigo 7.º

Responsabilidade pelo tratamento de dados

A Freguesia de Olhão, com sede na Rua General Humberto Delgado n.º 26 A 8700-473 Olhão, é a responsável pelo tratamento e conservação dos dados pessoais, no âmbito do RGPD.

Artigo 8.º

Encarregado de Proteção de dados

Para o exercício dos direitos dos titulares dos dados previstos na regulamentação comunitária e legislação nacional em matéria de proteção de dados pessoais, a Freguesia, designará um Encarregado de Proteção de Dados, que poderá ser contactado através do endereço eletrónico [email protected] ou via postal para o endereço Rua General Humberto Delgado n.º 26 A 8700-473 Olhão.

Artigo 9.º

Direitos dos titulares de dados

1 -O titular dos dados tem o direito à informação, quando solicitada, sobre o tratamento dos seus dados, podendo solicitar a sua retificação se a utilização não estiver correta.
2 -O titular dos dados pode ainda requerer a eliminação dos dados.
3 -Além destes direitos, designados e protegidos pelo RGPD como Direito de Informação, Direito de Acesso, Direito de Retificação e Direito de Apagamento, o titular tem ainda o Direito à Limitação de Finalidades, à Minimização dos Dados, à Oposição para efeitos de marketing direto, os quais podem ser exercidos junto do Responsável pelo Tratamento, ou então objeto de exposição ou reclamação junto do Encarregado de Proteção de Dados.

Artigo 10.º

Dados pessoais dos trabalhadores e executivo

O tratamento dos dados pessoais do trabalhador, no âmbito da relação laboral, decorre por um lado quer do conteúdo contratual, quer por outro do cumprimento de obrigações legais, perante a AT, a Segurança Social, a ACT e demais entidades oficiais.

O tratamento dos dados pessoais dos trabalhadores, é reservado apenas ao responsável de tratamento de dados designado a cada momento, e com acesso limitado devidamente justificados nos termos da lei, e em qualquer caso com salvaguarda da confidencialidade.

Em qualquer altura o trabalhador poderá a seu pedido aceder aos seus dados protegidos e solicitar a sua alteração ou correção, caso haja erro ou incompletude.

Os trabalhadores gozam, em conformidade com a lei, dos direitos de informação, acesso e oposição ao tratamento dos seus dados pessoais. Para o exercício desses direitos de acesso, e de oposição, têm de apresentar, por escrito, o pedido ao presidente do executivo.

Os trabalhadores podem nos termos legais exercer o direito ao esquecimento dos seus dados pessoais, exceto nos casos previstos para o cumprimento de obrigações legais,

O tratamento dos dados clínicos dos trabalhadores, obedece ao regime de tratamento de dados sensíveis e são por isso exclusivamente de acesso ao médico da instituição ou à equipa médica certificada, tendo o trabalhador acesso aos mesmos desde que previamente os solicite diretamente ao médico de trabalho.

Com a celebração do contrato de trabalho, e durante toda a execução, o trabalhador dá o seu consentimento a que os seus dados pessoais, possam ser armazenados sob forma digital segura, processados e acedidos nos termos previamente especificados ou pontualmente especificados.

1 -Finalidade do tratamento de dados pessoais dos trabalhadores
Os dados pessoais de trabalhadores poderão ser recolhidos e tratados pela Junta de Freguesia, com as seguintes finalidades:
1. a)Gestão administrativa;
2. b)Cálculo e pagamento de retribuições, prestações, abonos e subsídios;
3. c)Cálculo e retenção na fonte relativos a descontos na remuneração, obrigatórios ou facultativos, decorrentes de disposição legal;
4. d)Execução de decisão ou sentença judicial, bem como tratamento de pedidos formulados pelos trabalhadores;
5. e)Tratamento dos outros assuntos relativos a retribuições, prestações, abonos ou subsídios;
6. f)Processamento de certificados de formação pela entidade empregadora e/ou por entidades formadoras externas
7. g)Emissão de bilhetes de viagem, vistos e/ou outros documentos decorrentes da necessidade de viagens por parte do trabalhador;
8. h)Registos e controlo de assiduidade e ou de acessos;
9. i)Cumprimento de obrigações legais no âmbito da segurança e saúde no trabalho;
2 -Categorias de dados pessoais a recolher
Para as finalidades acima referidas, a entidade poderá recolher e tratar os dados pessoais bem como o original e cópias dos respetivos documentos em que se incluam nas seguintes categorias:
1. a)Dados de identificação;
2. b)Situação familiar;
3. c)Dados relativos à atividade profissional;
4. d)Dados relativos a retribuições;
5. e)Outros dados necessários para o cumprimento do previsto no artigo anterior.
3 -Prazo de conservação de dados
Para a finalidade de gestão administrativa de trabalhadores, certificados de formação e documentos necessários à emissão de bilhetes de viagem e/ou vistos, os dados podem ser conservados por um período legal após a cessação da relação de trabalho, e demais obrigações contabilísticas e fiscais.
Para efeitos de retribuições, prestações e regalias de trabalhadores, os dados podem ser conservados por um período máximo previsto na lei;
O prazo dos respetivos dados poderá ser prolongado, por motivos de ação judicial, após a transferência dos dados às instituições judiciárias ou o trânsito em julgado da sentença.
Para efeitos de pensões, previdência ou do pagamento de prestações complementares posteriores devidos em momento posterior à cessação da relação de trabalho, os dados estritamente necessários à prova da qualidade de trabalhador, tempo de serviço e evolução da remuneração poderão ser conservados pelos prazos legais por correspondência a cada finalidade.
4 -Destinatários dos dados pessoais dos trabalhadores
1. 4.1 -São eventualmente destinatários dos dados pessoais:
2. a)As entidades a quem os dados devam ser comunicados por força de disposição legal ou a pedido do titular dos dados;
3. b)As instituições financeiras que gerem as contas da entidade destinadas ao pagamento da retribuição dos trabalhadores;
4. c)As entidades gestoras de Fundos de Pensões ou do Regime de Previdência;
5. d)As companhias de seguros com quem é celebrado o contrato de seguro de acidentes de trabalho e ou de acidentes pessoais (se aplicável);
6. e)Entidades formadoras para a emissão de certificados de formação;
7. f)Agências de viagem ou empresas de transportes para a emissão de documentação necessária a viagens;
8. g)Os Gabinetes ou Departamentos de contabilidade para efeito de processamento salarial ou de obrigações contabilísticas da empresa;
9. h)Às entidades auditoras (internas e externas) no âmbito dos processos de certificação;
10. i)A entidades consultoras externas no âmbito da sua prestação de serviços de consultadoria;
11. j)Às entidades que no âmbito de Medicina e Segurança no Trabalho asseguram a cada momento o cumprimento dessas obrigações na Junta;
12. k)As entidades que asseguram a gestão informática no tratamento de dados pessoais
13. 4.2 -As entidades externas (Subcontratadas) a quem no âmbito do presente regulamento, sejam facultados os dados pessoais dos trabalhadores, ficam sujeitas em termos contratuais ao cumprimento das obrigações legais em matéria de proteção de dados que são imputadas ao Responsável pelo tratamento dos dados.
5 -Fotografias/Filmagens/Gravações
É proibido fotografar, filmar ou proceder a qualquer tipo de gravação ou outro processo de cópia e/ou reprodução de documentos pessoais, sem o consentimento do titular dos dados, exceto nos casos previstos na lei ou devidamente autorizados por entidade competente para o efeito.

Artigo 11.º

Dados pessoais dos clientes e fornecedores

1 -A Freguesia de Olhão recolhe, guarda e utiliza dados pessoais fornecidos pelos Clientes e Fornecedores, nos termos permitidos pela legislação aplicável, de forma adequada à execução da relação contratual com os mesmos e para utilização e faturação dos serviços. O Freguês e Fornecedor, autorizam a introdução dos seus dados pessoais num ficheiro da empresa e a sua cessão pela mesma a terceiras entidades, localizadas na União Europeia, para o seu tratamento no âmbito da finalidade deste contrato, para fins de marketing, comerciais ou outros, inquéritos de satisfação de Fregueses e informar sobre os produtos e serviços da Junta. O Freguês/fornecedor deverá notificar a Junta imediatamente, caso se verifiquem modificações nos dados pessoais que afetem a relação contratual e ou a faturação dos serviços.
2 -Os dados necessários para a execução do contrato e ou faturação dos serviços poderão ser armazenados e utilizados pela Junta, mesmo após o fim do processo ou contrato, nos termos legais e até se completar a faturação e ou obrigações legais decorrentes da relação comercial e ou contratual.

Artigo 12.º

Política de gestão de comentários nas redes sociais

1 -Os perfis oficiais da Freguesia de Olhão nas redes sociais, são um espaço de divulgação de informações e conteúdos multimédia, prevalecendo os princípios de respeito, verdade, tolerância e privacidade.
2 -A Freguesia respeita a pluralidade de ideias desde que as posições e opiniões não se confundam com a mentira e a sua propagação, reservando-se assim apenas ao direito de retirar os comentários que pelo seu conteúdo:
1. a)Possam configurar a prática de atos ilícitos, insultos ou a violação de regras e princípios fundamentais (comentários abusivos, linguagem imprópria, ofensas à integridade moral e física e ao bom nome e reputação da entidade ou de terceiros);
2. b)Visem a promoção ou propaganda de um negócio ou transação comercial.
3 -Neste sentido, os perfis de usuários que realizem comentários que se enquadrem nas situações acima referidas serão bloqueados.
4 -Do mesmo modo, perfis que sejam pública e notoriamente falsos, servindo interesses e objetivos não edificantes, serão bloqueados.

Artigo 13.º

Responsabilidade na utilização de plataformas online

1 -As plataformas e redes sociais sob pró-gestão da Freguesia, podem incluir hiperligações externas que reencaminham os utilizadores para outras páginas web fora do domínio da Junta de Freguesia.
2 -A presente política de privacidade apenas se aplica à utilização das plataformas e redes sociais propriedade da Freguesia, não se aplicando a sites terceiros que sejam visitados, não se responsabilizando a autarquia pelo conteúdo e informação presente nos mesmos.

Artigo 14.º

Utilização do website da junta

1 -Caso seja utilizador do nosso website através do processo de registo de utilizador e par “Nome de utilizador - Palavra-passe”, os seus dados estarão armazenados numa base de dados específica de controlo de utilizadores. Poderá requer a sua eliminação sempre que pretender, através do pedido por escrito para a nossa morada oficial presente no nosso website. A eliminação dos dados acarreta que não poderá utilizar o website em modo registado a partir desse momento, a não ser que crie uma conta de utilizador.
2 -Caso utilize o nosso website de forma não registada e, entre em contacto connosco através de formulários de contacto, os dados pedidos nesses formulários poderão ficar armazenados. Poderá também requerer a sua eliminação e continuar a utilizar o nosso website normalmente.

Artigo 15.º

Alterações à Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais e Política de Gestão de Comentários nas Redes Sociais

A Freguesia de Olhão poderá alterar ou atualizar, no todo ou em parte, a presente Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais e Política de Gestão de Comentários nas Redes Sociais, tal como o previsto neste regulamento, pelo que o utilizador é aconselhado a consultar regularmente a mesma para se manter informado.

Artigo 16.º

Subcontratantes

Sempre que qualquer pessoa, singular ou coletiva, tenha acesso a dados pessoais e ao seu tratamento, por conta da Freguesia, estas terão de apresentar garantias de execução de medidas técnicas e organizativas suficientes para satisfazes os requisitos legais, devendo estes cumprir com as instruções que lhes forem dadas pela autarquia.

Artigo 17.º

Disposições finais

As obrigações em matéria de proteção de dados pessoais são:

Os dados pessoais recolhidos são exatos e atualizados;

Os dados pessoais apenas são conservados durante o período necessário para a prossecução das finalidades da recolha/tratamento (garantindo o cumprimento das Deliberações da CNPD aplicáveis e da legislação específica aplicável a determinados sectores de atividade);

Que são postas em prática as medidas técnicas e organizativas adequadas para proteger os dados pessoais;

O tratamento dos dados se encontra devidamente quer notificado à CNPD (se aplicável) e, quando legalmente exigido, é obtida a respetiva autorização prévia, ou devidamente regulamentado nos termos legais;

Artigo 18.º

Interpretação e casos omissos

As lacunas e dúvidas interpretativas suscitadas na aplicação do presente Regulamento são preenchidas ou resolvidas, na linha do seu espírito, mediante despacho fundamentado do Presidente da Junta de Freguesia.

Artigo 19.º

Entrada em vigor

O presente regulamento entra em vigor 5 (cinco) dias após a publicação no Diário da República.

27-12-2024. - O Presidente da Freguesia, Rui Alexandre da Ressurreição Gabriel.

318537307

Artigo 10.º

Dados pessoais dos trabalhadores e executivo

Em qualquer altura o trabalhador poderá a seu pedido aceder aos seus dados protegidos e solicitar a sua alteração ou correção, caso haja erro ou incompletude.

Os trabalhadores podem nos termos legais exercer o direito ao esquecimento dos seus dados pessoais, exceto nos casos previstos para o cumprimento de obrigações legais,

1 -Finalidade do tratamento de dados pessoais dos trabalhadores
Os dados pessoais de trabalhadores poderão ser recolhidos e tratados pela Junta de Freguesia, com as seguintes finalidades:
1. a)Gestão administrativa;
2. b)Cálculo e pagamento de retribuições, prestações, abonos e subsídios;
3. c)Cálculo e retenção na fonte relativos a descontos na remuneração, obrigatórios ou facultativos, decorrentes de disposição legal;
4. d)Execução de decisão ou sentença judicial, bem como tratamento de pedidos formulados pelos trabalhadores;
5. e)Tratamento dos outros assuntos relativos a retribuições, prestações, abonos ou subsídios;
6. f)Processamento de certificados de formação pela entidade empregadora e/ou por entidades formadoras externas
7. g)Emissão de bilhetes de viagem, vistos e/ou outros documentos decorrentes da necessidade de viagens por parte do trabalhador;
8. h)Registos e controlo de assiduidade e ou de acessos;
9. i)Cumprimento de obrigações legais no âmbito da segurança e saúde no trabalho;
2 -Categorias de dados pessoais a recolher
Para as finalidades acima referidas, a entidade poderá recolher e tratar os dados pessoais bem como o original e cópias dos respetivos documentos em que se incluam nas seguintes categorias:
1. a)Dados de identificação;
2. b)Situação familiar;
3. c)Dados relativos à atividade profissional;
4. d)Dados relativos a retribuições;
5. e)Outros dados necessários para o cumprimento do previsto no artigo anterior.
3 -Prazo de conservação de dados
Para a finalidade de gestão administrativa de trabalhadores, certificados de formação e documentos necessários à emissão de bilhetes de viagem e/ou vistos, os dados podem ser conservados por um período legal após a cessação da relação de trabalho, e demais obrigações contabilísticas e fiscais.
Para efeitos de retribuições, prestações e regalias de trabalhadores, os dados podem ser conservados por um período máximo previsto na lei;
O prazo dos respetivos dados poderá ser prolongado, por motivos de ação judicial, após a transferência dos dados às instituições judiciárias ou o trânsito em julgado da sentença.
Para efeitos de pensões, previdência ou do pagamento de prestações complementares posteriores devidos em momento posterior à cessação da relação de trabalho, os dados estritamente necessários à prova da qualidade de trabalhador, tempo de serviço e evolução da remuneração poderão ser conservados pelos prazos legais por correspondência a cada finalidade.
4 -Destinatários dos dados pessoais dos trabalhadores
1. 4.1 -São eventualmente destinatários dos dados pessoais:
2. a)As entidades a quem os dados devam ser comunicados por força de disposição legal ou a pedido do titular dos dados;
3. b)As instituições financeiras que gerem as contas da entidade destinadas ao pagamento da retribuição dos trabalhadores;
4. c)As entidades gestoras de Fundos de Pensões ou do Regime de Previdência;
5. d)As companhias de seguros com quem é celebrado o contrato de seguro de acidentes de trabalho e ou de acidentes pessoais (se aplicável);
6. e)Entidades formadoras para a emissão de certificados de formação;
7. f)Agências de viagem ou empresas de transportes para a emissão de documentação necessária a viagens;
8. g)Os Gabinetes ou Departamentos de contabilidade para efeito de processamento salarial ou de obrigações contabilísticas da empresa;
9. h)Às entidades auditoras (internas e externas) no âmbito dos processos de certificação;
10. i)A entidades consultoras externas no âmbito da sua prestação de serviços de consultadoria;
11. j)Às entidades que no âmbito de Medicina e Segurança no Trabalho asseguram a cada momento o cumprimento dessas obrigações na Junta;
12. k)As entidades que asseguram a gestão informática no tratamento de dados pessoais
13. 4.2 -As entidades externas (Subcontratadas) a quem no âmbito do presente regulamento, sejam facultados os dados pessoais dos trabalhadores, ficam sujeitas em termos contratuais ao cumprimento das obrigações legais em matéria de proteção de dados que são imputadas ao Responsável pelo tratamento dos dados.
5 -Fotografias/Filmagens/Gravações
É proibido fotografar, filmar ou proceder a qualquer tipo de gravação ou outro processo de cópia e/ou reprodução de documentos pessoais, sem o consentimento do titular dos dados, exceto nos casos previstos na lei ou devidamente autorizados por entidade competente para o efeito.