1 - À Divisão de Atendimento e Modernização Administrativa (DAMA), sob a direção da pessoa titular do respetivo cargo de direção intermédia de 2.º grau (Chefe de Divisão Municipal), compete, em geral, nomeadamente:
a) Assegurar a receção, registo e distribuição pelos órgãos e serviços municipais dos documentos entrados no Município, bem como garantir a distribuição e expedição de toda a correspondência;
b) Registar e encaminhar, de acordo com as diretivas e normas de gestão documental, todos os documentos e requerimentos apresentados, qualquer que seja o meio utilizado, garantindo sempre o conhecimento atempado e eficaz do seu curso e estado;
c) Receber, tratar e responder a pedidos de informação gerais, que não careçam de análise e instrução pelos serviços competentes em razão do assunto, assegurando o tratamento das solicitações que possam ser de imediato respondidas;
d) Proceder ao acolhimento e atendimento dos cidadãos em geral, de entidades e agentes económicos em particular, bem como à receção dos pedidos através dos canais de comunicação existentes, cabendo a sua tramitação e instrução sempre às unidades orgânicas competentes em razão da matéria do objeto da pretensão ou do assunto;
e) Implementar um atendimento multicanal integrado, operacionalizando o atendimento digital, presencial, postal, eletrónico e telefónico e criando e desenvolvendo canais complementares de atendimento não presencial, constituindo-se interlocutor principal no contacto com o munícipe, empresa ou empresário;
f) Assegurar a gestão de Espaços Cidadão e Lojas de Cidadão, no âmbito das atribuições e competências que vierem a ser cometidas ao Município;
g) Gerir os postos de atendimento municipal, sem prejuízo das competências dos serviços municipais nele representados, e dos demais em geral, relativamente à instrução e tramitação dos procedimentos administrativos respeitantes às matérias da respetiva responsabilidade;
h) Articular com as unidades orgânicas competentes novas formas simplificadas de atendimento, tendo em vista uma relação personalizada e qualificada;
i) Proceder a operações de cobrança de taxas e outras receitas municipais, no âmbito do atendimento municipal; j) Gerir os arquivos municipais, designadamente recolhendo, conservando, organizando e fornecendo os documentos, seja qual for o seu suporte, produzidos e acumulados por processo natural, de forma organizada e seriada e em qualquer época pelo Município;
k) Colaborar na dinamização de aplicações informáticas de circulação e gestão documental;
l) Identificar os fundos arquivísticos públicos ou privados, com interesse histórico para o Município, e promover a sua aquisição ou doação para o arquivo municipal;
m) Realizar e apoiar ações de estudo, investigação e divulgação da documentação existente nos arquivos;
n) Recolher os documentos produzidos por outras instituições já extintas, cujas funções a Câmara Municipal tenha assumido ou que tenham sido, por qualquer motivo, colocadas à sua guarda, mesmo que produzidos por uma pessoa física ou outra instituição pública ou privada;
o) Gerir de forma integrada o arquivo administrativo e corrente, assegurando o acesso à documentação arquivada em condições de segurança e rapidez;
p) Promover e apoiar ações de estudo, investigação e divulgação da documentação existente nos arquivos;
q) Organizar e gerir de forma integrada o arquivo estático do Município, assegurando a conservação e acesso à documentação arquivada nas convenientes condições de segurança e prontidão;
r) Efetuar o atendimento aos utentes municipais em todas as suas vertentes (acolhimento, receção de documentos, informações, gestão das reclamações e sugestões, cobranças, etc.);
s) Definir os mecanismos comunicacionais indispensáveis à qualidade dos serviços a prestar aos cidadãos;
t) Promover a informação ao consumidor, nomeadamente em relação à defesa dos seus direitos e promovendo o recurso à mediação de conflitos, bem como colaborar com entidades e associações de defesa do consumidor;
u) Coordenar no processo de definição, implementação, manutenção e melhoria contínua do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), de acordo com a norma NP EN ISO 9001 -2008 a aplicar nos serviços municipais;
v) Garantir, no âmbito do SGQ, a realização de auditorias internas aos serviços e processos, bem como às aplicações informáticas, de acordo com o programa anual de auditorias aprovado, bem como verificar a implementação das ações corretivas decorrentes dos Relatórios das auditorias realizadas;
w) Assegurar e otimizar os recursos necessários à efetiva implementação e melhoria do SGQ e desenvolver parcerias entre os Serviços e destes com as partes interessadas;
x) Melhorar continuamente a eficácia do SGQ, apostando na modernização dos serviços prestados, na melhoria contínua dos processos, nas práticas de trabalho e na simplificação dos procedimentos, conducentes a resultados adequados aos requisitos, necessidades e expectativas dos clientes e partes interessadas, e em permanente diálogo entre os serviços e clientes;
y) Definir uma arquitetura da informação que contemple as necessidades funcionais dos serviços municipais e que privilegie a desmaterialização dos processos;
z) Promover em articulação com a atividade do atendimento municipal e com os demais serviços municipais nele representados, o Programa de Simplificação e Modernização Administrativa com impacto no atendimento ao munícipe;
aa) Assegurar, em estreita colaboração com os serviços do Município, a estratégia de desmaterialização documental na autarquia, mediante a reengenharia de processos e (re)desenho de workflows;
bb) Definir procedimentos e manuais de utilização, sobre boas práticas na utilização funcional das diversas aplicações em uso, e coordenar a implementação dos mesmos;
cc) Assegurar a formação das pessoas afetas aos serviços municipais que utilizam os sistemas e aplicações sobre a sua utilização, os procedimentos adotados e as boas práticas de uso corrente dos mesmos;
dd) Promover a satisfação das necessidades dos utilizadores que interagem com o Município, melhorando e simplificando a prestação do serviço e conduzindo a uma maior eficiência interna;
ee) Assegurar a criação de formulários eletrónicos e circuitos de tramitação associados aos processos e procedimentos objeto de desmaterialização;
ff) Assegurar a normalização dos processos associados a serviços online, libertando ações de atendimento presencial mediado e evitando deslocações físicas das pessoas que interagem com o município;
gg) Reduzir os custos de contexto através do reforço da disponibilidade e fomento da utilização de serviços em rede da Câmara Municipal de Espinho e melhorar a sua eficiência;
hh) Coordenar a implementação de plataformas de 8Business Intelligenceʼ e colaborar na criação de indicadores de gestão nas diferentes áreas (financeira, recursos humanos, documental, urbanismo, etc.) para a construção de 8dashboardsʼ de monitorização da atividade do Município em tempo real e apoio à decisão;
ii) Propor a aquisição de meios adequados à melhoria da eficiência e da produtividade dos serviços na utilização de métodos e circuitos de trabalho convenientes na perspetiva da simplificação e da modernização administrativas, mediante consulta aos competentes serviços municipais;
jj) O exercício, em geral, de competências que a lei atribua ou venha a atribuir ao Município relacionadas com as descritas nas alíneas anteriores.
2 - A Divisão de Atendimento e Modernização Administrativa (DAMA) fica encarregue da administração e gestão corrente das aplicações de tramitação procedimental desmaterializada (Medidata; e a solução informática que for utilizada no âmbito do serviço de abastecimento de água da rede pública), onde se inclui o apoio aos utilizadores internos e o suporte na resolução de problemas ao nível da utilização destas aplicações.