O Departamento de Gestão Organizacional, designado abreviadamente por DGO, tem por missão desenvolver estratégias organizacionais, com vista à melhoria do desempenho da organização e da relação com o cidadão.
- 1 -Na direta dependência do DGO, funciona o Gabinete de Eleições e a organização dos atos inerentes aos processos eleitorais.
- 2 -Para a prossecução da sua missão compete ao DGO, através da sua Unidade e Núcleos, as seguintes funções:
- 2.1 -Unidade de Serviços Gerais (USG):
- a)Garantir a gestão das instalações municipais no que se refere às condições de funcionamento, conservação e manutenção e reportar as necessárias intervenções junto das unidades orgânicas responsáveis;
- b)Assegurar o controlo e reserva de salas de reuniões e demais espaços municipais que não estejam sob a gestão direta das unidades orgânicas;
- c)Garantir a gestão administrativa das portarias/receções dos edifícios e instalações municipais, nomeadamente no que concerne à gestão de recursos humanos e escalas de trabalho, à gestão de chaveiros, registo de entrega e receção de chaves de viaturas, bem como registos de acessos de pessoas e viaturas;
- d)Garantir a limpeza dos edifícios municipais nos quais funcionam serviços administrativos, nomeadamente no que concerne à gestão dos contratos de prestação de serviços de limpeza, gestão das vertentes operacional, logística e recursos afetos;
- e)Assegurar o funcionamento da reprografia em todos os aspetos funcionais, nomeadamente na gestão de recursos humanos e gestão dos contratos de manutenção dos equipamentos de reprodução/multifunções, assim como dos restantes equipamentos de suporte à atividade;
- f)Garantir o adequado funcionamento dos refeitórios e bares municipais e demais serviços de restauração, assegurando a gestão dos contratos de prestação de serviços de restauração, a gestão das vertentes operacional, logística, bem como dos recursos afetos;
- g)Executar as demais tarefas operacionais que não estejam atribuídas a outras unidades orgânicas, mas que se enquadrem nas funções da USG.
- 2.2 -Núcleo de Apoio aos Órgãos Municipais (NAOM):
- a)Garantir os procedimentos administrativos essenciais ao funcionamento dos órgãos executivo e deliberativo;
- b)No que respeita ao Apoio aos Órgãos Municipais/Câmara Municipal deverá promover a devida articulação com o Gabinete da Presidência;
- c)No que respeita ao Apoio aos Órgãos Municipais/Assembleia Municipal deverá assegurar o secretariado do Presidente da Assembleia e da Mesa;
- d)Apoiar os atos de instalação dos órgãos do município;
- e)Desenvolver tarefas atinentes ao funcionamento dos órgãos, designadamente o apoio às convocatórias, organização das agendas e preparação dos processos para apreciação e decisão, e apoio direto às reuniões e sessões;
- f)Promover a difusão de informação atualizada relativa à composição, competências e funções dos órgãos municipais e dos seus titulares, bem como as respetivas deliberações tomadas pelos mesmos;
- g)Informar tempestivamente os membros dos órgãos municipais das formalidades necessárias ao exercício dos direitos e ao cumprimento das obrigações legais e assegurar a realização das comunicações e formalidades previstas legalmente;
- h)Organizar e manter atualizado o ficheiro dos membros dos órgãos municipais e transmitir ao serviço competente a informação necessária ao processamento das remunerações devidas aos membros dos órgãos municipais;
- i)Elaborar informação periódica do Presidente da Câmara à Assembleia Municipal em cumprimento da Lei;
- j)Secretariar e dar apoio administrativo direto às reuniões dos órgãos municipais, às reuniões dos conselhos municipais e de outras estruturas municipais, bem como registar e minutar as atas das respetivas reuniões;
- k)Remeter à Assembleia Municipal as deliberações e matérias que, nos termos da lei, careçam da aprovação ou conhecimento desse órgão;
- l)Assegurar a inscrição dos munícipes para efeitos de intervenção nas reuniões públicas da Câmara e nas sessões da Assembleia Municipal, e o adequado tratamento e encaminhamento das pretensões e assuntos apresentados.
- 2.3 -Núcleo de Gestão da Qualidade e Modernização Administrativa (NGQMA):
- a)Desenvolver programas e ações com vista à racionalização, modernização e à inovação para o desenvolvimento de práticas e novas metodologias de trabalho, com vista à melhoria contínua e à excelência do desempenho nos serviços prestados pelo município;
- b)Preparar e acompanhar a certificação dos sistemas de gestão, nos termos das normas nacionais e internacionais e compatibilizar os referenciais normativos através da integração dos sistemas;
- c)Assegurar a aplicação e consolidação do Modelo Integrado de Gestão, nas suas vertentes organizativas, mediante o estabelecimento de boas práticas de gestão e otimização das existentes, assegurando o cumprimento dos requisitos legais e regulamentares aplicáveis;
- d)Implementar um sistema de controlo documental, uniformização de procedimentos administrativos e de tipologias documentais;
- e)Colaborar em projetos e iniciativas de inovação organizacional com vista à melhoria do desempenho e redução de custos, em articulação com os demais serviços municipais;
- f)Desenvolver em estrita articulação com os diferentes serviços um painel de indicadores de suporte à decisão, avaliação da performance e do grau de satisfação das partes interessadas;
- g)Desenvolver programas e ações com vista à racionalização do funcionamento das unidades orgânicas e disponibilizar metodologias e instrumentos que assegurem a otimização dos processos;
- h)Proceder ao estudo e propor medidas de simplificação e desmaterialização dos processos e procedimentos, de modo a agilizar a atividade administrativa e a tornar fluida, oportuna e racional a comunicação interna;
- i)Planear e desenvolver programas e ações, no âmbito da inovação e modernização administrativa, com vista à melhoria do desempenho da organização e dos serviços prestados;
- j)Promover e acompanhar medidas de simplificação administrativa e melhoria da qualidade dos serviços;
- k)Fomentar, em articulação com as restantes unidades orgânicas, e acompanhar a execução de medidas de modernização, com vista à desburocratização, simplificação e racionalização do funcionamento, propondo a reestruturação de processos conducentes à agilização dos serviços e à melhoria de resposta aos seus clientes internos e externos;
- l)Definir, dinamizar e manter a estratégia de desmaterialização de processos em estreita articulação com a área da Gestão Documental;
- m)Assegurar e monitorizar a aplicação do subsistema de avaliação, SIADAP 1, em estreita articulação com a unidade orgânica responsável pela aplicação do SIADAP;
- n)Assegurar, em articulação com a área de recursos humanos, um processo anual de avaliação de satisfação dos colaboradores;
- o)Garantir a aplicação de inquéritos por questionário para a avaliação da satisfação dos clientes internos e externos;
- p)Assegurar a gestão e acompanhamento de fundos nacionais e europeus no contexto da modernização, inovação e simplificação administrativa;
- q)Coordenar as atividades para implementação da legislação em vigor relacionada com a modernização dos serviços públicos.
- 3 -O DGO integra as seguintes divisões:
- a)Divisão de Atendimento e Apoio ao Cidadão (DAAC);
- b)Divisão de Gestão Documental (DGD).