- 1 -Antes de proceder à incorporação, o serviço interessado comunica ao CDI a sua intenção, identificando as séries/processos de negócio, respetivas datas extremas e espaço necessário (em metros lineares).
- 2 -O CDI dispõe de três dias úteis para informar o serviço interessado sobre a possibilidade de efetuar a incorporação.
- 3 -Depois da aprovação por parte do CDI, a documentação pode ser incorporada, desde que acompanhada de um auto de receção e uma guia de remessa, com o objetivo de identificar e controlar a documentação remetida, devendo estes ser assinados pelas partes intervenientes no processo de incorporação.
- 4 -A documentação deve ser enviada, devidamente acondicionada em unidades de instalação uniformes, respeitando a natureza do suporte, dimensão e características físicas.
- 5 -As lombadas devem indicar, obrigatoriamente, a série/processo de negócio, de acordo com o plano de classificação, as datas extremas, o sistema de arquivo e a secção produtora.
- 6 -A documentação deve ser acompanhada pelos instrumentos de descrição, tais como listas, bases de dados ou outros, que tenham sido criados para facilitar a sua recuperação.
Artigo 19.º — Procedimentos das incorporações
Vigente desde: 26/02/2018
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Em vigor desde 26/02/2018