O empréstimo de documentação implica, obrigatoriamente, o cumprimento dos seguintes procedimentos:
- a)Solicitação, em correio tradicional ou em mensagem eletrónica, ao Presidente da Câmara Municipal, referindo o objetivo a que se destina, a identificação do requerente, dos documentos pretendidos, data do acesso e data prevista para a devolução;
- b)Elaboração de parecer por parte de Técnico Superior de Arquivo afeto ao CDI sobre a concessão de autorização de saída da documentação do CDI para os fins previstos;
- c)Despacho do Presidente da Câmara Municipal;
- d)Notificação do despacho ao requerente a efetuar pelo CDI;
- e)Se o requerimento tiver sido deferido e se os documentos originais não puderem sair por motivos técnicos ou materiais, pode recorrer-se à reprodução dos mesmos, desde que o requerente o aceite e suporte os custos, declarando-o expressamente;
- f)Cabe ao Presidente da Câmara Municipal determinar o valor para efeitos de seguro a aplicar pelo empréstimo de documentos;
- g)Os documentos cuja autorização de empréstimo tenha sido concedida, ficam sujeitos a registo e seguro de transporte e permanência contra todos os riscos, a cargo do requerente e durante o período da cedência;
- h)O requerente só pode levantar os documentos mediante a entrega da apólice de seguro e o preenchimento do auto de entrega e da guia de remessa;
- i)Os encargos com o acondicionamento e transporte dos documentos são da exclusiva responsabilidade do requerente sendo estas operações acompanhadas por Técnico Superior de Arquivo afeto ao CDI;
- j)Se, por danos causados pelo transporte, utilização, manuseamento ou exposição dos documentos, houver necessidade de os restaurar, esta operação deve ser efetuada por uma empresa credenciada, contactada e paga pelo requerente, sob orientação de Técnico Superior de Arquivo afeto ao CDI;
- k)Quando os documentos solicitados se destinem a exposição, o requerente é responsável por garantir adequados sistemas de segurança no que diz respeito à intrusão, roubo, furto, atos de vandalismo, bem como à deteção e extinção de incêndios, inundações, controlo ambiental de iluminância e humidade relativa, bem como a instalação adequada em vitrinas fechadas;
- l)O catálogo da exposição tem de fazer referência obrigatória ao CDI, como entidade detentora da documentação exposta, sendo fornecidos, gratuitamente, quatro exemplares do mesmo à CMI;
- m)Os documentos cedidos são devolvidos ao CDI, após o termo do prazo previsto na solicitação supra prevista na alínea a);
- n)No momento da entrega da documentação, esta é totalmente conferida pelo colaborador do CDI responsável para verificar a integridade dos documentos. A conferência é feita em presença do requerente, ou do seu representante;
- o)Se a documentação estiver conforme, o auto de devolução e guia de remessa são assinados pelo colaborador do CDI responsável e pelo requerente, ou pelo seu representante, ficando o original arquivado no CDI e a cópia entregue ao requerente;
- p)Se a documentação não estiver conforme, faz-se uma nota no auto, registando em que consiste a não conformidade e abre-se um processo denominado processo especial de ocorrência, que passa a integrar o arquivo sequencial de ocorrências;
- q)O auto e o respetivo processo de ocorrência são remetidos ao Presidente da Câmara para despacho e posteriores diligências.