À Subunidade de Apoio Administrativo compete, designadamente:
- a)Rececionar, registar, classificar e arquivar os processos e documentos relativos às ações sociais e de saúde conduzidas pela unidade orgânica;
- b)Assegurar a tramitação administrativa adequada dos pedidos de apoio social, benefícios, subsídios, acompanhamento de casos e outros serviços que a unidade preste;
- c)Prestar atendimento presencial, telefónico ou eletrónico aos munícipes relativamente às atividades da Unidade, fornecendo informações, esclarecimentos e encaminhamentos;
- d)Agendar, convocar, acompanhar e registar reuniões, entrevistas ou visitas domiciliares quando aplicável, com beneficiários ou parceiros institucionais;
- e)Garantir a receção e triagem inicial de requerimentos, reclamações ou sugestões, e encaminhá-los aos técnicos ou serviços competentes;
- f)Proceder à recolha, tratamento, atualização e consolidação de dados estatísticos, indicadores de desempenho e relatórios de atividades da Unidade;
- g)Colaborar na elaboração de quadros de acompanhamento e controle interno (ex.: número de utentes, tipo de apoios, custos, cumprimento de metas);
- h)Colaborar na preparação da proposta orçamental da Unidade para os serviços de Ação Social e Saúde, em articulação com os serviços financeiros da autarquia;
- i)Acompanhar a execução orçamental da Unidade, sinalizando desvios ou necessidades de reajuste;
- j)Apoiar a gestão administrativa dos procedimentos de aquisição de bens e serviços necessários à Unidade (ex.: contratação de prestadores, manutenção, fornecimentos);
- k)Executar as tarefas necessárias à implementação da contabilidade de gestão e dos diferentes centros de custos relacionados com projetos ou atividades desta Unidade Orgânica;
- l)Verificar que a atividade da Unidade cumpre os regulamentos municipais, legislação aplicável ao apoio social e saúde, e normas de procedimento interno;
- m)Colaborar na atualização de procedimentos internos, regulamentos específicos da Unidade e protocolos com outras entidades;
- n)Colaborar no processo de gestão administrativa dos recursos humanos da Unidade: apoio ao recrutamento interno, mobilidades, formações, licenças, assiduidade, e outros aspetos administrativos;
- o)Apoiar a organização de sessões de formação, sensibilização e atualização para o pessoal da Unidade em matéria de ação social, saúde, legislação aplicável, ética e procedimentos municipais.
- p)Manter articulação contínua com outros serviços municipais para garantir a coerência e eficiência operacional da Unidade;
- q)Promover a digitalização de processos administrativos da Unidade, com vista à eficiência, transparência, desburocratização e proximidade ao munícipe;
- r)Exercer quaisquer outras competências de natureza administrativa que lhe sejam atribuídas pelo regulamento interno da Unidade, por despacho superior ou por deliberação municipal, desde que enquadradas na missão da Unidade Orgânica de Ação Social e Saúde.