Qualquer imagem cedida pelo Arquivo Municipal para reprodução e ilustração de trabalho ou publicação deverá fazer-se acompanhar, quando possível, da respetiva descrição, constituída pelos seguintes elementos: autor (Indicação do nome do Fotógrafo ou Casa Comercial, quando conhecidos), título ou legenda (Deve ser respeitada e mencionada a legenda ou título da fotografia quando tenha sido atribuída pelo autor. A não atribuição de uma legenda ou título original, é indicada pela designação s/t (sem título), seguida de legenda atribuída, que figurará entre parêntesis), local [(O desconhecimento do local é indicado pela designação s/l (sem local)], data [(O desconhecimento da data é indicado pela designação s/d (sem data)], processo fotográfico e dimensões do original, fornecidos pelo Arquivo Municipal.
O utilizador fica obrigado a fazer acompanhar a imagem da seguinte indicação: Fotografia cedida pelo Arquivo Municipal de Vale de Cambra.