- 1 -Quando os colaboradores se encontrem a trabalhar na sua secretária, devem garantir que apenas estão expostos os documentos do município que necessitam para as tarefas do seu dia de trabalho, guardando todos os restantes.
- 2 -Sempre que os colaboradores abandonem a sua secretária temporariamente, deverão acautelar que documentos ou dispositivos de armazenamento de informação se encontram guardados num local adequado.
- 3 -Sempre que os colaboradores abandonam a sua secretária por longos períodos de tempo, devem certificar-se que não existem documentos ou dispositivos de armazenamento de informação deixados em cima da secretária.
- 4 -Todos os documentos e dispositivos de armazenamento de informação devem ser guardados num local fechado onde pessoas não autorizadas não possam ter acesso.
- 5 -Devem existir mecanismos alternativos que permitam o acesso de emergência a documentos e dispositivos de armazenamento de informação aos colaboradores autorizados para o efeito.
- 6 -Deve fazer parte das tarefas diárias dos colaboradores a organização e arquivo em segurança dos respetivos documentos ou dispositivos de armazenamento.
- 7 -Os documentos e dispositivos de armazenamento cuja conservação não é necessária devem ser destruídos, obedecendo-se aos procedimentos estabelecidos pelo Município de Alvaiázere para o efeito e de acordo com a respetiva sensibilidade da informação. Considera-se que deixam de ser necessários os documentos e dispositivos de armazenamento que o responsável hierárquico, tendo em conta a legislação aplicável, assim o entenda.
- 8 -Os dispositivos de identificação físicos dos utilizadores nunca devem ser deixados sem controlo do próprio.
Artigo 75.º — Secretária limpa
Vigente desde: 01/03/2021
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Em vigor desde 01/03/2021