A incorporação de um bem cultural no acervo do MAEE obedece às seguintes fases procedimentais:
- a)Apresentação da proposta de incorporação - A proposta de incorporação pode ser apresentada por entidades externas ou internamente pelo MAEE, devendo ser formalizada através de informação escrita que inclua a descrição e o registo fotográfico do bem cultural, a sua proveniência, contexto, justificação, estado de conservação observado e a documentação exigida pela legislação aplicável, assegurando desde logo o seu enquadramento na missão, vocação e linhas orientadoras do Museu;
- b)Avaliação técnica preliminar - Sem entrada física do objeto, os serviços técnicos analisam a proposta com base nos critérios definidos nesta Política, avaliando a sua relevância, enquadramento museológico e legalidade;
- c)Emissão de parecer técnico - A equipa técnica elabora um parecer fundamentado, atestando se o bem cumpre os critérios, requisitos e condições necessárias para eventual incorporação;
- d)Submissão da proposta à tutela - Após emissão de parecer técnico favorável, a proposta de incorporação é remetida à entidade tutelar do MAEE para deliberação, independentemente da origem da iniciativa e não podendo qualquer doação ou aquisição ser aceite sem prévia avaliação técnica;
- e)Autorização formal da tutela - A incorporação apenas pode prosseguir após autorização expressa da tutela;
- f)Entrada física do bem cultural no MAEE - Após autorização, o bem cultural é entregue ao MAEE e entra oficialmente para efeitos de incorporação;
- g)Verificação técnica do estado de conservação - Após a receção física do bem, os serviços técnicos confirmam o seu estado de conservação, validando a informação previamente fornecida e identificando eventuais necessidades de estabilização ou medidas de preservação imediata;
- h)Inventariação e registo - O bem cultural é definitivamente incorporado mediante atribuição de número de inventário e registo no sistema de inventário do MAEE.
- i)Documentação fotográfica e técnica - O bem cultural é fotografado e devidamente documentado no sistema de inventário do MAEE, com o preenchimento dos campos técnicos, históricos, materiais, dimensionais e administrativos obrigatórios, de acordo com as normas de inventário em vigor;
- j)Acondicionamento - O bem cultural é devidamente acondicionado, de forma a garantir a sua preservação e integridade física, sendo posteriormente encaminhado para a reserva técnica.