Art.º 77 · Regulamento n.º 224/2020 — Avaliação de impacto sobre a proteção de dados na confirmação de dados pessoais sensíveis - Subunidade Orgânica Flexível Socioeducativa

1 -Em conformidade com os termos e as condições legalmente previstas, e de acordo com o disposto na alínea b) do n.º 2 do artigo 30.º do presente Regulamento, a avaliação de impacto sobre a proteção de dados na confirmação de dados pessoais sensíveis, procedimento específico executado pela Subunidade Orgânica Flexível Socioeducativa (SOFSE), é necessária e pertinente.
2 -A descrição sistemática das operações de tratamento relacionadas com a confirmação de dados pessoais sensíveis, neste procedimento em concreto, apresenta as seguintes especificidades:
1. a)Natureza: Tratamento de confirmação da veracidade junto de entidades terceiras de dados pessoais sensíveis que constituem elementos de elegibilidade fornecidos pelos beneficiários para obtenção de apoios sociais.
2. b)Âmbito: Este tratamento está integrado nos procedimentos de atribuição de benefícios sociais, incluindo apoios sociais e apoios sociais escolares, sendo executado pela Subunidade Orgânica Flexível Socioeducativa.
3. c)Contexto: Este tratamento decorre expressamente do disposto no Regulamento n.º 819/2018, alterado pelo Regulamento n.º 750/2019, designado como Regulamento Municipal de Apoios Sociais do Município de Elvas, que no n.º 2 do seu artigo 134.º, sob epígrafe "Confirmação de Elementos", estabelece que: "Os competentes serviços municipais podem, ainda, em caso de dúvida relativamente à veracidade dos elementos constantes do processo, realizar as diligências necessárias no sentido de aferir a sua veracidade, podendo, inclusivamente, solicitar às entidades ou serviços competentes a confirmação dos referidos elementos."
4. d)Finalidades: São finalidades deste tratamento a confirmação da veracidade dos dados pessoais sensíveis disponibilizados pelos beneficiários, a prevenção da fraude e a justa distribuição dos apoios sociais mediante a verificação da não duplicação de apoios de cariz económico e social.
5. e)Dados pessoais: Apenas a confirmação de dados pessoais sensíveis, nomeadamente estado de saúde, incapacidades ou deficiências, que já estão na posse desta Subunidade e que foram disponibilizados pelos requerentes e beneficiários.
6. f)Destinatários: Não existem destinatários propriamente ditos, uma vez que se trata da mera confirmação de dados pessoais que já estão na posse do serviço municipal que solicita a confirmação.
7. g)Tempo de conservação: O tempo de conservação dos dados pessoais corresponderá ao tempo de duração do procedimento administrativo, respetiva decisão e execução do ato administrativo, ou seja, período de duração do apoio social, acrescido do prazo de arquivo previsto no regulamento arquivístico das autarquias Locais.
3 -Os serviços municipais, de acordo com o que decorre do supramencionado Regulamento Municipal, fazem a confirmação dos dados pessoais sensíveis, que são elementos disponibilizados pelos beneficiários para obtenção de apoios sociais, através de reuniões e contactos verbais e presenciais, comunicações eletrónicas, contactos telefónicos e documentos em papel, junto das seguintes entidades: Agrupamentos de Escolas de Elvas, Instituições Particulares de Solidariedade Social do concelho de Elvas, Centro Distrital de Segurança Social de Elvas, Rede Local de Intervenção Social, projetos de cariz social e educativo a decorrer no concelho de Elvas.
4 -A confirmação de dados pessoais, incluindo dados sensíveis, dos beneficiários de apoios sociais ocorre através de reuniões, contactos verbais e presenciais, comunicações eletrónicas e contactos telefónicos estabelecidos entre os serviços municipais socioeducativos e as entidades referidas no n.º 3 do presente artigo.
5 -Este tratamento de dados está expressamente previsto em norma legal no supramencionado Regulamento Municipal, sendo necessário para o cumprimento de obrigações e exercício de direitos específicos do responsável pelo tratamento ou do titular dos dados em matéria de proteção social, conforme previsto na alínea b) do n.º 2 do artigo 9.º do RGPD.
6 -A confirmação dos dados pessoais sensíveis é um tratamento necessário no interesse da sociedade civil, no contexto da gestão dos serviços e sistemas de ação social e no exercício de atribuições legais e funções de interesse público e autoridade pública pela administração pública local, incluindo a prevenção e o controlo da fraude.
7 -Os titulares dos dados são informados de que os dados fornecidos podem ser objeto de confirmação através de diligências efetuadas pelos serviços municipais junto das entidades referidas no n.º 3 do presente artigo.
8 -O tratamento em causa não envolve subcontratantes, sendo realizado exclusivamente pelos funcionários afetos à Subunidade Orgânica Flexível Socioeducativa do Município de Elvas.
9 -As fontes de risco são reduzidas, uma vez que está apenas em causa a confirmação de dados, ainda que sensíveis, e essa confirmação é executada exclusivamente pelos funcionários referidos no n.º 8 do presente artigo, que tratam o procedimento do titular, não obstante, poderá considerar-se como fonte de risco a troca de comunicações para obtenção de confirmação de dados sensíveis com recurso a comunicação eletrónica sem cifragem dos dados.
10 -Havendo o acesso indevido às comunicações eletrónicas de confirmação, terceiros podem aceder aos dados pessoais sensíveis objeto de confirmação, como seja, o estado de saúde do titular.
11 -As ameaças que possam efetivar serão ataques informáticos aos servidores do Município ou aos computadores onde ficam alojadas as comunicações eletrónicas com confirmação de dados sensíveis.
12 -A probabilidade é reduzida, considerando que o Município tem regras de segurança de proteção dos servidores e a utilização das comunicações eletrónicas para confirmação de dados sensíveis é reduzida.
13 -As medidas adotadas para reduzir os riscos descritos no n.º 10, 11 e 12 do presente artigo são a manutenção da segurança e proteção dos servidores e dos computadores do Município de Elvas e a não utilização de comunicações eletrónicas para confirmação de dados sensíveis, ocorrendo essa confirmação por contacto direto entre os técnicos das entidades envolvidas, em reuniões de trabalho ou através de cifragem, e a utilização de sistema VPN para confirmação eletrónica de dados sensíveis.

Artigo 77.º — Avaliação de impacto sobre a proteção de dados na confirmação de dados pessoais sensíveis - Subunidade Orgânica Flexível Socioeducativa