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Artigo 48.º — Expediente Geral e Arquivo

Vigente desde: 16/03/2021
  1. 1 -O Expediente Geral e Arquivo assegura os serviços administrativos do Município, no âmbito da articulação com as diversas unidades e serviços que o integram, bem como tarefas administrativas de caráter geral não específicos a outras unidades orgânicas que não disponham de apoio administrativo próprio.
  2. 2 -Compete ao setor de Expediente Geral e Arquivo:
    1. a)Executar todas as tarefas inerentes à receção, registo, digitalização, classificação, tramitação e distribuição, de correspondência e de outros documentos dentro dos prazos determinados;
    2. b)Executar todas as tarefas inerentes à expedição de correspondência, designadamente, numerar e datar ofícios, elaborar registos e avisos de receção, bem como de outros documentos;
    3. c)Controlar os prazos de resposta de correspondência;
    4. d)Executar os serviços administrativos de caráter geral não específicos de outros serviços;
    5. e)Prestar o necessário apoio aos membros dos órgãos do Município, designadamente a elaboração de convocatórias, agendas e sua publicitação;
    6. f)Elaborar e distribuir as atas dos órgãos do Município, e dar publicidade às respetivas deliberações;
    7. g)Distribuir pelos serviços competentes os documentos objeto de deliberação;
    8. h)Elaborar certidões das deliberações dos órgãos do Município e outras quando autorizadas;
    9. i)Proceder à elaboração de editais;
    10. j)Elaborar mapas discriminativos de senhas de presença das reuniões dos órgãos em articulação com os setores de Contabilidade e de Recursos humanos;
    11. k)Arquivo e organização de todos os documentos dos órgãos do Município;
    12. l)Executar todas as tarefas que se mostrem necessárias no âmbito do recenseamento eleitoral;
    13. m)Organizar e acompanhar processos eleitorais, referendários e demais serviços complementares;
    14. n)Coordenar e assegurar o serviço de telefones, portaria, limpeza de instalações e BMS;
    15. o)Promover a divulgação e consulta pelos serviços de todos os diplomas legais publicados no Diário da República;
    16. p)Promover a divulgação pelos serviços das instruções e normas internas e demais diretivas de caráter genérico;
    17. q)Registar e arquivar, designadamente editais, avisos, anúncios, propostas, posturas, regulamentos e promover à divulgação interna das ordens de serviço;
    18. r)Assegurar a organização e gestão do arquivo corrente do Município;
    19. s)Manter devidamente organizado o arquivo de documentos do setor;
    20. t)Executar todas as demais funções inseridas na respetiva área funcional e as que lhe forem cometidas por norma legal ou decisão superior.
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