- 1 -As despesas efetuadas no âmbito do projeto financiado devem ser contabilizadas de acordo com as normas contabilísticas que lhe sejam aplicáveis, devendo a entidade beneficiária manter o processo atualizado e os originais dos documentos devidamente arquivados, de acordo com a organização da contabilidade a que a entidade se encontra obrigada.
- 2 -Os beneficiários ficam ainda obrigados a:
- a)Elaborar a contabilidade específica do projeto obrigatoriamente sob a responsabilidade de um Técnico Oficial de Contas (TOC), e, nos casos de apoio igual ou superior a (euro) 400.000, deverão ser ainda certificadas por um ROC, conforme modelos aprovados pelo ICA, anexos ao presente Regulamento;
- b)Dispor de um centro de custo por projeto, que permita a individualização contabilística das despesas imputadas a cada um dos projetos, de acordo com as rubricas do orçamento aprovado, devendo ser organizados tantos centros de custos quantos os apoios atribuídos ao mesmo projeto;
- c)Organizar um centro de custo por edição ou ano letivo, no caso de apoios plurianuais;
- d)Organizar e elaborar uma listagem justificativa dos documentos de despesa e pagamentos efetuados e imputados a cada um dos projetos apoiados, conforme o modelo justificativo de despesas aprovado pelo ICA (anexo I ao presente Regulamento);
- e)Identificar e registar nos originais de todos os documentos relativos às despesas imputadas a cada um dos projetos, a designação do apoio, referência às entidades financiadores, n.º do contrato, valor imputado e o n.º de lançamento na contabilidade, através da aposição de um carimbo;
- f)O envio da documentação relativa à prestação de contas deve ser feito única e exclusivamente através do website do ICA, assegurando que a mesma se encontra legível e identificada;
- g)Após submissão eletrónica do mapa justificativo de despesas, são selecionadas, de forma aleatória, um mínimo de 10 % das despesas imputadas cujas cópias dos respetivos documentos comprovativos deverão ser submetidos pela entidade beneficiária ao ICA para verificação financeira, num prazo máximo de 10 dias úteis;
- h)As listagens de despesas deverão ser devidamente preenchidas, datadas e assinadas de acordo com as notas que constam do próprio mapa;
- i)Não são aceites documentos de despesa emitidos pela própria entidade beneficiária ou por outras empresas da mesma entidade beneficiária, exceto quando evidenciada a contrapartida e que essa foi indispensável à concretização do projeto, por valores normais dentro do mercado.
- 3 -No caso de o beneficiário não ser obrigado a dispor de contabilidade organizada, fica dispensado da apresentação dos elementos referidos nas alíneas b) e c) do número anterior.
- 4 -Quando um mesmo documento for imputável a diversos projetos, poderá ser anexada ao original, uma folha discriminando as percentagens a suportar por cada projeto.
- 5 -O modelo do carimbo referido na alínea e) do n.º 2 é o seguinte:
(ver documento original)
Artigo 6.º — Contabilidade específica
Vigente desde: 25/05/2017