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Artigo 22.º — Organização, Arquivo e Circulação dos Documentos

Vigente desde: 05/03/2025
  1. 1 -Devem manter-se em arquivo e conservados em boa ordem todos os documentos de suporte, incluindo, os relativos à análise, programação e execução dos tratamentos atendendo aos prazos e regras definidas na Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, na sua atual redação;
  2. 2 -A organização e arquivo dos documentos referidos no artigo anterior são efetuados em obediência às seguintes regras, nomeadamente:
    1. a)O Regulamento do Sistema de Controlo Interno e respetivas alterações, em suporte de papel, são arquivadas na Divisão de Administrativa e Financeira (DAF) e, em formato digital, são registadas e disponibilizadas no Sistema de Gestão da Qualidade e na Intranet;
    2. b)Os documentos referidos nas alíneas d), e), n) e p) do n.º 1 do artigo anterior, são numerados sequencialmente e com referência ao ano civil, ficando o respetivo serviço emissor responsável pelo seu arquivo;
    3. c)O Orçamento Municipal, as Opções do Plano e respetivas modificações, bem como a Prestação de Contas devem ser arquivados na Secção de Contabilidade, Património e Aprovisionamento durante três anos, após o que serão remetidos ao arquivo, devendo os mesmos constar no Portal Municipal durante dois anos;
    4. d)Todos os documentos contabilísticos obrigatórios são numerados sequencialmente pelas aplicações informáticas que os emitem, devendo ser arquivados nos respetivos processos;
    5. e)Os originais dos programas de concurso e o caderno de encargos bem como as atas dos júris dos concursos são arquivadas nos processos respetivos, nas respetivas Unidades Orgânicas bem como no Gabinete Jurídico;
    6. f)Os documentos dos concursos referentes a recrutamento de pessoal são organizados e arquivados na Secção de Recursos Humanos.
  3. 3 -Conforme a natureza dos processos, estes poderão circular pelos serviços que necessitem de os consultar por motivos de interesse municipal, sendo estes movimentos efetuados mediante protocolo interno entre serviços.
  4. 4 -O protocolo de circulação, referido no número anterior, deve ser datado e assinado pelo trabalhador que faz a respetiva entrega e pelo trabalhador que recebe, ambos devidamente e legivelmente identificados.
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