Ao dirigente do serviço municipal responsável pelo AMSMB compete gerir, controlar e garantir toda a atividade do referido Arquivo, designadamente:
- a)Gerir os recursos humanos, técnicos, tecnológicos e materiais afetos às instalações do AMSMB;
- b)Promover, no contexto da atividade do AMSMB, o cumprimento do disposto na Lei n.º 26/2016, de 22 de agosto, que aprova o regime de acesso à informação administrativa e ambiental e de reutilização dos documentos administrativos, do regime legal de proteção de dados pessoais e do Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016, relativo à proteção de dados pessoais e à livre circulação desses dados, publicado no JOUE a 4/5/2016;
- c)Providenciar a segurança do acervo documental existente no AMSMB;
- d)Promover a constituição de uma equipa de avaliação para atribuição do destino final das séries arquivísticas de acordo com os postulados técnicos veiculados pelo órgão de gestão da política nacional de arquivos;
- e)Zelar pela qualidade do serviço, em conformidade com as presentes disposições regulamentares, demais legislação e normas existentes aplicáveis, bem como por outros compromissos assumidos pelo Município em matéria de património arquivístico;
- f)Orientar todo o tratamento arquivístico mediante a coordenação técnica da atividade desenvolvida pelos trabalhadores;
- g)Controlar a incorporação de nova documentação desde o momento da respetiva produção até ao seu arquivo definitivo, mediante promoção da adequada articulação e acompanhamento técnico das entidades e serviços produtores da documentação à guarda do AMSMB, em fase anterior ao seu ingresso neste Arquivo;
- h)Promover a emissão de parecer junto do órgão de coordenação, sempre que tal se justifique, sobre a documentação produzida no âmbito das normas existentes sobre gestão documental, em matéria de classificação, controlo de vocabulário e gestão de ciclo de vida mediante a definição de prazo de conservação, expresso em anos, da documentação do Município;
- i)Emitir parecer técnico sobre os empréstimos;
- j)Coordenar ações no âmbito da conservação, restauro, reprodução e difusão dos acervos documentais;
- k)Desenvolver os procedimentos técnicos arquivísticos relativamente a toda a documentação que se encontre sob sua custódia que lhe seja remetida pelos diversos órgãos e serviços do Município, bem como pelas Empresas e demais entidades do perímetro municipal referidas no artigo anterior, Fundações e Agências Municipais;
- l)Promover, nos termos legais e decorridos os prazos estipulados por lei, a inutilização de documentos;
- m)Exercer as demais funções no domínio da conservação, valorização e gestão do património arquivístico relativamente à documentação sob custódia do AMSMB;
- n)Promover o cumprimento do presente Regulamento, de toda a legislação respeitante a procedimentos arquivísticos, bem como de todas as normas técnicas nacionais e internacionais adotadas pelo órgão de tutela;
- o)Promover ações de recolha de arquivos de natureza privada, de interesse histórico, cultural, científico e social, ou outro, com relevância concelhia, nos termos do artigo 5.º, n.º 3, nomeadamente, mediante a assinatura pela Câmara Municipal de protocolos ou outro instrumento contratual, garantindo sempre a sua difusão;
- p)Organizar os processos de candidatura a financiamentos, nomeadamente, no quadro de instrumentos de apoio de âmbito nacional ou comunitário, em cooperação com os restantes serviços;
- q)Ampliar a oferta no âmbito da gestão e preservação de arquivos digitais, com o fim de garantir a salvaguarda da memória digital para preservar as fontes de conhecimento da memória do Município e do concelho de Vila Nova de Gaia;
- r)Melhorar o processo de digitalização e de preservação digital através da produção de um plano de digitalização e preservação racionalizando o processo de digitalização numa ótica transversal a todos os serviços do Município de âmbito patrimonial;
- s)Aumentar a disponibilidade e a acessibilidade à informação de arquivo bem como a capacidade de resposta de serviço, mediante a publicação na internet de um número crescente de conteúdos relativos ao acervo arquivístico municipal;
- t)Implementar medidas para integração e manutenção na Rede Portuguesa de Arquivos, garantindo o acesso continuado de conteúdos arquivísticos através do portal gerado pelo órgão de tutela, alcançando, assim, o público nacional e internacional;
- u)Promover a diversificação de públicos com o fim de incrementar o conhecimento do património arquivístico municipal junto do cidadão, difundindo valores transversais como a cidadania, transparência e prestação de contas e também mediante a aproximação aos estabelecimentos de ensino com a organização de publicações, exposições, cursos, palestras, conferências e visitas guiadas.