São atribuições da Divisão de Administração Organizacional:
- a)Assegurar a receção, digitalização, registo e encaminhamento, expedição e arquivo de toda a correspondência;
- b)Assegurar a elaboração e afixação de editais e éditos, bem como gerir os procedimentos relativos à divulgação/publicitação interna e externa de editais, consultas públicas, atos administrativos providenciando a respetiva publicitação e publicação no Diário da República, sempre que necessário, excecionando-se a publicação atribuída a outras unidades orgânicas bem como a publicitação em jornais e site ou outros suportes institucionais;
- c)Assegurar os serviços gerais;
- d)Assegurar o regular funcionamento da central telefónica;
- e)Assegurar a receção do edifício dos Paços do Concelho;
- f)Efetuar o atendimento de munícipes e utentes na sua área de competência, procedendo ao necessário arquivo, registo, controlo e encaminhamento de expediente e do sistema de resposta a reclamações e sugestões;
- g)Coordenar a instalação da Loja do Cidadão e do Espaço Cidadão, nos termos que vierem a ser protocolados entre o Município e a Agência para a Modernização Administrativa, I. P.
- h)Assegurar a análise, emissão e liquidação de taxas, tarifas e licenças municipais, no âmbito do quadro legal vigente, com recurso às novas tecnologias;
- i)Assegurar a divulgação e aplicação do Regime Geral de Proteção de Denunciantes de Infrações (RGPDI), de acordo com o estabelecido na respetiva legislação em vigor;
- j)Promover a gestão e controlo dos canais de denúncia interna que permitem a apresentação e o seguimento seguros de denúncias, a fim de garantir a exaustividade, integridade e conservação da denúncia, a confidencialidade da identidade ou o anonimato dos denunciantes e a confidencialidade da identidade de terceiros mencionados na denúncia, e de impedir o acesso de pessoas não autorizadas;
- k)Proceder, de acordo com o prazo legal estabelecido, a notificação do denunciante da receção da denúncia, informando -o de forma clara e acessível, dos requisitos, autoridades competentes e forma e admissibilidade da denúncia externa;
- l)Praticar os atos internos adequados à verificação das alegações aí contidas e, se for caso disso, à cessação da infração denunciada, inclusive através da abertura de um inquérito interno ou da comunicação a autoridade competente para investigação da infração, incluindo as instituições, órgãos ou organismos da União Europeia;
- m)Comunicar ao denunciante as medidas previstas ou adotadas para dar seguimento à denúncia e a respetiva fundamentação, no prazo máximo de três meses a contar da data da receção da denúncia;
- n)Remeter oficiosamente, à autoridade competente, quando a apreciação da denúncia não for de competência da Câmara Municipal do Montijo, disso se notificando o denunciante;
- o)Apresentar à Assembleia da República, até ao fim do mês de março de cada ano, um relatório anual de acompanhamento das denúncias recebidas e respetivo tratamento.
- p)Prestar assessoria jurídica, elaborar pareceres e acompanhar o desenvolvimento dos processos judiciais, cujo patrocínio seja assegurado por mandatário judicial;
- q)Assegurar a instrução de processos disciplinares de inquérito e ou averiguações aos serviços e trabalhadores do Município;
- r)Garantir a formalização dos contratos, protocolos, acordos e outros documentos, mesmo os realizados de forma desconcentrada nos serviços;
- s)Zelar pela legalidade da atuação do Município, designadamente apoiando juridicamente as relações deste com outras entidades;
- t)Elaborar ou participar na elaboração de regulamentos, posturas e demais disposições da competência do Município, bem como proceder à respetiva atualização e revisão;
- u)Pesquisar, recolher, analisar e distribuir pelos serviços, normas legais e regulamentares, jurisprudência, doutrina e outros documentos de caráter jurídico, com relevância e aplicação municipal;
- v)Preparar a documentação necessária, organizando os respetivos processos, para a celebração de escrituras públicas;
- w)Acompanhar ou assegurar as funções da competência do oficial público;
- x)Assegurar a tramitação dos processos de contraordenação e execução fiscal;
- y)Elaborar certidões de dívidas para apresentação nos tribunais e reclamações de créditos;
- z)Realizar penhoras e lavrar os autos correspondentes;
- aa)Proceder ao registo, organização e controlo dos processos de cobrança coerciva de dívidas ao Município;
- bb)Apoiar os julgados de paz;
- cc)Planear e desenvolver a estratégia de sistemas e tecnologias de informação e comunicação da autarquia;
- dd)Definir e implementar infraestrutura informática de suporte aos sistemas de informação e comunicação, nomeadamente nos termos de equipamentos (hardware) e suportes lógicos (software) de base, assegurando o seu funcionamento, gestão e atualização;
- ee)Assegurar o funcionamento e manutenção dos equipamentos e sistemas informáticos e de telecomunicações indispensáveis ao regular funcionamento dos serviços;
- ff)Assegurar o serviço de apoio a utilizadores (helpdesk) no âmbito dos sistemas e tecnologias de informação e comunicação;
- gg)Assegurar o apoio informático às escolas e efetuar a gestão do seu equipamento;
- hh)Especificar e propor a aquisição e/ou desenvolver as aplicações de gestão necessárias à realização das atividades de cada unidade orgânica;
- ii)Assegurar a execução e coordenação técnica de tarefas de operação, manutenção e administração dos diferentes componentes do sistema informático, incluindo redes, bases de dados e aplicações;
- jj)Assegurar a funcionalidade e operacionalidade dos meios técnicos necessários à disponibilização, interna e externa, de serviços (on-line) com recurso a tecnologias de ambiente Intranet e Internet;
- kk)Apoiar os serviços do Município na definição de requisitos tecnológicos e aplicacionais, na elaboração de cadernos de encargos ou termos de referência, bem como na gestão de serviços contratualizados com entidades externas, no âmbito da informação e comunicação;
- ll)Assegurar as ações de fiscalização do cumprimento das Leis e Regulamentos Administrativos pelos particulares, no âmbito das atribuições e competências municipais;
- mm)Verificar a aplicação dos regulamentos municipais;
- nn)Definir e desenvolver planos operacionais em matéria de fiscalização;
- oo)Proceder ao levantamento dos respetivos autos;
- pp)Apoiar todas as unidades orgânicas no sentido de desenvolverem processos e procedimentos, visando uma melhoria continua da qualidade dos serviços prestados;
- qq)Colaborar na programação/calendarização de atividades e projetos não previstos no Plano de Atividades;
- rr)Acompanhar a execução do Plano de Atividades, analisar os desvios e fazer propostas de ajustamento;
- ss)Propor ações de melhoria na organização e funcionamento das unidades orgânicas visando uma melhoria de eficiência, eficácia e interação;
- tt)Promover uma visão de transversalidade da organização e o benchmarking interno;
- uu)Prestar apoio às reuniões da Câmara Municipal e às sessões da Assembleia Municipal, procedendo à organização e distribuição da ordem de trabalhos, assegurando a elaboração das atas e a emissão de certidões;
- vv)Colaborar no reporte de informação estatística às entidades externas competentes;
- ww)Exercer as demais funções resultantes da lei, regulamento, deliberação ou despacho.