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Artigo 20.º — Divisão Administrativa e Financeira

Vigente desde: 25/05/2018
  1. 1 -A Divisão Administrativa e Financeira, dirigida por um chefe de divisão, tem como missão supervisionar as áreas administrativas e financeiras, em todas as suas vertentes, gerir e otimizar os recursos humanos, financeiros e patrimoniais que lhe estão associados.
  2. 2 -Compete fundamentalmente à Divisão Administrativa e Financeira:
    1. a)Exercer as competências definidas no estatuto do pessoal dirigente dos serviços e organismos da administração local em vigor;
    2. b)Assegurar o apoio administrativo e de secretariado aos Órgãos Municipais, bem como coordenar a agenda e expediente das reuniões do Executivo e da assembleia municipal;
    3. c)Promover o desenvolvimento organizacional e otimização dos processos de trabalho, como suporte à melhoria do desempenho individual;
    4. d)Contribuir para a criação de uma cultura de melhoria contínua, baseada na simplificação de procedimentos, monitorização sistemática do desempenho e orientação para a obtenção de resultados;
    5. e)Coordenar e avaliar a atividade dos serviços dependentes da Divisão e assegurar a correta execução das tarefas;
    6. f)Coordenar a elaboração e revisão do Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas em articulação com as restantes Divisões;
    7. g)Elaborar, rever e garantir o cumprimento da Norma de Controlo Interno;
    8. h)Garantir a difusão e publicitação das deliberações, decisões e diretivas dos órgãos municipais, pelos meios adequados;
    9. i)Assegurar a execução de todas as tarefas que se insiram nos domínios administrativo, financeiro e patrimonial, de acordo com as disposições legais aplicáveis, normas internas estabelecidas e critérios de boa gestão;
    10. j)Garantir o controlo, gestão e arquivo da documentação administrativa;
    11. k)Proceder à coordenação e controlo da gestão financeira e patrimonial, garantindo o cumprimento das obrigações legais, designadamente, de prestação de contas e cooperação financeira;
    12. l)Assegurar a gestão dos recursos humanos municipais, coordenando todos os procedimentos legais e regulamentares exigíveis e garantindo a adequação do mapa de pessoal à política definida pelo executivo;
    13. m)Ocupar-se do contencioso contraordenacional e da aplicação das taxas administrativas previstas em regulamento.
  3. 3 -Compete à Divisão Administrativa e Financeira, na área administrativa:
    1. a)Prestar apoio técnico-administrativo ao presidente da câmara municipal e aos vereadores com competências delegadas;
    2. b)Coordenar os processos de contraordenação e de transgressão da respetiva competência;
    3. c)Coordenar os procedimentos de elaboração de regulamentos administrativos do município, em conformidade com as disposições do Código do Procedimento Administrativo;
    4. d)Assegurar a emissão dos certificados de residência dos cidadãos da União Europeia;
    5. e)Promover estudos e propor medidas que visem garantir a gestão adequada dos recursos humanos afetos ao município;
    6. f)Elaborar o mapa de pessoal do município;
    7. g)Coordenar os procedimentos de recrutamento e seleção dos trabalhadores municipais;
    8. h)Assegurar a elaboração dos programas, métodos e critérios de seleção relativos aos procedimentos de recrutamento dos trabalhadores municipais;
    9. i)Coordenar o processo de elaboração do diagnóstico de necessidades formativas, colaborar na definição de prioridades de formação e aperfeiçoamento profissional dos trabalhadores municipais;
    10. j)Coordenar, organizar, dinamizar e assegurar a aplicação do sistema integrado de avaliação de desempenho no âmbito dos recursos humanos;
    11. k)Coordenador o processamento de remunerações e outros abonos dos trabalhadores municipais;
    12. l)Instruir os processos de aposentação dos trabalhadores;
    13. m)Instruir todos os processos referentes a prestações sociais dos trabalhadores, bem como de acidentes de trabalho;
    14. n)Assegurar a certificação de factos e atos que constem dos arquivos municipais;
    15. o)Coordenar o expediente relativo a atos eleitorais e referendos;
    16. p)Coordenar o serviço de telecomunicações e de comunicações internas;
    17. q)Zelar pela limpeza e conservação do edifício dos Paços do Município e respetivos mobiliário e equipamentos;
    18. r)Colaborar no estabelecimento de sistemas de guarda e segurança das instalações municipais.
  4. 4 -Compete à Divisão Administrativa e Financeira, na área financeira:
    1. a)Elaborar os estudos de base e recolher os dados necessários à preparação e elaboração dos documentos orçamentais previsionais e plano de atividades da gestão autárquica;
    2. b)Promover e coordenar a elaboração dos documentos orçamentais previsionais nos termos da contabilidade municipal em vigor, as suas alterações e/ou revisões e acompanhar a sua execução;
    3. c)Elaborar relatórios trimestrais da atividade orçamental;
    4. d)Identificar desvios orçamentais e propor ações corretivas;
    5. e)Coordenar o planeamento e a gestão da aquisição de bens e serviços;
    6. f)Sancionar todas as informações relativas a procedimentos de contratação pública;
    7. g)Assegurar o acompanhamento e controlo da execução física e financeira dos projetos de investimento e do plano plurianual de investimentos no seu todo;
    8. h)Coordenação financeira das candidaturas a fundos comunitários e outras fontes de financiamento, incluindo a submissão dos formulários de candidaturas;
    9. i)Assegurar a inscrição e definição no plano plurianual de investimentos dos projetos objeto de financiamento;
    10. j)Compilar informação relativa à execução dos contratos-programa e dos programas de apoio comunitário;
    11. k)Desenvolver e coordenador um sistema de contabilidade de gestão e garantir a sua otimização, de modo a determinar custos totais (diretos e indiretos) de cada serviço, função, atividades e obras municipais e apoiar na fixação de tarifas e taxas e na determinação dos preços;
    12. l)Assegurar a regularidade financeira na realização da despesa e supervisionar o cumprimento das normas de contabilidade e fiscalidade aplicáveis;
    13. m)Promover o cumprimento atempado das obrigações fiscais e parafiscais;
    14. n)Organizar e manter atualizado o dossier financeiro relativo às comparticipações obtidas através de protocolos, contratos - programa ou fundos comunitários;
    15. o)Validar os documentos de prestação de contas e apoiar o executivo na elaboração do Relatório de Gestão;
    16. p)Elaborar informações trimestrais sobre os mecanismos de alerta precoce de desvios previstos no artigo 56.º do RFALEI, dando especial ênfase à evolução do endividamento municipal;
    17. q)Elaborar informações mensais sobre a evolução dos fundos disponíveis para reporte ao presidente da câmara;
    18. r)Elaborar o mapa anual de Tesouraria;
    19. s)Coordenar e validar todas as ações necessárias ao registo contabilístico das operações orçamentais e dos factos patrimoniais decorrentes da atividade desenvolvida pelo município;
    20. t)Assegurar o suporte informativo necessário ao conhecimento, por parte dos serviços municipais, das informações resultantes dos registos contabilísticos efetuados;
    21. u)Assegurar a gestão do relacionamento financeiro do município com entidades externas, através da análise sistemática das respetivas contas-correntes e desenvolvimento das ações necessárias à liquidação dos respetivos saldos;
    22. v)Apresentar propostas para a constituição de fundos de maneio para despesas urgentes e de mero expediente e proceder ao controlo e verificação da aplicação do respetivo regulamento ou instruções de utilização;
    23. w)Coordenar o processo de liquidação e cobrança das licenças, taxas e outras receitas municipais;
    24. x)Preparar as informações técnicas necessárias para a fixação da taxa de incidência do Imposto Municipal sobre Imóveis, da participação do município no IRS e da derrama do IRC, nos termos da lei;
    25. y)Assegurar a articulação com as estruturas da Administração Central no lançamento, liquidação e cobrança dos impostos cuja receita esteja por lei confiada ao município;
    26. z)Assegurar o cumprimento das atribuições municipais no âmbito do processo de execução fiscal, desenvolvendo as ações necessárias à instauração, com base nas respetivas certidões de dívida, e toda a tramitação até à extinção dos processos de cobrança coerciva por dívidas de carácter fiscal ao município, ou que sigam esta forma de processo na sua cobrança;
    27. aa)Assegurar as medidas necessárias à cobrança coerciva de dívidas referentes a receitas municipais não pagas no prazo de pagamento voluntário que devam ser objeto de Ação executiva em tribunal comum;
    28. bb)Coordenar o processo de atualização do cadastro e inventário dos ativos fixos tangíveis, intangíveis, propriedades de investimento e investimentos financeiros do município e os registos relativos aos mesmos;
    29. cc)Coordenar, organizar e promover a remessa dos processos, no âmbito das suas atribuições, nomeadamente os documentos de prestações de contas que se destinam à fiscalização do Tribunal de Contas, nos termos da lei;
    30. dd)Coordenar, organizar o promover a remessa dos processos relativos à obtenção de visto do Tribunal de Contas, em matéria de contratação pública e endividamento;
    31. ee)Promover a execução de, pelo menos, duas conferências anuais e aleatórias aos valores e documentos à guarda do tesoureiro, para além das que se encontram definidas por lei ou regulamento, lavrando e assinando os adequados termos de balanço;
    32. ff)Promover a conferência periódica entre os registos constantes das fichas de inventários e a inventariação física das mesmas, bem como entre os ativos fixos tangíveis, intangíveis, propriedades de investimento e investimentos financeiros e os correspondentes registos;
    33. gg)Assegurar os procedimentos administrativos e a permanente atualização dos registos dos ativos referidos, bem como os procedimentos relativos à cedência, alienação ou aquisição dos referidos bens;
    34. hh)Assegurar os procedimentos administrativos relativos à gestão dos ativos, apoiando as negociações a efetuar e assegurar os procedimentos necessários à aquisição, oneração e alienação dos mesmos;
    35. ii)Controlar o cumprimento, pelas partes envolvidas, de todos os contratos, acordos e protocolos com incidência patrimonial celebrados pelo município;
    36. jj)Estabelecer os critérios para amortização e depreciação dos ativos;
    37. kk)Proceder às operações de abate e alienação de bens, quando deteriorados ou inúteis;
    38. ll)Certificar ou autenticar todos os documentos que corram pela Divisão.
  5. 5 -Compete igualmente à Divisão Administrativa e Financeira, através do respetivo Chefe de Divisão, gerir o funcionamento do Balcão Único de Atendimento/Espaço do Cidadão, o qual tem, entre outras, as seguintes atribuições:
    1. a)Prestar atendimento, de acordo com os requisitos e procedimentos definidos e orientar as solicitações dos cidadãos, encaminhando-os para os serviços adequados;
    2. b)Atender e informar o público sobre a tramitação dos processos;
    3. c)Receber e encaminhar os requerimentos e documentos dos cidadãos, para os serviços da autarquia cujos processos não sejam de resolução imediata;
    4. d)Receber os pedidos de urbanização e edificação e verificar a sua instrução;
    5. e)Assegurar a informação aos cidadãos em todas as áreas de intervenção do município;
    6. f)Apoiar e ajudar no preenchimento e interpretação de formulários/ impressos;
    7. g)Aceitar e encaminhar sugestões e reclamações.
  6. 6 -Além das competências anteriormente previstas, compete-lhe ainda exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidas por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superior.
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