- 1 -É dever do associado e da sociedade profissional que o integra assegurar o arquivo dos documentos definidos por lei como de conservação obrigatória, bem como dos restantes documentos mencionados nos artigos 7.º e 9.º, observando os seguintes princípios:
- a)O arquivo deve estar situado em local seguro, de fácil acesso e com condições de salubridade adequadas;
- b)O arquivo dos documentos referentes a processos e serviços em curso deve ser organizado de forma a serem facilmente localizados os documentos definidos como relevantes;
- c)O arquivo de processos findos deve ser organizado por datas ou anos, com referência ao momento em que se considere findo ou extinto, e dentro destes por ordem numérica ou alfabética, assegurando a existência de listas ordenadas;
- d)O arquivo dos processos suspensos ou inativos, por aguardarem decurso de prazo prescrição ou de qualquer data que permita ponderar a sua declaração como findos ou extintos, deve ser organizado pelos anos em que se prevê a sua declaração como findos ou extintos e dentro destes por ordem numérica ou alfabética.
- 2 -Tendo o associado de entregar o original dos documentos referidos no número anterior, a autoridade ou interessado deve arquivar cópia do mesmo que subscreve com termo onde conste a indicação da entidade ou da pessoa a quem fez a entrega, da data e do motivo e, se possível, com documento comprovativo, assinado por ambos.
- 3 -Decorrido o período definido por lei ou no presente regulamento para manutenção dos documentos em arquivo, o associado pode proceder ao seu encaminhamento para arquivo público ou à destruição dos mesmos.
Artigo 3.º — Deveres dos associados
Vigente desde: 20/06/2017