Art.º 21 · Regulamento n.º 341/2018 — Conferência de Faturas e Outros Documentos

1 -As faturas ou documentos equivalentes serão recebidas pelo correio ou diretamente no Serviço de Contabilidade e são conferidas quanto às matérias de direito e de facto.
2 -A conferência ocorre no Serviço de Contabilidade, procedendo-se:
1. a)À verificação dos requisitos legais mínimos das faturas ou documentos equivalentes, nos termos do n.º 2 do artigo 19.º e artigo 35.º do CIVA, e demais legislação legal aplicável;
2. b)À verificação dos cálculos aritméticos, em especial no que respeita à aplicação das regras de arredondamento, bem como às somas, multiplicações, descontos efetuados e outros;
3. c)À confirmação da salvaguarda, quanto à autorização da despesa e ao cabimento e compromisso, da conformidade legal e da regularidade financeira;
4. d)À classificação patrimonial dos documentos e ao lançamento dos mesmos nas contas de terceiros respetivas, relativas a "Faturas em receção e conferência", incluindo a imputação de despesas adicionais, como transportes, fretes, seguros, instalação e montagem e outros ao custo de aquisição dos bens;
5. e)Onde se confrontam os elementos da fatura com os elementos da requisição externa, contrato, auto de medição ou outro documento que contenha, de forma clara, a autorização da despesa e o respetivo montante, consoante as situações e ainda com a guia de remessa ou documento equivalente e guia de entrada em Armazém, designadamente, no que respeita às quantidades fornecidas, ao preço e descontos, às condições de pagamento, ao prazo de entrega, a outras condições acordadas, bem como à respetiva autorização da despesa;
6. f)Os documentos referidos na alínea anterior deverão fazer referência expressa aos documentos que originaram o cabimento e o compromisso da despesa devendo conter a assinatura legível do trabalhador, com competência para efetuar a receção dos bens, ou do fiscal da obra, no caso de autos de medição;
7. g)Em caso de divergências apuradas durante a conferência dos documentos, deverão as mesmas ser prontamente investigadas, devendo o Serviço de Compras informar por escrito o fornecedor para regularizar tais irregularidades, sem prejuízo do disposto no n.º 7;
8. h)As faturas deverão conter o carimbo de conferido e a assinatura do conferente com referência expressa ao documento de suporte (n.º de contrato, n.º de requisição ou n.º de processo de aquisição e n.º de cabimento), se nas mesmas ainda não constarem;
9. i)Após a conferência procede-se ao lançamento definitivo nas contas de terceiros respetivas e à emissão da ordem de pagamento.
3 -Sempre que as faturas respeitam a bens móveis do imobilizado, a Serviço de Contabilidade só emitirá a ordem de pagamento se nas mesmas constar o número de inventário, a unidade orgânica à qual o bem ficou afeto, o carimbo e a assinatura do trabalhador do Serviço do Património.
4 -Caso existam cópias das faturas, nelas será obrigatoriamente aposto o carimbo de "duplicado", a fim de prevenir eventuais processamentos e pagamentos indevidos e as mesmas farão parte do processo de aquisição juntamente com os duplicados ou cópias dos originais dos demais documentos.
5 -A solicitação da anulação e substituição, bem como de 2.as vias de faturas ou documentos equivalentes é efetuada exclusivamente pelo Serviço de Contabilidade.
6 -Em caso algum é permitido que as faturas ou documentos equivalentes permaneçam em poder de outros serviços, para além dos atrás mencionados.
7 -A ordem de pagamento é conferida e assinada por trabalhador da contabilidade e pelo Diretor da DAFDES e autorizada pelo Presidente da Câmara.
8 -Quando a fatura é paga é aposto um carimbo de pago, com a assinatura do responsável da tesouraria, na ordem de pagamento, com indicação do registo na folha de caixa, sendo depois registado o pagamento na conta de terceiros respetiva.

Artigo 21.º — Conferência de Faturas e Outros Documentos

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