Art.º 8 · Regulamento n.º 343/2018 — Condições de Transferência

1 -A documentação é enviada ao Arquivo nas seguintes condições:
1. a)Em livros encadernados quando as unidades documentais assim se apresentem na sua forma original;
2. b)Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim o exijam;
3. c)Em pastas ou caixas de arquivo de modelo uniformizado, conforme estabelecido pelos serviços de Arquivo;
4. d)No seu suporte original, devidamente acomodado e identificado no exterior com os seguintes elementos:
  1. i)Designação da Divisão/Subunidade/Gabinete/Serviço;
  2. ii)Identificação expressa do conteúdo;
  3. iii)Código de classificação, nos termos do Regulamento Arquivístico para as autarquias locais;
  4. iv)Datas extremas;
  5. v)N.º de caixa ou pasta.
2 -O envio da documentação efetua-se de acordo com o calendário proposto pelo Arquivo Municipal.
3 -As remessas de documentação devem ser, obrigatoriamente, acompanhadas de um Auto de Entrega, cujo modelo consta do Anexo I, e por uma Guia de Remessa, cujo modelo consta do Anexo II, com o objetivo de proceder à identificação e controlo da documentação remetida.
4 -A Guia de remessa deve ser preenchida pelo serviço produtor e é feita em triplicado, destinando-se o original ao serviço destinatário, o duplicado ao serviço de origem e o triplicado a ser utilizado no Arquivo como instrumento de pesquisa documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminadas após a elaboração do respetivo inventário.
5 -A Guia de remessa deverá ser obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes intervenientes no processo.

Artigo 8.º — Condições de Transferência

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