Art.º 12 · Regulamento n.º 351/2017 — Guia de Remessa

1 -A guia de remessa é feita em triplicado, assinada pelo responsável máximo do serviço produtor ou pelo trabalhador por ele designado e pelo responsável pelo AM.
2 -O original, duplicado e triplicado da guia de remessa deverão ser distribuídos da seguinte forma:
1. a)O original será arquivado pelo AM, passando a constituir prova de remessa dos serviços de origem;
2. b)O duplicado será devolvido no mesmo ato aos serviços de origem após ter sido conferido e completado com as referências arquivísticas necessárias e mais informação que se revele pertinente;
3. c)O triplicado será utilizado provisoriamente pelo AM como instrumento de descrição documental, só podendo ser eliminado após elaboração do respetivo inventário.
3 -Na guia de remessa deverão constar os seguintes elementos:
1. a)Identificação do serviço produtor/depositante dos documentos;
2. b)Número de ordem das unidades documentais;
3. c)Tipo e número de unidades de instalação;
4. d)Designação das séries ou conteúdo;
5. e)Datas extremas da documentação enviada;
6. f)Classificação;
7. g)Cota topográfica;
8. h)Data de eliminação;
9. i)Indicação, caso existam, de restrições de acesso aos documentos e outras observações.

Artigo 12.º — Guia de Remessa