O empréstimo de documentos em fase definitiva para exposições é uma forma de contribuir para a difusão e valorização do património arquivístico e da história do Concelho da Maia. Na persecução de tal ambição deve ser desencadeado um conjunto de ações:
- a)Pedido de empréstimo - a entidade organizadora da exposição deverá solicitar com a antecedência mínima de dois meses, antes da data prevista para a concretização do empréstimo, a cedência dos documentos destinados à exposição, dirigindo-se para tal ao Presidente da Câmara Municipal da Maia;
- b)Concessão de autorização - os documentos só poderão sair das instalações do AM mediante, autorização escrita do Diretor do Departamento de Administração Geral e Suporte à Atividade, se as espécies documentais a sair se destinarem a exposições em espaço físico municipal e organizadas pela Câmara Municipal da Maia ou autorização escrita do Presidente da Câmara Municipal da Maia ou substituto por delegação de competências, se as espécies documentais a sair se destinarem a exposições em espaço físico não municipal ou organizadas por entidades externas à Câmara Municipal da Maia;
- c)Estado da documentação - O Diretor do Departamento de Administração Geral e Suporte à Atividade, enquanto responsável pela documentação produzida e recebida pelo Município da Maia, deve informar o Presidente da Câmara Municipal sobre o estado da documentação. Se não for possível a saída de originais, será sempre de encarar o envio de reproduções, a custear pela entidade organizadora da exposição;
- d)Seguro - os documentos emprestados pelo AM deverão estar cobertos por uma apólice de seguro. A Câmara Municipal da Maia fixará o valor de cada peça objeto de empréstimo, o qual será incluído no despacho de autorização. A entidade organizadora da exposição só poderá retirar as espécies a ceder pelo Município da Maia mediante entrega da apólice de seguro ou de documento comprovativo da sua emissão;
- e)Autos de entrega - os documentos serão retirados dos depósitos do AM por pessoal devidamente credenciado, mediante assinatura de um auto de entrega de documentos destinados a exposição, feito em duplicado, assinado pelo Diretor do Departamento de Administração Geral e Suporte à Atividade e pelo representante da entidade organizadora da exposição, constituindo prova do empréstimo;
- f)Duração das exposições - não serão emprestados documentos para exposições com duração superior a três meses, não contando para o efeito o período de montagem e o prazo de devolução;
- g)Embalagem e transporte - os encargos com a embalagem e transporte ficarão a cargo da entidade organizadora da exposição. É aconselhável que a embalagem e transporte sejam realizados por uma empresa especializada;
- h)Reprodução e segurança - todos os documentos cujo empréstimo tenha sido autorizado deverão, antes da sua entrega, ser digitalizados pela Câmara Municipal da Maia, ficando esta com a reprodução digital dos documentos em causa. Os encargos com a reprodução ficarão a cargo da entidade organizadora da exposição;
- i)Restauro - por razões de conservação, se for necessário realizar algum tipo de restauro nos documentos a emprestar, as despesas ficarão a cargo da entidade organizadora da exposição;
- j)Autorização de empréstimo para o estrangeiro - a entidade organizadora da exposição deverá encarregar-se dos trâmites de autorização de saída temporária, bem como dos trâmites alfandegários;
- k)Medidas de conservação - a entidade organizadora da exposição deverá garantir a segurança e a conservação dos documentos expostos, através de vigilância permanente e adequados sistemas de segurança: deteção e extinção de incêndios; controlo ambiental de temperatura, humidade relativa e luz; correta instalação em vitrinas fechadas, com possibilidade de renovação do ar e não utilizando na montagem das mesmas qualquer elemento perfurador, aderente, ou outro, que possa danificar os documentos;
- l)Reprodução de documentos - não é permitido à entidade organizadora da exposição reproduzir qualquer documento;
- m)Catálogo da exposição - o catálogo da exposição deverá identificar a entidade detentora dos documentos, devendo ser enviados à Câmara Municipal da Maia pelo menos dois exemplares, destinados ao AM e à Biblioteca Municipal da Maia;
- n)Devolução - concluída a exposição, os documentos serão devolvidas ao AM dentro do prazo fixado pelo despacho de empréstimo. A devolução será realizada mediante o auto de devolução de documentos destinados a exposição, feito em duplicado, assinado pelo Diretor do Departamento de Administração Geral e Suporte à Atividade, constituindo prova da devolução da documentação emprestada. Caso se verifique alguma irregularidade, deverá a mesma ser devidamente identificada em descrição anexa ao auto de devolução de documentos destinados a exposição, obrigatoriamente rubricada pelas partes envolvidas no processo, devendo ser dado conhecimento ao Presidente da Câmara Municipal da Maia a fim de se apurarem responsabilidades.