Artigo 10.º — Divisão de Gestão Administrativa, Financeira e Turismo

1 - À Divisão de Gestão Administrativa, Financeira e Turismo, dirigida por um chefe de divisão, compete, em geral, designadamente:

a) Assegurar o apoio administrativo e de secretariado aos Órgãos Municipais, bem como preparar a agenda e expediente das reuniões do Executivo e da Assembleia Municipal;

b) Garantir a difusão das deliberações, decisões e diretivas dos órgãos municipais, pelos meios adequados;

c) Assegurar o expediente geral, designadamente receção, classificação, distribuição, expedição e arquivo de correspondência e de outros documentos;

d) Arquivar avisos, editais, anúncios, posturas, regulamentos, despacho, ordens de serviço, contratos e protocolos;

e) Criar e manter uma base de dados atualizada de regulamentos internos, normas e demais legislação em vigor aplicável ao Município;

f) Assegurar a coordenação do recenseamento eleitoral, bem como a prossecução das responsabilidades cometidas por lei ao Município relativas ao recenseamento eleitoral e aos atos eleitorais e referendários;

g) Emitir os certificados de residência dos cidadãos da União Europeia;

h) Certificar, mediante despacho, os factos e atos que constam dos arquivos municipais, sem prejuízo das competências desta matéria confiadas a outros serviços;

i) Assegurar a organização e dar sequência a todos os processos e assuntos de carácter administrativo quando não existam outras unidades orgânicas com essa vocação, designadamente a emissão de certidões e autenticações;

j) Proceder à instrução dos processos de licenciamentos diversos que não estejam cometidos a outros serviços do Município;

k) Assegurar a instrução e a tramitação de processos de contraordenação e dar-lhes o respetivo andamento dentro dos prazos legais;

l) Proceder à gestão do pessoal afeto à limpeza colocado no edifício dos Paços do Concelho, definindo os seus critérios ou determinando a sua afetação ou mobilidade;

m) Proceder a inspeções, sindicâncias, inquéritos ou processos de meras averiguações que forem determinados pela Câmara Municipal ou pelo Presidente da Câmara;

n) Coordenar os serviços de fiscalização que estão na sua dependência orgânica funcional;

o) Assegurar a instauração e tramitação dos processos de contraordenação da competência do Município e dar-lhes o respetivo andamento dentro dos prazos legais, em articulação com os Serviços de Apoio Jurídico;

p) Promover e coordenar a elaboração dos Documentos Previsionais nos termos da contabilidade Municipal em vigor, suas revisões e alterações e acompanhar a sua execução;

q) Elaborar os estudos de base e recolher os dados necessários à preparação e elaboração dos Documentos Previsionais, nomeadamente o Orçamento, Plano Plurianual de Investimento e Atividades Relevantes da Gestão Autárquica;

r) Elaborar relatórios mensais da atividade orçamental;

s) Identificar desvios orçamentais e propor ações corretivas;

t) Realizar o planeamento e a gestão da aquisição de bens e serviços;

u) Assegurar o acompanhamento e controlo da execução física e financeira dos projetos de investimento e do plano plurianual de investimentos no seu todo;

v) Organizar e manter atualizado o dossier financeiro relativo às comparticipações obtidas através de protocolos, contratos-programa ou fundos comunitários;

w) Coordenação financeira das candidaturas a fundos comunitários e outras fontes de financiamento, incluindo a submissão dos formulários de candidaturas;

x) Assegurar a inscrição e definição no plano plurianual de investimentos dos projetos objeto de financiamento;

y) Compilar informação relativa à execução dos contratos-programa e dos programas de apoio comunitário;

z) Desenvolver um sistema de contabilidade de custos e garantir a sua otimização, de modo a determinar custos totais (diretos e indiretos) de cada serviço, função, atividades e obras municipais e apoiar na fixação de tarifas e taxas;

aa) Assegurar a regularidade financeira na realização da despesa e supervisionar o cumprimento das normas de contabilidade e fiscalidade aplicáveis;

bb) Promover o cumprimento atempado das obrigações fiscais e parafiscais;

cc) Elaborar os Documentos de Prestação de Contas;

dd) Elaborar relatórios mensais da atividade contabilística;

ee) Instituir e executar o encerramento mensal das contas;

ff) Proceder ao registo contabilístico na ótica orçamental, patrimonial e de custos bem como gerir o arquivo dos processos de natureza financeira;

gg) Coordenar, organizar e promover a remessa dos processos, no âmbito das suas atribuições, nomeadamente os documentos de prestações de contas que se destinam à fiscalização do Tribunal de Contas, nos termos da lei;

hh) Promover a execução de, pelo menos, duas conferências anuais e aleatórias aos valores e documentos à guarda do tesoureiro, para além das que se encontram definidas por lei ou regulamento, lavrando e assinando os adequados termos de balanço;

ii) Promover a conferência periódica entre os registos constantes das fichas de existências e a inventariação física das mesmas, bem como entre o imobilizado e os correspondentes registos;

jj) Assegurar a constituição, controlo e reconstituição dos fundos de maneio de acordo com o aprovado pelo órgão executivo;

kk) Elaborar o cadastro e inventariação sistemática de todo o património municipal e assegurar a sua eficiente gestão;

ll) Promover a inscrição nas matrizes prediais e na conservatória do registo predial de todos os bens imóveis propriedade do município;

mm) Administrar os bens imóveis municipais, de forma a prevenir e reprimir atos atentatórios da respetiva propriedade;

nn) Coordenar as ações respeitantes à administração corrente de todos os bens patrimoniais e à gestão da carteira de seguros;

oo) Elaborar informação detalhada sobre cada processo de empreitada, identificando a natureza da obra, data e valor do respetivo contrato, para efeitos de inventariação e contabilização, respetivamente, do património municipal, assim como manter atualizada a conta-corrente da empreitada, nos termos legais;

pp) Gerir os contratos de fornecimento de bens, designadamente quanto ao cumprimento dos prazos de entrega e condições de fornecimento contratadas;

qq) Coordenar os processos de aquisição de imóveis, assegurando a sua avaliação e negociação, e eventual encaminhamento para os consultores jurídicos encarregues do contencioso do município, quando se determine o recurso à expropriação;

rr) Coordenar os processos de alienação de património municipal, assegurando a sua avaliação e negociação;

ss) Determinar, fixar e controlar os consumos médios dos serviços, fornecendo os elementos necessários à elaboração do orçamento anual;

tt) Assegurar uma eficiente gestão de stocks;

uu) Armazenar os bens adquiridos, assegurando na sua receção a verificação quantitativa e qualitativa, gerindo o respetivo aprovisionamento segundo critérios de economia e eficiência;

vv) Colaborar com os restantes serviços municipais nas matérias ligadas às suas atribuições/tarefas, nomeadamente ao nível de fornecimento de dados para indicadores e relatórios de gestão;

ww) Efetuar a gestão económico-financeira da Câmara, de acordo com os objetivos e orientação do Presidente da Câmara e Vereadores;

xx) Organizar e informar os processos relativos à contratação de empréstimos e de locação financeira;

yy) Reanalisar periodicamente as condições dos empréstimos, tendo em vista a sua eventual renegociação, de modo a reduzir os custos;

zz) Acompanhar a evolução da capacidade de endividamento, dos limites da despesa com pessoal e da performance financeira da autarquia;

aaa) Elaborar relatórios mensais da atividade financeira;

bbb) Acompanhar a execução e gestão dos contratos de concessão celebrados;

ccc) Efetuar o controlo das comparticipações obtidas através de protocolos, contratos-programa ou fundos comunitários;

ddd) Efetuar a gestão de tesouraria, planeamento e controlo de pagamento a terceiros;

eee) Fazer o controlo das contas bancárias;

fff) Definir e implementar uma estratégia de otimização da arrecadação de receita, através do aproveitamento dos ativos municipais e da cobrança eficaz e eficiente das taxas e outras receitas previstas nos regulamentos municipais e legislação em vigor;

ggg) Acompanhar a elaboração de regulamentos e respetivas alterações com eventual implicação ao nível da cobrança de receita;

hhh) Monitorizar o processo de liquidação executado por outros serviços liquidadores e assegurando a sua articulação;

iii) Elaborar proposta de fixação e atualização das taxas e outras receitas municipais;

jjj) Assegurar a fiscalização das situações de incumprimento, nomeadamente ao nível de não pagamentos e eventual encaminhamento para cobrança coerciva;

kkk) Assegurar o cumprimento das atribuições do município em matéria de execuções fiscais;

lll) Coordenar todos os procedimentos conducentes à adjudicação, de empreitadas de obras públicas, de aquisições de bens e serviços, assim como de concessões de obras e serviços públicos pelo Município, bem como os processos administrativos para a realização dos diversos procedimentos, independentemente da sua natureza, desde o seu início ou lançamento até à respetiva adjudicação e contratação, decorrentes do regime jurídico inserto no Código dos Contratos Públicos e demais legislação complementar;

mmm) Estabelecer com os serviços municipais competentes as diligências para a prévia cabimentação das despesas e demais atos de natureza financeira que se afigurem necessários;

nnn) Comunicar regularmente às unidades orgânicas proponentes, o estado da tramitação dos procedimentos de contratação;

ooo) O exercício, em geral, de competências que a lei atribua ou venha a atribuir ao Município relacionadas com as descritas nas alíneas anteriores.

2 - No âmbito desta unidade orgânica identificam-se ainda os seguintes serviços em específico:

a) Serviços de Modernização Administrativa;

b) Serviços de Turismo e Comunicação;

c) Serviços de Arquivo Municipal;

d) Serviços de Apoio Jurídico.

3 - Aos Serviços de Modernização Administrativa compete designadamente:

a) Estudar as medidas de organização estrutural e funcional dos serviços municipais, em conformidade com as necessidades decorrentes dos planos de atividades, da contínua modernização administrativa e do desenvolvimento tecnológico;

b) Fomentar novos modelos de gestão dos serviços, orientados para os resultados através da reengenharia de processos;

c) Dar apoio a todas as iniciativas tomadas pelos restantes serviços municipais no sentido da desburocratização e da modernização administrativa;

d) Elaborar estudos e projetos tendentes a impulsionar os processos de descentralização e desconcentração de serviços municipais e recursos a eles afetos;

e) Assegurar a atividades permanente de desburocratização e simplificação administrativa, propondo medidas de racionalização de circuitos e procedimentos;

f) Propor a aquisição de meios adequados à melhoria da eficiência e da produtividade dos serviços na utilização de métodos e circuitos de trabalho convenientes na perspetiva da simplificação e da modernização administrativas, mediante consulta aos competentes serviços municipais;

g) Colaborar com os serviços responsáveis na elaboração de planos de formação em articulação com a Divisão de Gestão de Recursos Humanos nos domínios da utilização de meios informáticos e novas tecnologias;

h) Coordenar no processo de definição, implementação, manutenção e melhoria contínua do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), de acordo com a norma NP EN ISO 9001-2008 a aplicar nos serviços municipais;

i) Garantir a realização de auditorias internas aos serviços e processos, bem como às aplicações informáticas, de acordo com o programa anual de auditorias aprovado;

j) Verificar a implementação das ações corretivas decorrentes dos Relatórios das auditorias realizadas;

k) Assegurar e otimizar os recursos necessários à efetiva implementação e melhoria do SGQ e desenvolver parcerias entre os Serviços e destes com as partes interessadas;

l) Medir e desenvolver a performance do Município nos vários domínios das suas atividades;

m) Melhorar continuamente a eficácia do SGQ, apostando na modernização dos serviços prestados, na melhoria contínua dos processos, nas práticas de trabalho e na simplificação dos procedimentos, conducentes a resultados adequados aos requisitos, necessidades e expectativas dos clientes e partes interessadas, e em permanente diálogo entre os serviços e clientes;

n) Assegurar a conceção, administração, manutenção e adequada exploração dos sistemas informáticos centrais, redes de comunicações, sites e bases de dados instalados, incluindo os respetivos sistemas de proteção, segurança e controlo de acesso da sua responsabilidade direta ou atribuídos à exploração de outras entidades;

o) Conceber e aplicar uma política de segurança de proteção de dados;

p) Assegurar a integração e gestão dos sistemas municipais de comunicações, compreendendo as redes de voz e dados, rede fixa, rede móvel, via rádio e sistemas de vigilância;

q) Realizar projetos de investigação e desenvolvimento que visem a avaliação das tecnologias de comunicações adequadas para o município;

r) Garantir o bom funcionamento das aplicações informáticas existentes e a adquirir, estabelecendo pontos de contacto com os fornecedores responsáveis pelas mesmas;

s) Assegurar a atualização dos conteúdos da página da Intranet em conjunto com o Gabinete de Apoio à Presidência e Vereação e os diversos serviços municipais;

t) Efetuar o atendimento aos utentes municipais em todas as suas vertentes (acolhimento, receção de documentos, informações, gestão das reclamações e sugestões, cobranças, etc.);

u) Promover a informação ao consumidor, nomeadamente em relação à defesa dos seus direitos e promovendo o recurso à mediação de conflitos, bem como colaborar com entidades e associações de defesa do consumidor;

v) O exercício, em geral, de competências que a lei atribua ou venha a atribuir ao Município relacionadas com as descritas nas alíneas anteriores.

4 - Aos Serviços de Turismo e Comunicação compete designadamente:

a) Garantir a informação, o contacto regular e organizado com toda a comunicação social;

b) Promover e assegurar todas as formas de publicidade e divulgação da atividade municipal e a organização e distribuição do Boletim de Informação Municipal;

c) Assegurar a atualização dos conteúdos da página de Internet, redes sociais em conjunto com o Gabinete de Apoio à Presidência e Vereação e os diversos serviços municipais;

d) Proceder à publicação de editais e avisos;

e) Promover junto da população, especialmente a do concelho, e demais instituições a imagem do município enquanto instituição aberta e eficiente ao serviço exclusivo da comunidade;

f) Apresentar um plano de atividades anual para as áreas de imagem, marketing e comunicação;

g) Recolher e organizar um arquivo com as diversas notícias difundidas pelos órgãos de comunicação social em diferentes suportes e sua compilação ordenada;

h) Produzir e divulgar esclarecimentos sobre notícias difundidas pelos vários órgãos de informação e que visem o município;

i) Produzir e difundir publicações e outros suportes de comunicação (impressos audiovisuais e outros) de caráter informativo e ou de caráter promocional (cartazes, stands, exposições, etc.);

j) Organizar a informação turística relativa ao concelho;

k) Assegurar a implementação de ações de desenvolvimento turístico, com o objetivo de consolidar a imagem externa do concelho;

l) Gerir os equipamentos e infraestruturas municipais vocacionados para o turismo;

m) Promover a divulgação da agenda cultural em articulação com os serviços competentes no âmbito da Cultura;

n) Programar e executar ações de promoção e animação turística do concelho numa perspetiva integrada de desenvolvimento sociocultural;

o) Elaborar, promover e apoiar programas de ação turística;

p) Representar o Município nas organizações turísticas de índole municipal, intermunicipal e outras;

q) Promover estudos sobre as potencialidades turísticas do Município;

r) Assegurar a gestão da Loja Interativa de Turismo de Espinho (LITE);

s) O exercício, em geral, de competências que a lei atribua ou venha a atribuir ao Município relacionadas com as descritas nas alíneas anteriores.

6 - Aos Serviços de Arquivo Municipal compete designadamente:

a) Gerir os arquivos municipais, designadamente recolhendo, conservando, organizando e fornecendo os documentos, seja qual for o seu suporte, produzidos e acumulados por processo natural, de forma organizada e seriada e em qualquer época pelo município;

b) Colaborar na dinamização de aplicações informáticas de circulação e gestão documental;

c) Identificar os fundos arquivísticos públicos ou privados, com interesse histórico para o Município, e promover a sua aquisição ou doação para o arquivo municipal;

d) Realizar e apoiar ações de estudo, investigação e divulgação da documentação existente nos arquivos;

e) Recolher os documentos produzidos por outras instituições já extintas, cujas funções a Câmara Municipal tenha assumido ou que tenham sido, por qualquer motivo, colocadas à sua guarda, mesmo que produzidos por uma pessoa física ou outra instituição pública ou privada;

f) Gerir de forma integrada o arquivo administrativo e corrente, assegurando o acesso à documentação arquivada em condições de segurança e rapidez;

g) Promover e apoiar ações de estudo, investigação e divulgação da documentação existente nos arquivos;

h) Organizar e gerir de forma integrada o arquivo estático do município, assegurando a conservação e acesso à documentação arquivada nas convenientes condições de segurança e prontidão;

i) O exercício, em geral, de competências que a lei atribua ou venha a atribuir ao Município relacionadas com esta matéria.

7 - Aos Serviços de Apoio Jurídico compete designadamente:

a) Prestar apoio e informação técnico-jurídica sobre quaisquer questões ou processos que lhe sejam submetidos pelos órgãos do Município, Presidente da Câmara, vereadores com competências delegadas ou pelos diversos serviços municipais;

b) Dar parecer sobre as reclamações ou outros meios graciosos de garantia que sejam dirigidos aos órgãos da autarquia, bem como sobre petições, representação ou exposições sobre atos ou omissões dos órgãos municipais ou sobre procedimentos dos serviços, em articulação com os respetivos serviços municipais;

c) Elaborar, sob proposta dos serviços respetivos, projetos de posturas e regulamentos municipais e providenciar pela atualidade e exequibilidade das disposições regulamentares em vigor que caibam nas competências dos órgãos do Município, em articulação com os respetivos serviços municipais;

d) Apoiar a atuação da Câmara na participação a que esta for chamada, em processos legislativos ou regulamentares;

e) Instruir, em articulação com os serviços competentes, os processos que se refiram à defesa dos bens do domínio público a cargo do Município e ainda do património que integre o seu domínio privado, bem como assegurar as participações crime por atos que indiciem a prática de atos tipificados como crime contra o Município;

f) Efetuar estudos e pareceres de caráter jurídico;

g) Colaborar com os serviços municipais nas comunicações a entidades exteriores, públicas e privadas, designadamente no que concerne à pronúncia em sede de contraditório, resultantes de ações inspetivas ao Município;

h) Elaborar propostas de decisão em sede de processos de contraordenação da competência do Município;

i) Prestar apoio jurídico-administrativo à atividade dos serviços de Fiscalização, designadamente na elaboração dos competentes autos de notícia;

j) Assegurar a instrução dos processos disciplinares e averiguações internas aos serviços e trabalhadores do Município;

k) Uniformizar as interpretações jurídicas;

l) Realizar, juntamente com os vários serviços, ações internas de modernização de práticas administrativas, atualização legislativa e enquadramento administrativo;

m) Elaborar estudos jurídicos sobre matérias de relevância municipal e promover a sua divulgação;

n) Elaborar documentos técnicos de interesse municipal a solicitação dos órgãos autárquicos ou dos serviços;

o) Assegurar, através do consultor jurídico do município mandatado para o efeito, patrocínio judiciário nas ações propostas pela Câmara ou contra ela, bem como nos recursos interpostos contra os atos dos órgãos do Município;

p) Assegurar, através do consultor jurídico do município mandatado para o efeito, a defesa dos titulares dos órgãos ou trabalhadores quando sejam demandados em juízo por causa do exercício das suas funções, salvo quando o Município surja como contraparte destes;

q) O exercício, em geral, de competências que a lei atribua ou venha a atribuir ao município neste âmbito em específico.