Regulamento

Regulamento n.º 406/2024

Aprova o Regulamento Relativo às Despesas Elegíveis e à Prestação de Contas 2024.

Objeto

O presente Regulamento estabelece os procedimentos e documentos necessários à verificação das despesas elegíveis e à prestação de contas para a concretização do projeto, em cumprimento do disposto no artigo 19.º do Decreto-Lei n.º 25/2018, de 24 de abril.

Artigo 2.º

Objetivo do financiamento

1 -As verbas atribuídas destinam-se a financiar as despesas do projeto aprovado, com observância dos termos, condições e orçamento previstos no contrato celebrado com o ICA.
2 -A gestão do apoio atribuído é da responsabilidade da entidade beneficiária.

Artigo 3.º

Despesas elegíveis e prazos

1 -A elegibilidade das despesas é determinada pela sua natureza, razoabilidade, relação com o projeto e enquadramento com a legislação aplicável.
2 -Consideram-se elegíveis as despesas efetivamente pagas, que direta e justificadamente contribuam para a execução do projeto, nomeadamente, as que constam nas rubricas do modelo do orçamento aprovado pelo ICA, sem prejuízo do estipulado nos anexos ao Regulamento Geral.
3 -São consideradas despesas elegíveis do projeto as que correspondam a despesas realizadas após a data de entrega da candidatura ao apoio atribuído.
4 -A título excecional, podem ser consideradas elegíveis as despesas realizadas nos 180 dias que antecedem a entrega da candidatura, desde que, de forma fundamentada e evidenciada, se possa relacionar a execução dessas despesas com o desenvolvimento do projeto, que constará no clausulado do contrato.
5 -São ainda consideradas despesas elegíveis, as despesas relacionadas com a aquisição de direitos de autor, direitos de distribuição e de exibição, às quais não se aplica qualquer prazo para a sua realização, desde que, comprovadamente, sejam imputáveis ao projeto apoiado.
6 -São consideradas despesas não elegíveis:
1. a)Depreciações e amortizações de equipamento cuja compra tenha sido financiada por fundos públicos (comunitários e/ou nacionais);
2. b)Regularização de passivo, exceto no que respeita a financiamentos bancários incorridos para o desenvolvimento do projeto apoiado pelo ICA;
3. c)Pagamento de juros de dívida, exceto no que respeita a financiamento bancário incorrido para financiamento do projeto apoiado pelo ICA;
4. d)Custos já integralmente cobertos por outros apoios públicos.
7 -Os encargos gerais de estrutura da entidade beneficiária são considerados como despesas elegíveis quando forem imputáveis ao projeto e apenas até ao limite máximo de 15 % do valor do apoio financeiro do ICA.
8 -Os encargos gerais da estrutura são os encargos necessários à prossecução da atividade do beneficiário e que são comuns a vários projetos.
9 -Podem ser enquadrados na categoria de encargos gerais de estrutura, nomeadamente os seguintes tipos de despesa:
1. a)Consumos de energia;
2. b)Água;
3. c)Comunicações;
4. d)Apoio informático;
5. e)Manutenção de equipamento;
6. f)Limpeza, segurança e vigilância;
7. g)Seguros associados à estrutura;
8. h)Combustíveis;
9. i)Documentação técnica;
10. j)Rendas das instalações;
11. k)Aquisição de serviços externos de contabilidade, jurídicos e outros;
12. l)Pessoal administrativo;
13. m)Depreciações de equipamento desde que suportadas pela fatura de aquisição do mesmo e o mapa fiscal de amortizações e na proporção da utilização do equipamento para a concretização do projeto;
14. n)Outras despesas administrativas e consumíveis.
10 -Para determinação do valor das despesas elegíveis comparticipáveis, é deduzido o IVA sempre que a entidade beneficiária seja sujeito passivo desse imposto e possa exercer o direito à respetiva dedução.
11 -Apenas podem ser financiadas despesas suportadas por faturas originais e recibos fiscalmente válidos, ou documentos de quitação equivalentes, emitidos em nome da entidade beneficiária, relativos ao período de execução do projeto.
12 -Para efeitos de limite de despesa contratada, a uma entidade diferente da beneficiária, considera-se como elegível o limite máximo correspondente a 40 % do apoio concedido aos apoios de produção cinematográfica e audiovisual, com exceção aos apoios da escrita e desenvolvimento.
13 -As eventuais alterações ao projeto apoiado são objeto de adenda contratual.

Artigo 4.º

Contabilidade específica

1 -As despesas efetuadas no âmbito do projeto financiado devem ser contabilizadas de acordo com as normas contabilísticas que lhe sejam aplicáveis, devendo a entidade beneficiária manter o processo atualizado e os originais dos documentos devidamente arquivados, de acordo com a organização da contabilidade a que a entidade se encontra obrigada.
2 -Os beneficiários ficam ainda obrigados a:
1. a)Elaborar a contabilidade específica do projeto obrigatoriamente sob a responsabilidade de um contabilista certificado e, nos casos de apoio igual ou superior a € 400 000,00 devem ser ainda certificadas por um revisor oficial de contas, conforme modelos aprovados pelo ICA, anexos ao presente Regulamento. No caso de beneficiários da Administração Pública, a despesa deverá ser certificada por declaração do responsável financeiro designado pela entidade;
2. b)Dispor de um centro de custo por projeto, que permita a individualização contabilística das despesas imputadas a cada um dos projetos, de acordo com as rubricas do orçamento aprovado, devendo ser organizados tantos centros de custos quantos os apoios atribuídos ao mesmo projeto;
3. c)No caso de custos comuns, identificar a chave de imputação ao centro de custos;
4. d)Organizar um centro de custo por edição ou ano letivo, no caso de apoios plurianuais;
5. e)Identificar e registar nos originais de todos os documentos relativos às despesas imputadas a cada um dos projetos, a informação correspondente à designação do apoio, número do contrato, nome do projeto, valor ou % imputado e o número de ordem/lançamento na contabilidade, preferencialmente através da aposição de um carimbo.
3 -No caso de o beneficiário não ser obrigado a dispor de contabilidade organizada, fica dispensado da apresentação dos elementos referidos nas alíneas b) e d) do número anterior.
4 -Quando um mesmo documento for imputável a diversos projetos, pode ser anexada ao original uma folha que discrimine as percentagens a suportar por cada projeto.
5 -O modelo do carimbo referido na alínea e) do n.º 2 é o seguinte:

Artigo 5.º

Justificação de despesas

Os beneficiários estão obrigados a:

a)Organizar e elaborar uma listagem justificativa dos documentos de despesa e pagamentos efetuados e imputados a cada um dos projetos apoiados, conforme o modelo justificativo de despesas aprovado pelo ICA (anexo i ao presente Regulamento);
b)Submeter, quando solicitado, cópias dos documentos comprovativos de despesa constantes da listagem, selecionados de forma aleatória, e que correspondem a um mínimo de 10 % das despesas imputadas, para verificação financeira, num prazo máximo de 10 dias úteis;
c)Preencher devidamente as listagens de despesas, de acordo com as notas que constam do próprio mapa;
d)Na apresentação de despesas relativas à distribuição internacional, são aceites as despesas imputadas a entidades parceiras, responsáveis pela distribuição internacional do filme nacional, devidamente comprovadas.

Artigo 6.º

Prestação de contas

1 -Para efeitos de prestação de contas intercalares, a entidade beneficiária remete ao ICA a listagem justificativa dos documentos de despesa imputada ao projeto e respetivo pagamento, conforme modelo aprovado pelo ICA (anexo I ao presente Regulamento) bem como uma declaração, sob compromisso de honra, que ateste o cumprimento das obrigações remuneratórias para com o pessoal criativo, artístico, técnico ou qualquer outro trabalhador envolvido na execução do projeto (anexo v ao presente Regulamento).
2 -Para efeitos de pagamento de prestações intercalares, pode o ICA autorizar nova prestação mediante a apresentação da listagem justificativa dos documentos de despesas e respetivo pagamento, demonstrando a execução de pagamentos de, pelo menos, 30 % do valor dos montantes já entregues pelo ICA.
3 -Na prestação de contas finais a entidade beneficiária deve ainda entregar:
1. a)Relatório de execução orçamental organizado de acordo com o orçamento aprovado, que reflita eventuais desvios encontrados relativamente ao orçamentado (anexo ii ao presente Regulamento);
2. b)Declaração do contabilista certificado e/ou revisor oficial de contas, consoante o valor do apoio, conforme os modelos sugeridos pelo ICA (anexo iii ao presente Regulamento). No caso de beneficiários da Administração Pública, a despesa deverá ser certificada por declaração do responsável financeiro designado pela entidade;
3. c)Montagem financeira final que evidencie as informações relativas às fontes de financiamento do projeto, com indicação e apresentação dos documentos de suporte ao financiamento, conforme modelo aprovado pelo ICA (anexo iv ao presente Regulamento);
4. d)Declaração, sob compromisso de honra, que ateste o cumprimento das obrigações remuneratórias com pessoal criativo, artístico, técnico e outro na execução do projeto (anexo v ao presente Regulamento).
4 -Os documentos referidos nas alíneas b) e d) deverão ser assinados digitalmente através de cartão de cidadão conforme recomendação do Governo de Portugal.
5 -O envio da documentação relativa à prestação de contas é feito por via eletrónica, assegurando que a mesma se encontra legível e identificada.
6 -A verificação do limite do apoio a atribuir pelo ICA recai sobre o custo total do projeto refletido na montagem financeira final, devendo o beneficiário apresentar na listagem justificativa todas as despesas relativas ao custo total do projeto, comprovadas por documentos contabilísticos e aceites para efeitos fiscais e elegíveis ao projeto.
7 -Excecionalmente, e sem prejuízo do número anterior, para verificação dos montantes não financiados pelo ICA, são considerados para efeitos do custo total dos projetos e podem ser incluídos na montagem financeira final, não sendo considerados despesas elegíveis:
1. a)Documentos de despesa, emitidos pela própria entidade beneficiária ou por outras empresas da mesma entidade beneficiária, quando evidenciada a contrapartida e que essa foi indispensável à concretização do projeto, por valores normais dentro do mercado;
2. b)Despesas incluídas no orçamento do projeto que foram suportadas por entidades terceiras, desde que validadas por contratos ou declarações dessas entidades que comprovem os valores incluídos, discriminando os serviços prestados;
3. c)Os donativos em espécie, desde que validadas por declarações da entidade concedente.
8 -Os montantes enquadrados no número anterior ficam limitados até ao máximo de 10 % do apoio atribuído no âmbito da produção cinematográfica e audiovisual.
9 -Em sede de apresentação de contas finais, e no que respeita a apoios à produção, o ICA procede à verificação do cumprimento do limite de apoios públicos, estabelecido nos artigos 8.º do Decreto-Lei n.º 25/2018, de 24 de abril e 5.º do Decreto-Lei n.º 74/2021, de 25 de agosto.
10 -Consideram-se, para efeitos do cálculo do limite de acumulação de apoios públicos, os apoios financeiros bem como não financeiros, nomeadamente logísticos, desde que quantificados, atribuídos por entidades públicas.
11 -Às despesas que forem feitas durante a execução do projeto em moeda estrangeira, para efeito de prestação de contas intercalares e de contas finais, é aplicada a taxa de câmbio à data de pagamento.
12 -Para além dos documentos acima mencionados, fica a entidade beneficiária com a obrigação de prestar todos os esclarecimentos referentes à execução do projeto e/ou envio de demais documentação, sempre que o ICA ou entidade externa indicada por este o solicitar.
13 -O custo suportado por coprodutores estrangeiros é contabilizado, para efeitos da definição do custo total do projeto, desde que validado por documento que certifique a contribuição do produtor estrangeiro para o projeto, preferencialmente o orçamento executado validado por entidade certificada do coprodutor estrangeiro.

Artigo 7.º

Obrigações do beneficiário para efeitos de pagamento

1 -As entidades beneficiárias deverão manter atualizado o cronograma financeiro durante o período de vigência do contrato, bastando para tal aceder na plataforma Hal ao cronograma financeiro em modo editar e alterar a data das ocorrências para as novas datas pretendidas.
2 -O beneficiário recebe email do ICA trinta dias antes da data prevista de pagamento de cada ocorrência, para confirmar a data prevista no cronograma financeiro, tendo de responder até cinco dias úteis após a sua receção.
3 -Caso o beneficiário confirme a data prevista de pagamento, tem de submeter a documentação associada à ocorrência, até quinze dias antes da data do pagamento.
1. 3.1 -No caso de os documentos não estarem em conformidade estes podem ser substituídos, até ao final da quinzena de análise dos documentos por parte do ICA.
2. 3.2 -Nestes casos, se se voltar a verificar incorreção dos documentos, a data de previsão de pagamento da ocorrência avança para a quinzena seguinte por forma a possibilitar nova substituição dos documentos.
3. 3.3 -Caso persista o erro à data de previsão de pagamento adiada, esta ocorrência passa para o estado de Aguarda Recalendarização.
4. 3.4 -No caso de o beneficiário ter ocorrências no estado Aguarda Recalendarização à data dos pagamentos indicados no n.º 3 do artigo 8.º deste Regulamento, o ICA reserva a possibilidade de não os efetuar até à regularização das situações pendentes.
4 -Caso o beneficiário não confirme a data prevista, deve realizar uma reprogramação do cronograma financeiro, aguardando a validação do ICA, e recebendo, oportunamente, novo email para a confirmação desta data.
5 -Caso o beneficiário não responda ao email enviado ICA, ou caso responda, mas não cumpra o procedimento previsto nos n.os 2 a 4, não há lugar a pagamento, devendo o procedimento ser reiniciado, com a inserção de nova proposta de reprogramação das prestações pendentes.
6 -Durante o prazo de análise, o ICA pode solicitar esclarecimentos, os quais devem ser enviados e validados para que o pagamento possa ser efetuado na data prevista.
7 -As regras estabelecidas nos números anteriores não se aplicam nos casos de prestações relativas à assinatura do contrato. Neste, caso o contrato seja assinado pelo ICA até ao sétimo dia da quinzena da data de previsão de pagamento, a ocorrência será paga nessa quinzena. Caso não se verifique a assinatura do contrato no período mencionado anteriormente, o pagamento da ocorrência passa para a quinzena seguinte.
8 -Sempre que o dia de confirmação ou submissão coincidir com um fim de semana ou feriado, o mesmo é adiado para o dia útil seguinte.

Artigo 8.º

Pagamentos

1 -Os pagamentos são realizados após a confirmação, submissão e validação da documentação solicitada nos termos do artigo anterior.
2 -Os pagamentos são efetuados para o IBAN que consta no contrato, no termo de aceitação ou na aplicação informática.
3 -Os pagamentos são efetuados duas vezes por mês:
1. a)No dia 15, último dia útil anterior da primeira quinzena;
2. b)No último dia útil anterior ao final do mês.

Artigo 9.º

Realização de auditorias

O ICA reserva-se o direito à realização de auditorias financeiras e contabilísticas ficando as entidades obrigadas a disponibilizar todos os elementos relacionados com o apoio concedido.

Artigo 10.º

Documentação do apoio financeiro

As entidades devem manter organizada e disponível toda a documentação relacionada com o apoio financeiro, guardando-a durante o período legalmente estabelecido.

Artigo 11.º

Revogação

É revogado o Regulamento n.º 233/2020, de 13 de março.

ANEXO I