O presente regulamento será revisto periodicamente e sempre que se revele pertinente para o correto e eficiente funcionamento do AMMTS.
ANEXO I
Guia de entrega de documentos
(ver documento original)
ANEXO II
Auto de Eliminação
(ver documento original)
ANEXO III
Ficha de Leitura
(ver documento original)
ANEXO IV
Regulamento da sala de leitura
A correta conservação e preservação dos documentos de Arquivo implicam, por parte de todos aqueles que os manuseiam, cuidados muito específicos. Por isso, solicitamos que colabore connosco e cumpra os seguintes procedimentos:
Funcionamento da Sala de Leitura:
- 1 -Horário: Dias úteis, das 9h30 às 12h30 e das 14h às 17h. Para consulta de documentação das 10h às 12h e das 14h30 às 16h30. Os pedidos de requisição dos documentos só são atendidos até às 12h00 e 16h30 respetivamente.
- 2 -O acesso à Sala de Leitura é livre a qualquer interessado que não perturbe o seu correto funcionamento.
- 3 -É facultada por este serviço, para preenchimento obrigatório, a Ficha de Consulta de Documentos.
- 4 -Apenas é possível a consulta de três documentos em simultâneo.
- 5 -A documentação pode ser consultada em suporte papel ou suporte digital.
- 6 -Caso a documentação se encontre em fraco estado de conservação, a sua consulta poderá ser limitada ou mesmo negada.
Regras da Sala de Leitura:
- 1 -É obrigatório o uso de luvas para consulta e manuseio de todas as espécies documentais;
- 2 -Não colocar qualquer objeto sobre o documento;
- 3 -Não dobrar as páginas, nem marcar ou vincar o documento de qualquer forma;
- 4 -Não endireitar as páginas dobradas e vincadas ou com os cantos vincados;
- 5 -Não se apoiar sobre os documentos nem escrever diretamente neles ou sobre eles;
- 6 -Não abrir os documentos pelas últimas páginas ou colocá-los na mesa de leitura abertos sobre a base;
- 7 -Utilizar apenas lápis na Sala de Leitura;
- 8 -Não separar duas ou mais páginas que se encontrem coladas, nem humedecer os dedos para virar as páginas;
- 9 -Não introduzir na Sala de leitura objetos que ponham em risco os documentos, tais como alimentos, líquidos, cola, tinta em franco, fita adesiva, canetas de tinta permanente, tesouras, autocolantes, objetos cortantes, etc.
Reprodução de Documentos:
- 1 -A reprodução de documentação só poderá ser efetuada se o seu estado de conservação o permitir.
- 2 -A reprodução dos documentos será sempre por digitalização do original.
- 3 -Os valores cobrados para o serviço de reprodução de documentos estão estipulados na tabela de preços em vigor aprovada pela Autarquia.
Qualquer dúvida que tenha sobre o manuseamento técnico dos documentos poderá ser esclarecida junto dos nossos funcionários.
Obrigada pela sua colaboração.
ANEXO V
Normas de Empréstimo de Documentos para Exposição
O empréstimo de documentos para exposições é uma forma de contribuir para uma maior difusão dos fundos arquivísticos. É sabido, porém, que se trata de uma situação suscetível de causar perdas ou deteriorações irreparáveis nos documentos emprestados. Essa a principal razão por que, obviando a esses eventuais riscos, se justifica impor as normas que se seguem:
- 1 -A entidade organizadora da exposição deverá solicitar com antecedência (no mínimo um mês antes da data prevista para a saída), o empréstimo dos documentos que pretende, dirigindo para tal o pedido ao Vereador responsável.
- 2 -Os documentos requeridos só deverão ser emprestados mediante autorização concedida por despacho do Vereador responsável, com informação prévia do serviço do AMMTS que ficará apensa ao requerimento.
- 3 -No caso de não ser aconselhável a saída dos originais, por razões de ordem material ou técnica, poderá entregar-se reproduções custeadas pela entidade organizadora da exposição.
- 4 -Todos os documentos emprestados serão protegidos por uma apólice de seguro durante o período de tempo em que estiverem fora do AMMTS. O Município de Matosinhos fixará o valor de cada peça, objeto de empréstimo, que constará do despacho de autorização. A entidade organizadora da exposição efetuará o contrato de seguro com uma Seguradora da sua escolha pelo valor previamente estabelecido e só poderá levantar as peças mediante a entrega da apólice de seguro ou documento comprovativo de que a mesma foi emitida.
- 5 -Os documentos só poderão ser entregues pelo AMMTS a pessoal devidamente credenciado e mediante a assinatura de um Auto de Entrega. Deste auto deverá constar a identificação pormenorizada mediante a assinatura da Ficha de Empréstimo, fornecida pela autarquia de Matosinhos e onde consta a identificação pormenorizada das peças, inclusivamente a sua descrição física e fotografias.
- 6 -Os encargos com o acondicionamento e transporte ficarão a cargo do organizador da exposição. O acondicionamento deverá ser efetuado sob a orientação do serviço do AMMTS, de forma a acautelar-se eventuais prejuízos provocados pelo transporte.
- 7 -Se for necessário, por razões de conservação, realizar algum restauro nos documentos a emprestar, este far-se-á por uma entidade credenciada, após aprovação do municio de Matosinhos, ficando as respetivas despesas a cargo da entidade organizadora da exposição.
- 8 -Ficarão a cargo da entidade organizadora da exposição os trâmites de autorização de saída temporária, bem como os trâmites alfandegários
- 9 -A entidade organizadora da exposição deverá garantir a segurança e a conservação dos documentos expostos, mediante vigilância permanente, adequados sistemas de segurança (deteção e extinção de incêndios, controlo ambiental de humidade, luz), correta instalação das peças em vitrinas fechadas, mas com a possibilidade de renovação de ar, sendo proibido na montagem das mesmas a utilização de qualquer elemento perfurador, colas, adesivos e outros materiais que possam danificar os documentos.
- 10 -Não é permitida a reprodução dos documentos emprestados sem autorização prévia do Município de Matosinhos, podendo esta ação incorrer em crime de usurpação, conforme o disposto no artigo 195.º n.º 2 alínea c) do Código de Autor e Direitos Conexos, para além de ser passível de ação cível por violação dos direitos previstos naquele código, podendo essa ação ser exercida em conjunto com a ação criminal, nos termos do artigo 203.º
- 11 -O catálogo da exposição deverá identificar a entidade detentora dos documentos, à qual serão enviados obrigatoriamente dois exemplares do catálogo, destinados ao AMMTS.
- 12 -Concluída a exposição e findo o prazo fixado no despacho que autorizou o empréstimo, os documentos serão devolvidos ao AMMTS. No ato da receção dos documentos e antes da assinatura do respetivo auto, o AMMTS deverá proceder à conferência do estado de conservação e integridade dos mesmos, a fim de detetar qualquer possível deterioração ou extravio. Caso se verifique alguma anomalia, incluir-se-á no auto de devolução uma nota sobre a mesma e dar-se-á dela conta ao Vereador responsável para os efeitos tidos por convenientes.
- 13 -O AMMTS exigirá à entidade organizadora da exposição a assinatura de um documento, através do qual esta deverá declarar ter conhecimento das normas de empréstimo e comprometer-se a cumpri-las. Este documento, depois de assinado, deverá ficar em poder do AMMTS antes da entrega dos documentos.
- 14 -As dúvidas ou os casos não especialmente previstos neste documento serão resolvidos pelo Vereador da área respetiva a quem tenham sido delegados os respetivos poderes.
ANEXO VI
Requisição Interna de Documentos
(ver documento original)
312281847