O presente regulamento e formulários anexos entram em vigor 15 dias úteis após a sua publicação, nos termos legais.
Integram o presente regulamento:
Anexo I - Auto de Entrega;
Anexo II - Guia de Remessa;
Anexo III - Auto de Eliminação;
Anexo IV - Requisição Interna de Documentos;
Anexo V - Requisição de Consulta;
Anexo VI - Normas.
30 de junho de 2017. - O Presidente da Câmara, António Jorge Fidalgo Martins.
ANEXO I
Auto de Entrega
(ver documento original)
ANEXO II
Guia de Remessa
(ver documento original)
ANEXO III
Auto de Eliminação
(ver documento original)
ANEXO IV
Requisição Interna de Documentação
(ver documento original)
ANEXO V
Requisição de Consulta
(ver documento original)
ANEXO VI
Normas de empréstimo de documentos para exposições
O empréstimo de documentos para exposições é uma forma de contribuir para a difusão dos fundos arquivísticos.
A requisição de documentos ao AMV para exposições pode originar situações de percas ou deteriorações irreparáveis. Por este motivo, deverão tomar-se medidas adequadas para eliminar ou minimizar esses riscos.
Com este objetivo elaboraram-se as seguintes normas de empréstimo de documentos para exposições:
- 1 -Pedido de empréstimo - A entidade organizadora da exposição deverá solicitar, por escrito, com suficiente antecedência (no mínimo um mês antes da data prevista para a saída) o empréstimo dos documentos que deseja expor, dirigindo-se para tal ao Senhor Presidente da Câmara Municipal de Vimioso.
- 2 -Concessões de autorização - Os documentos só podem sair do AMV mediante autorização concedida por Despacho do Senhor Presidente da Câmara Municipal de Vimioso ou em quem ele delegar. O AMV, por seu lado, só entregará os documentos, se tiver em seu poder a notificação do referido Despacho.
- 3 -Informação ao Arquivo Municipal - O Presidente da Câmara Municipal fundamentará a sua decisão de autorizar a saída dos documentos.
Ponderado o estado de conservação dos documentos ou as circunstâncias da exposição poderá não ser concedida a autorização, contudo será proposto o envio de reproduções, custeadas pela entidade organizadora da exposição.
- 4 -Seguro - Todos os documentos que saíram da AMV, deverão estar protegidos por uma apólice de seguro, durante o período de tempo que estiverem fora do arquivo.
O Presidente da Câmara fixará o valor de cada peça, objeto de empréstimo. Esta avaliação será incluída no Despacho de Autorização.
Para efetivar a saída dos documentos do AMV, a entidade organizadora fará prova do contrato de seguro, mediante a entrega da apólice do seguro ou documento comprovativo.
- 5 -Autos de entrega - Os documentos serão retirados do AMV por pessoal devidamente credenciado, mediante a assinatura de um auto de entrega. Quando aplicável, indicar-se-á no auto o estado de conservação dos documentos ou outra informação que se considere relevante.
- 6 -Duração das exposições - O empréstimo de documentos para exposições não terá duração superior a seis meses, não contando para o efeito o período de montagem e o prazo de devolução.
- 7 -Embalagem e transporte - Os encargos com a embalagem e o transporte ficarão a cargo da entidade organizadora da exposição. A embalagem e o transporte devem ser realizados por uma equipa especializada. Pode considerar-se que o organizador da exposição realize a embalagem com o apoio dos funcionários do AMV, sendo condição que os documentos sejam devidamente protegidos e envolvidos, a fim de evitar a deterioração dos documentos por qualquer acidente. Em determinados casos, atendendo ao valor ou estado de conservação dos documentos, poderão exigir-se embalagens especiais e empresas qualificadas para o transporte.
- 8 -Reprodução de segurança - Todo o documento cujo empréstimo tenha sido autorizado deverá ser reproduzido em suporte digital ou fotografia pelo AMV antes da sua saída. Os encargos desta reprodução ficarão sempre a cargo da entidade organizadora da exposição.
- 9 -Restauro - Quando se justifique, por razões de conservação, realizar algum tipo de restauro nos documentos a emprestar, os custos associados ficam a cargo da entidade organizadora da exposição, devendo esta ser notificada antecipadamente.
- 10 -Autorização de empréstimo para o estrangeiro - São da responsabilidade da entidade organizadora da exposição os trâmites de autorização de saída de curta e média duração, bem como os trâmites alfandegários e respetivos custos.
- 11 -Medidas de conservação ambiental - A entidade organizadora da exposição deverá garantir em termo próprio, a segurança e a conservação dos documentos expostos, mediante uma vigilância permanente, adequados sistemas de segurança (deteção e extinção de incêndios; controlo ambiental: humidade relativa entre 50 e 60 %, temperatura entre 16 Cº a 21 Cº e iluminação artificial indireta próxima dos 50 lux).
A entidade organizadora da exposição deve garantir a correta instalação dos documentos em expositores adequados, com possibilidade de renovação de ar, não utilizando qualquer elemento perfurador, aderente, etc., que possa danificá-los.
- 12 -Reprodução dos documentos - Não é permitida a reprodução dos documentos emprestados sem autorização expressa do Município de Vimioso.
- 13 -Divulgação da entidade detentora - O material associado à divulgação da exposição (catálogo, revistas, desdobráveis, site, etc.) da exposição, deverá identificar a entidade detentora dos documentos. Deverão ser enviados ao Município de Vimioso pelo menos dois exemplares do catálogo, destinados à Biblioteca Municipal e ao Arquivo Municipal.
- 14 -Devolução - Concluída a exposição, os documentos serão devolvidos ao AMV, findo o prazo fixado no despacho que autorizou o empréstimo. Ao receber os documentos, e antes de assinar o auto de devolução correspondente, o Arquivo Municipal procederá a uma revisão do estado de conservação dos mesmos. Verificando-se alguma anomalia, incluir-se-á no auto de devolução uma nota sobre a mesma e dar-se-á conta desta ao Presidente da Câmara, para o caso de se exigirem responsabilidades à entidade organizadora da exposição.
- 15 -Assinatura das condições de empréstimo - O AMV exigirá à entidade organizadora da exposição a assinatura de um documento, que confirme o conhecimento das normas de empréstimo e declare o compromisso de as cumprir. Este documento será feito, aquando da saída dos documentos, em duplicado, sendo um remetido à entidade organizadora da exposição e outro permanecerá no AVM.
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