A Área Administrativa e Financeira desenvolve actividades nos domínios administrativo, financeiro e patrimonial. É responsável pelos orçamentos e pela prestação de contas do ITQB perante os organismos externos, assim como pela organização financeira interna do Instituto, prestando apoio aos diversos serviços, nas áreas contabilística, fiscal, procedimental, de aprovisionamento e implementa as directivas emanadas da Direcção e pelo Conselho de Gestão. Tem igualmente a seu cargo a organização, gestão e controlo do património do Instituto.
A Área Administrativa e Financeira tem, nomeadamente, e as seguintes funções:
- 1 -Orçamento e conta.
- a)Coligir os elementos necessários à elaboração do orçamento e respectivas revisões e alterações;
- b)Organizar a conta anual de gerência e proceder à elaboração do respectivo relatório de contas;
- c)Efectuar as reafectações mensais dos custos internos;
- d)Coordenar e controlar toda a gestão financeira e controlo orçamental, designadamente através da cabimentação da despesa e aplicação da receita;
- e)Organizar os processos inerentes à execução do orçamento bem como das respectivas prestações de contas e requisição de fundos.
- 2 -Contabilidade.
- a)Determinar os custos de cada serviço, e estabelecer e manter a estatística financeira necessária ao apoio à decisão do Conselho de Gestão;
- b)Registar os movimentos contabilísticos da receita e da despesa;
- c)Assegurar a gestão financeira dos projectos de investigação em curso, nomeadamente através do controlo do recebimento das respectivas verbas, da execução da despesa e da prestação de contas às entidades financiadoras;
- d)Promover a arrecadação de receitas, nomeadamente do controlo e gestão dos preços a praticar nas prestações de serviços, elaboração da respectiva facturação, bem como a gestão de terceiros no que se refere a dívidas a curto e médio prazo;
- e)Contabilizar e organizar os processos de despesa através da elaboração das respectivas ordens de pagamento à Tesouraria;
- f)Gerir todos os processos fiscais, nomeadamente no apuramento trimestral do IVA e informação a prestar ao Instituto Nacional de Estatística nas aquisições intracomunitárias;
- g)Manter devidamente organizado o arquivo e toda a documentação administrativa e financeira destes serviços.
- 3 -Tesouraria.
- a)Arrecadar e escriturar toda a receita;
- b)Efectuar os pagamentos depois de devidamente autorizados;
- c)Manter rigorosamente actualizada a sua escrita, de forma a permitir a verificação em qualquer momento dos fundos em cofre e em depósito, através da escrituração da folha de cofre;
- d)Controlar os débitos e créditos nas contas bancárias;
- e)Efectuar a identificação dos dados para a reconciliação bancária;
- f)Efectuar a gestão administrativa do fundo de caixa;
- g)Organizar mensalmente o balancete referente ao mês anterior.
- 4 -Economato.
- a)Proceder à correcta instrução dos processos de aquisição de bens e serviços, incluindo a abertura de procedimentos concursais;
- b)Organizar e manter actualizados os processos dos fornecedores, nomeadamente no que concerne aos contactos e preçários;
- c)Proceder à armazenagem e conservação dos bens de consumo e assegurar a sua distribuição pelos diferentes utilizadores;
- d)Organizar as estruturas de armazenagem, assegurar o seu bom funcionamento e garantir os abastecimentos e apoio técnico solicitados.
- e)Supervisionar os serviços executados por empresa prestadora de serviços de limpeza, assegurando o fornecimento dos produtos estabelecidos no contrato de prestação de serviços;
- f)Assegurar os serviços externos determinados pela Direcção do ITQB, incluindo o correio entre os vários edifícios utilizados pelo Instituto.
- 5 -Património.
- a)Organizar e coordenar todas as operações destinadas a manter actualizado o inventário dos bens móveis e imóveis da instituição;
- b)Inserir e controlar as fichas de inventário com respectivas taxas de amortização em vigor.