Art.º 12 · Regulamento n.º 556/2024 — Produção, Circulação e Arquivo de Documentos

1 -Os documentos devem ser, preferencialmente, produzidos e tramitados em formato digital, devendo ser digitalizados sempre que sejam produzidos ou recebidos noutro formato e quando tal seja possível, preservando-se em todo o caso o formato original.
2 -Sempre que a lei não disponha de forma diferente ou não haja inconveniente para o funcionamento do serviço, os atos previstos na presente NCI são praticados de forma digital. A comunicação com entidades públicas externas ao Município deve ser feita, sempre que possível, de forma digital, ao abrigo da legislação em vigor.
3 -Com vista à total desmaterialização dos processos e garantindo o cumprimento da gestão integrada de documentos, deve ser adotado o Sistema de Gestão Documental (SGD) em uso no Município, devendo garantir-se:
1. a)No registo de documentos externos ou internos é assegurado o preenchimento dos campos obrigatórios de forma correta e identificado o assunto;
2. b)O processo administrativo é organizado por ordem cronológica, devendo todos os documentos estar agregados, evidenciando integralmente o processo físico;
3. c)A segurança na circulação e visualização de documentos de modo a garantir a integridade da informação;
4. d)Todas as informações e despachos sejam inseridos no SGD, garantindo a atualização da informação e facilitando a identificação imediata da fase em que o processo se encontra, bem como do seu gestor.
4 -A correspondência recebida deverá ser registada no SGD e deverá, igualmente, ser colocado no documento em papel o correspondente número interno do processo geral, bem como a data de entrada.
5 -Todos os documentos administrativos e de suporte devem manter-se em arquivo e ser conservados em bom estado, atendendo aos prazos e regras definidas no quadro legal aplicável pela Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, na sua redação atual.
6 -A conservação da documentação, seja esta em papel ou suporte digital, deverá seguir a política de conservação estabelecida pelo Município, por forma a garantir regras específicas em termos procedimentais e de periodicidade, ao nível do arquivo principal, secundário e destruição.
7 -Os documentos administrativos e de suporte devem ser arquivados pelos serviços funcionalmente responsáveis, de forma sequencial, constituindo evidência dos registos que sobre eles foram efetuados.

Artigo 12.º — Produção, Circulação e Arquivo de Documentos

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