A Unidade Administrativa e Financeira é constituída por vários Núcleos de competências com as seguintes atribuições:
- 1 -Núcleo de Finanças:
- 1.1 -Contabilidade:
- a)Organizar os documentos de prestação de contas e fornecer os elementos necessários à elaboração do respetivo relatório de gestão;
- b)Processar todos os documentos das despesas superiormente autorizadas e das receitas legalmente devidas;
- c)Assegurar um arquivo organizado e atualizado de toda a documentação inerente ao serviço, depois de devidamente conferida;
- d)Proceder à descarga das guias de receita pagas e que se encontram debitadas ao tesoureiro;
- e)Proceder à escrituração do IVA e elaboração de declarações periódicas;
- f)Manter organizadas e atualizadas as contas correntes com empreiteiros, fornecedores e outras entidades;
- g)Conferir e promover a regularização dos fundos de maneio nos prazos legais;
- h)Elaborar ofícios, informações, estatísticas e mapas relacionados com o serviço;
- i)Emitir certidões das importâncias entregues pela CIM do Ave a outras entidades, se requeridas;
- j)Assegurar a preparação dos documentos previsionais e respetivas revisões e alterações, coligindo todos os elementos necessários;
- k)Controlar e articular a atividade financeira, designadamente através de cabimento de verbas, determinação de fundos disponíveis e controlo das dotações orçamentais;
- l)Promover e coordenar a elaboração do Orçamento, respetivas revisões e alterações e apresentar as correspondentes propostas;
- m)Coordenar a execução financeira das Grandes Opções do Plano e a execução do Orçamento de acordo com as opções aprovadas;
- n)Promover a elaboração e submeter à aprovação a norma de controlo interno, bem como eventuais alterações da mesma;
- o)Remeter ao Tribunal de Contas, nos termos da lei, as contas da CIM do Ave, bem como os documentos que careçam da respetiva apreciação;
- p)Autorizar o pagamento das despesas realizadas nas condições legais;
- q)Submeter as Grandes Opções do Plano e os documentos de prestação de contas a submeter à aprovação da Assembleia Intermunicipal;
- r)Preparar os contratos de financiamento, nos termos da lei;
- s)Promover a elaboração e submeter à aprovação o inventário de todos os bens móveis e a respetiva avaliação;
- t)Promover a arrecadação das receitas e efetuar o pagamento de despesas;
- u)Organizar os processos para obtenção de crédito e garantias junto de instituições financeiras;
- v)Executar as tarefas que, no âmbito das suas atribuições, lhes sejam superiormente solicitadas.
- 1.2 -Património:
- a)Administrar o património imobiliário da CIM do Ave;
- b)Organizar e manter atualizado o inventário e cadastro de bens móveis e imóveis pertença da CIM do Ave;
- c)Promover a elaboração e submeter à aprovação o inventário de todos os bens imóveis, direitos e obrigações patrimoniais e respetiva avaliação;
- d)Elaborar propostas de posturas e regulamentos internos e respetivas alterações;
- e)Proceder ao registo de todos os bens e equipamentos existentes na CIM do Ave ou cedidos a outras entidades;
- f)Organizar, em relação a cada prédio que faça parte do cadastro dos bens imóveis, um processo de documentação que a ele respeite, incluindo plantas, cópias de escrituras ou atos de sentença de expropriação e demais documentos relativos aos atos e operações de natureza administrativa ou jurídica, à descrição, identificação e utilização dos prédios;
- g)Organizar, controlar, manter atualizados e processar os seguros relativos a todo o imobilizado e recheio, bem como responsabilizar-se por outros seguros que não estejam especificamente cometidos a outras unidades orgânicas;
- h)Executar as tarefas que, no âmbito das suas atribuições, lhes sejam superiormente solicitadas.
- 1.3 -Aprovisionamento:
- a)Proceder ao estudo de mercado relativamente às compras a efetuar;
- b)Proceder ao controlo de compras, nomeadamente quanto à vigilância dos prazos e condições contratuais;
- c)Proceder às aquisições necessárias, respeitando o disposto na legislação em vigor;
- d)Organizar o processo de aquisição de materiais;
- e)Promover a uniformização e normalização dos bens de consumo;
- f)Promover uma base de dados com potenciais consultas e convidados com vista aos procedimentos por contratação pública;
- g)Emitir pareceres técnicos de adjudicação de aquisições necessárias, após a realização de consultas/convites;
- h)Cooperar na elaboração de estudos de caráter económico e financeiro;
- i)Executar as ações necessárias à administração corrente do património da CIM do Ave e à sua conservação;
- j)Facultar aos serviços municipais toda a informação constante da base de dados da CIM do Ave no tocante a potenciais fornecedores e empreiteiros;
- k)Executar as tarefas que, no âmbito das suas atribuições, lhes sejam superiormente solicitadas.
- 1.4 -Tesouraria:
- a)Arrecadar todas as receitas virtuais e eventuais;
- b)Liquidar juros de mora;
- c)Efetuar o pagamento de todos os documentos de despesa, depois de devidamente autorizados;
- d)Promover e registar as entradas e saídas de fundos por operações de tesouraria;
- e)Registar o diário de tesouraria, o resumo diário de tesouraria e a conta corrente de documentos;
- f)Transferir diariamente para o superior hierárquico todos os documentos de receita e despesa, anulações, guias de débito, guias de reposição e outras, escrituradas no respetivo diário de tesouraria;
- g)Executar as tarefas que, no âmbito das suas atribuições, lhes sejam superiormente solicitadas.
- 2 -Núcleo de Administração
- 2.1 -Área Serviços Administrativos:
- a)À área administrativa ficam cometidas as áreas funcionais do expediente;
- b)Executar as tarefas inerentes à receção, classificação, registo, distribuição e expedição da correspondência e outros documentos dentro dos prazos respetivos;
- c)Promover a divulgação pelos serviços das normas internas e demais diretivas de caráter genérico;
- d)Superintender e assegurar o serviço de telefone, portaria e funcionamento e limpeza de instalações;
- e)Apoiar os órgãos da CIM do Ave;
- f)Assegurar a divulgação, pelos respetivos serviços, de todos os diplomas legais publicados no Diário da República ou de quaisquer outros documentos com interesse para a CIM do Ave;
- g)Executar, em geral, todas as tarefas administrativas não específicas de outros serviços;
- h)No âmbito do arquivo compete-lhe, entre outras, as seguintes tarefas:
- i)Organização do arquivo geral da CIM do Ave, compreendendo, para além da sua classificação e racional arrumação, a elaboração dos ficheiros da documentação entrada e saída permanentemente atualizados;
- ii)Arquivar, depois de classificados, todos os documentos e processos que hajam sido objeto de decisão final;
- iii)Organizar o ficheiro das deliberações dos órgãos da CIM do Ave;
- iv)Registar e arquivar avisos, editais, anúncios, posturas, regulamento se ordens de serviço;
- v)Arquivar, depois de catalogados, todos os processos, livros e documentos que lhe sejam remetidos pelos diversos serviços da CIM do Ave;
- vi)Propor, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a inutilização de documentos;
- vii)Manter em boa conservação o arquivo da CIM do Ave;
- i)Executar as tarefas inerentes à receção e distribuição dos requerimentos, correspondência e outros documentos, dentro dos prazos legais;
- j)Remeter às diversas entidades oficiais os elementos que por determinação legal lhes tenham de ser enviados;
- k)Minutar e datilografar o expediente dos serviços administrativos e jurídicos;
- l)Colaborar na elaboração de propostas de instruções, ordens de serviço, despachos, posturas e regulamentos necessários ao exercício das atividades dos serviços administrativos e jurídicos;
- m)Estabelecer medidas de normalização da documentação;
- n)Emitir certidões ou fotocópias autenticadas aos interessados que as requeiram, relativas a processos ou documentos constantes de processos arquivados, após despacho ou de deliberação nos termos da lei;
- o)Escriturar e manter atualizados e em boa ordem os livros do serviço;
- p)Organizar e executar os serviços administrativos de caráter geral, não específicos de outros serviços que não disponham de apoio administrativo próprio;
- q)Atender o público e encaminhá-lo para os serviços adequados, quando for caso disso;
- r)Superintender e assegurar o serviço de reprografia;
- s)Executar as tarefas que, no âmbito das suas atribuições, lhes sejam superiormente solicitadas.
- 2.2 -Comunicação
- a)Organizar, promover e acompanhar as cerimónias, conferências de imprensa e outras atividades da CIM do Ave;
- b)Assegurar a organização e realização de seminários, cerimónias, eventos e stands de promoção da CIM do Ave;
- c)Elaborar e editar informação, destinada à divulgação pública das atividades da CIM do Ave nos órgãos de comunicação social nacionais, regionais e locais;
- d)Estabelecer as comunicações definidas como necessárias com os órgãos de comunicação social, para a melhor divulgação das atividades da CIM do Ave, bem como para a inserção de anúncios publicitários e anúncios públicos da CIM do Ave nos mesmos;
- e)Assegurar a criação e produção de material publicitário, que se destine à promoção e divulgação das atividades da CIM do Ave, nas suas várias vertentes;
- f)Proceder à análise da imprensa nacional, regional e local, retirando informação considerada relevante para a atividade da CIM do Ave, para fins de consulta por parte dos serviços e para arquivo interno;
- g)Organizar documentação escrita e audiovisual de interesse para a CIM do Ave, para fins de arquivo interno;
- h)Editar o boletim informativo da CIM do Ave, procedendo à recolha de toda a informação a incluir no mesmo e elaborando notícias e reportagens para o mesmo efeito, sobre assuntos de interesse para a CIM do Ave e para os Municípios associados da CIM do Ave;
- i)Organizar a impressão e distribuição do boletim informativo da CIM do Ave;
- j)Colaborar, quando necessário, em outros trabalhos levados a cabo pela CIM do Ave, dentro do âmbito de atuação superiormente definido;
- k)Colaborar, quando necessário, em trabalhos levados a cabo pelos Municípios associados da CIM do Ave;
- l)Executar as tarefas que, no âmbito das suas atribuições, lhes sejam superiormente solicitadas.
- 2.3 -Área de Recursos Humanos
- a)Processar os vencimentos e outros abonos de pessoal e enviá-los à Contabilidade para que procedam aos respetivos pagamentos;
- b)Promover a verificação de faltas ou licenças por doença;
- c)Elaborar, no início de cada ano, o mapa de férias do pessoal, de acordo com os planos de férias fornecidos pelos vários serviços;
- d)Executar outros trabalhos, mapas, estatísticas ou informações sobre os próprios serviços;
- e)Propor novos métodos de trabalho e de procedimento com vista à melhoria dos resultados obtidos;
- f)Executar as ações administrativas referentes ao recrutamento, provimento, transferência, promoção e cessação de funções do pessoal;
- g)Instruir todos os processos referentes a prestações sociais dos funcionários, nomeadamente os relativos a abono de família;
- h)Organizar e manter atualizado o cadastro do pessoal;
- i)Assegurar o registo e controlo de assiduidade;
- j)Assegurar o expediente relativo à avaliação e classificação de serviço dos funcionários;
- k)Zelar pela aplicação da legislação sobre pessoal;
- l)Elaborar as listas de antiguidade;
- m)Assegurar o acolhimento e atendimento do pessoal;
- n)Assegurar o expediente dos concursos e efetuar contratos de pessoal, de acordo com a legislação em vigor;
- o)Elaborar as estatísticas necessárias à gestão de recursos humanos;
- p)Assegurar a elaboração e difusão da informação ao pessoal;
- q)Elaborar o processo relativo às obrigações fiscais a que estão sujeitos os funcionários;
- r)Assegurar o expediente relativo à organização e modificação do quadro de pessoal;
- s)Fornecer os elementos necessários à previsão orçamental e sua revisão na área dos recursos humanos;
- t)Executar as tarefas que, no âmbito das suas atribuições, lhes sejam superiormente solicitadas.
- 2.4 -Formação Profissional
- a)Assegurar o expediente relativo à formação profissional:
- b)Efetuar o diagnóstico de necessidades em matéria de formação e aperfeiçoamento profissional;
- c)Promover candidaturas da CIM do Ave a programas e projetos comparticipados, no âmbito da formação profissional interna e externa;
- d)Gerir programas de estágios profissionais curriculares e programas ocupacionais;
- e)Elaborar o plano de formação anual de acordo com o diagnóstico, fazendo os ajustamentos necessários;
- f)Avaliar os resultados da formação através dos relatórios apresentados após a formação e reavaliar mais tarde;
- g)Comunicar os resultados da avaliação das ações de formação aos respetivos dirigentes, de forma a avaliar a importância das ações permitindo a reorganização do plano quando necessário;
- h)Fazer o cálculo dos custos de formação;
- i)Promover formação "on job";
- j)Executar as tarefas que, no âmbito das suas atribuições, lhes sejam superiormente solicitadas.
- 2.5 -Higiene e Segurança
- a)Organizar e manter atualizado o sistema de sinalização e de segurança interna do edifício da onde a CIM do Ave tem sede;
- b)Organizar e manter atualizados os processos administrativos de seguros multirriscos e de acidentes de trabalho, bem como colaborar no desenvolvimento de processos administrativos decorrentes de acidentes de trabalho;
- c)Promover ações de sensibilização no âmbito da medicina do trabalho;
- d)Coordenar as ações das áreas de medicina no trabalho e ação social interna;
- e)Promover a realização de estudos que melhorem o funcionamento dos serviços ao mesmo tempo que melhorem a qualidade de vida dos trabalhadores dentro da CIM do Ave;
- f)Assegurar a execução de exames periódicos aos trabalhadores da CIM do Ave, de acordo com a legislação em vigor;
- g)Elaborar todos os processos de acidentes em serviço;
- h)Promover ações de prevenção e sensibilização;
- i)Recolher e tratar dados para fins estatísticos e de gestão, designadamente quanto às comparticipações na doença e acidentes de trabalho;
- j)Elaborar programas de prevenção de riscos profissionais;
- k)Identificar e avaliar os riscos para a segurança e saúde nos locais de trabalho;
- l)Dar informação técnica, na fase de projeto e execução, sobre as medidas de prevenção relativas às instalações, locais, equipamentos e processos;
- m)Executar as tarefas que, no âmbito das suas atribuições, lhes sejam superiormente solicitadas.
- 3 -Núcleo de Informática
- a)Propor a aquisição e assegurar a instalação, operação, segurança e manutenção dos equipamentos informáticos;
- b)Promover, organizar e implementar os sistemas informáticos nos diversos serviços da CIM do Ave em conformidade com as necessidades de cada um deles;
- c)Proceder a estudos de análise de sistemas com vista à redefinição de processos e reformulação de equipamentos face à evolução destes e das aplicações;
- d)Assegurar a organização e atualização permanente e sistemática do arquivo dos programas e ficheiros, com cópias de segurança;
- e)Promover a aquisição, instalação, gestão, operação e segurança dos suportes lógicos;
- f)Dar apoio à formação interna dos utilizadores dos equipamentos e programas informáticos;
- g)Identificar as anomalias dos sistemas informáticos e desencadear as ações de normalização requeridas;
- h)Elaborar documentação de apoio aos utilizadores;
- i)Colaborar com os fornecedores de material informático na instalação e manutenção de equipamentos e produtos;
- j)Dar parecer sobre todos os processos de aquisição de material informático;
- k)Caraterização das necessidades dos serviços, com a colaboração de todas as áreas de trabalho, no que se refere a informatização;
- l)Fomentar a inovação e a utilização das novas tecnologias da informação;
- m)Promover e realizar estudos e diagnósticos da situação atual na região, identificando tendências de desenvolvimento económico-social assentes nas dinâmicas da inovação e modernização tecnológica;
- n)Planear e desenvolver projetos de infraestruturas tecnológicas intermunicipais partilhadas, englobando sistemas servidores de dados, de aplicações de recursos, redes e controladores de comunicação e dispositivos de segurança das instalações ou outros, assegurando a respetiva gestão e manutenção;
- o)Criar condições para que aos cidadãos em geral sejam proporcionados novos meios de acesso ao conhecimento e novas formas de aquisição de informação;
- p)Conceber e coordenar programas intermunicipais tendo por objeto a facilitação e o estímulo ao acesso às tecnologias de informação e comunicação e o respetivo uso pelos cidadãos, escolas, empresas e administração pública local, tendo como fim último o cumprimento dos objetivos nacionais e comunitários, nesta matéria;
- q)Assegurar a coordenação e desenvolvimento do sistema de informação geográfica da CIM do Ave, assim como o apoio e desenvolvimento dos sistemas de informação geográfica dos Municípios associados;
- r)No âmbito da modernização administrativa, estudar e propor soluções para a simplificação e uniformização dos procedimentos administrativos, na CIM do Ave e nos Municípios associados;
- s)Preparar e acompanhar medidas e projetos tendentes ao progressivo aumento de eficiência dos serviços da CIM do Ave e dos Municípios, bem como o posterior controlo dessas medidas;
- t)Assegurar a gestão e atualização do site da CIM do Ave e apoiar a dinamização dos sites municipais;
- u)Propor e elaborar candidaturas visando a obtenção de apoios para a implementação de projetos na área da Modernização Administrativa, TIC's e qualificação dos Recursos Humanos para a CIM do Ave e Municípios associados;
- v)Executar as tarefas que, no âmbito das suas atribuições, lhes sejam superiormente solicitadas.