Gestão Documental
A informação do Município é organizada em processos digitais. Quaisquer documentos eventualmente existentes em papel devem passar à forma digital e integrar os respetivos processos.
- 1 -Como medida de controlo e gestão documental e de processos, são registados em MyDoc Gestão Documental (MGD) todos os documentos recebidos e enviados por cada uma das unidades orgânicas.
- 2 -No caso da receção de documentos em suporte de papel, é efetuado o registo imediato em MGD, incluindo a sua associação em formato digital.
- 3 -Os documentos produzidos internamente são integrados diretamente nos processos digitais a que dizem respeito, no MGD.
- 4 -Cada trabalhador a desempenhar funções em posto de trabalho informatizado, de acordo com os procedimentos em vigor:
- a)Regista no MGD os documentos oriundos do exterior por si rececionados;
- b)Cria os processos da sua responsabilidade que, eventualmente, um documento (inicial) venha a dar origem;
- c)Integra os novos documentos nos processos a que dizem respeito;
- d)Regista no MGD a tramitação/envio de documentos e processos para outros trabalhadores e/ou serviços, indicando o “motivo” e associando/anexando todos os documentos que integram o processo;
- 5 -Cada utilizador de MGD é responsável pela sua “área de trabalho” do MGD, de forma a dar seguimento, em tempo útil, aos processos que lhe são atribuídos (digitalmente), independentemente da eventual existência de documentos em papel.
- 6 -O processo digital deve manter-se completo (documentos, tramitações, pareceres, despachos, etc.), em MGD, devendo a sua consulta total dispensar o acesso a eventuais documentos recebidos em papel.
- 7 -Os documentos e processos existentes em MGD, logo que estejam cumpridos os requisitos para o arquivamento, devem ser arquivados de acordo com a instrução de serviço em vigor.
- 8 -Compete ao serviço responsável pelo Arquivo Geral Municipal a verificação e correção regulares da classificação arquivística dos processos.
- 9 -Regularmente, com a evolução da implementação do MGD no Município, serão definidos novos procedimentos relativos à utilização desta ferramenta informática, promovendo a desmaterialização dos procedimentos.
- 10 -A Subunidade Orgânica Flexível de Recursos Humanos, devem organizar ações de formação de MGD para todos os utilizadores de postos de trabalho informatizados.