Regulamento n.º 588/2025

A presente Norma de Controlo Interno, adiante designada abreviadamente por NCI, visa estabelecer um conjunto de regras definidoras de políticas, métodos e procedimentos de controlo, que em articulação com os transversais e específicos regimes legais e regulamentos municipais da Câmara Municipal de Monforte, deverão contribuir para:

A presente Norma é aplicável a todos os Serviços da Câmara Municipal de Monforte.

5.1 - Disponibilidades em Caixa:

1 - A importância em numerário existente em caixa no momento do seu encerramento diário não deve ultrapassar o valor de €5.000,00 (cinco mil euros), salvo situações devidamente justificadas pelo trabalhador a exercer funções de Tesoureiro e autorizadas pelo Chefe da Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças.

2 - Poderão ser autorizados fundos fixos de caixa a atribuir a trabalhadores que exerçam funções de atendimento ao público e com responsabilidade pela cobrança em numerário de receitas municipais em locais distintos da Tesouraria.

3 - A constituição dos fundos fixos de caixa, cujo valor será definido caso a caso, deverá ser autorizada pela Câmara Municipal, com possibilidade de delegação no Presidente, mediante informação devidamente fundamentada da unidade Orgânica a que pertence o trabalhador e com parecer favorável do Chefe da Divisão de Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças. Os fundos fixos de caixa devem ser repostos até 31 de dezembro de cada ano ou assim que o trabalhador deixe de exercer as funções que justificaram a sua atribuição.

5.2 - Responsabilidade do Tesoureiro

1 - O estado de responsabilidade do Tesoureiro pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda é verificado, na presença daquele ou seu substituto, através de contagem física do numerário sob sua responsabilidade, a realizar pelos trabalhadores que não exerçam quaisquer funções na Tesouraria, e que para o efeito forem designados pelo dirigente responsável pela Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças, nas seguintes situações:

a) Semestralmente, em dia a fixar pelo Chefe da Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças, e sem aviso prévio;

b) No encerramento das contas de cada exercício económico;

c) No final e no início do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que o substituiu, no caso de aquele ter sido dissolvido;

d) Quando for substituído o trabalhador com funções de Tesoureiro.

2 - São lavrados termos da contagem dos fundos, montantes e documentos sob a responsabilidade do Tesoureiro e assinados pelos seus intervenientes. No final e no início do mandato do órgão executivo, os termos de contagem devem também ser obrigatoriamente assinados pelo Presidente da Câmara ou Vereador do pelouro e pelo Chefe da Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças.

3 - Em caso de substituição do trabalhador com funções tesoureiro, os termos de contagem serão assinados igualmente pelo Tesoureiro cessante.

4 - O trabalhador com funções de tesoureiro responde diretamente perante o órgão executivo pelo conjunto dos fundos, montantes e documentos que lhe são confiados. Os outros trabalhadores e agentes em serviço na Tesouraria respondem perante o Tesoureiro pelos seus atos e omissões que se traduzam em situações de alcance, qualquer que seja a sua natureza.

5 - Para efeitos do previsto no número anterior, o Tesoureiro deve estabelecer um sistema de apuramento mensal, no último dia de cada mês, das contas relativas a cada posto de cobrança, transmitindo as ocorrências ao Chefe da Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças.

6 - Havendo lugar à devolução de cheques por falta ou insuficiência de provisão, o trabalhador com funções de tesoureiro expedirá de imediato, sob registo, ofício ao devedor e ao sacador para, no prazo de cinco dias úteis, ser regularizada a situação, mediante pagamento da importância respetiva acrescida das despesas de devolução que tenham sido debitadas pela instituição bancária.

7 - Na falta de cumprimento do prazo previsto no ponto anterior, o trabalhador com funções de tesoureiro remeterá o cheque para cobrança coerciva, dando conhecimento ao Chefe da Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças e ao Serviço de Contabilidade.

5.3 - Abertura e Movimentação de Contas Bancárias

1 - A abertura e o encerramento de Contas Bancárias devem ser propostas pelo Chefe da Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças ao Senhor Presidente da Câmara ou Vereador com responsabilidades na área financeira, para submissão a deliberação do Órgão Executivo, em conformidade com o ponto 2.9.10.1.2. das considerações técnicas do POCAL.

2 - As contas bancárias são movimentadas simultaneamente pelo presidente do órgão executivo, ou por outro membro deste órgão em quem ele delegue, e pelo tesoureiro ou seu adjunto.

3 - Os movimentos nas Contas Bancárias, associados a pagamentos, devem privilegiar as “Transferências Bancárias”. A utilização de cheque deverá ser residual e justificada no processo de pagamento. Caso os pagamentos por transferência bancária sejam processados por ficheiro, devem ser emitidos no Serviço de Contabilidade e carregados no sistema de “home banking” do banco respetivo.

4 - Os cheques requisitados pelo Município às instituições de Crédito, devem conter a expressão “não à ordem”.

5 - Os cheques devem ser emitidos no Serviço de Contabilidade e apensos à respetiva ordem de pagamento, previamente ao despacho de autorização de pagamento pelo órgão competente.

6 - Todos os cheques não preenchidos ficam à guarda do serviço de contabilidade.

7 - Todos os cheques que venham a ser anulados após a sua emissão serão arquivados sequencialmente pelo serviço de contabilidade.

8 - Todos os cheques cujo prazo de validade tenha expirado devem ser imediatamente inutilizados devendo ser elaborado relatório, com identificação dos cheques inutilizados, os quais deverão ser arquivados conjuntamente.

9 - As autorizações de débito em conta devem estar arquivadas juntamente com os respetivos contratos no Serviço de Contabilidade.

10 - Reconciliação Bancária:

a) A Tesouraria deve manter permanentemente atualizadas as contas correntes referentes a todas as instituições bancárias onde se encontrem contas abertas em nome da autarquia.

b) O Serviço de Contabilidade deve efetuar uma reconciliação bancária trimestralmente, por escrito, relativamente ao trimestre anterior, através de um trabalhador designado para o efeito pelo Chefe da Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças e que não tenha responsabilidade na Tesouraria.

c) Quando se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias, por período superior a 30 dias, estas são averiguadas, prontamente regularizadas e comunicadas ao Chefe da Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças.

5.4 - Contas de Terceiros

5.4.1 - Circuito de registo e conferência de faturas

1 - Nos termos definidos na presente norma, as aquisições de bens e serviços devem ser promovidas pela Subunidade Orgânica de Aprovisionamento e Economato (SOAE), com base em requisição externa emitida em modelo oficial, em conformidade com o estabelecido na legislação em vigor, e após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, designadamente, em matéria de realização de despesas públicas e de contratação de bens móveis e de serviços (CCP).

2 - A SOAE disponibiliza a documentação necessária à organização do processo, que evidencie os formalismos que foram respeitados na ocasião das despesas públicas e respetiva contratação relativa a aquisição de bens e serviços, locação ou outros, nomeadamente, cabimento, registo em fundos disponíveis, adjudicação, requisição externa, caderno de encargos, contrato, publicação em plataforma eletrónica de contratação pública e pelos meios informáticos existentes internamente no Município de Monforte e outros (Certidões de regularidade perante Segurança Social e Autoridade Tributária, caso se aplique).

3 - As requisições externas devem ser emitidas discriminando a quantidade, a especificidades, o preço unitário e respetiva designação dos bens ou dos serviços requisitados regime de IVA aplicável. Em situações excecionais devidamente autorizadas, nomeadamente em situações em que a despesa dependa dos consumos (eletricidade, telecomunicações, água, etc.), poderá ser efetuada a requisição por valores estimados.

4 - Todas as faturas ou documentos equivalentes emitidos em nome do Município de Monforte devem ser remetidos digitalmente para o endereço eletrónico: [email protected], ou em papel remetido por correio para Praça da República, Apartado 4, 7450-115 Monforte, conforme indicado na requisição externa ou contrato (quando aplicável), para efeitos de pré-registo informático.

No âmbito da Diretiva 2014/55/EU do Parlamento Europeu e das subsequentes atualizações do Código dos Contratos Públicos, os fornecedores da AP (enquanto cocontratantes ao abrigo do CCP) são obrigados a emitir faturas eletrónicas. Neste caso os documentos contabilísticos são remetidos ao Município, através do parceiro para a faturação eletrónica, em formato eletrónico E.D.I. - Electronic Data Interchange (no qual não se inclui o formato PDF mesmo com assinatura digital qualificada).

5 - No tratamento contabilístico da fatura ou documento equivalente é conferida e atestada a sua conformidade pelos meios informáticos em uso no Município.

6 - Após o preenchimento desta check list efetua-se, o lançamento contabilístico em receção e Conferência, remetendo-se ao serviço requisitante, via MGD (sistema de gestão documental), a digitalização dos citados documentos para confirmação da receção dos bens ou serviços.

7 - A confirmação dos bens e serviços é da responsabilidade do serviço requisitante que deverá efetuar:

Receção quantitativa - proceder à identificação, observação do estado de preservação do material, verificação da rotulagem, confirmação de quantidades e verificação documental (confrontação entre a guia de remessa ou fatura do fornecedor e a requisição externa).

Receção qualitativa - proceder à verificação da conformidade do material com as especificações técnicas previstas nas requisições externas.

8 - As faturas ou documentos equivalentes devem ser conferidos/recebidos pelo funcionário que rececionou os bens ou serviços.

9 - Qualquer documento de despesa que não esteja de acordo com o orçamento, caderno de encargos, contrato ou requisição externa, conforme o caso, ou contenha alguma situação técnica anormal, deve ser imediatamente informado e devolvido ao Serviço responsável pelo serviço de contabilidade que entra em contacto com o fornecedor e solicita a respetiva regularização.

10 - Após confirmação da fatura, cuja responsabilidade conforme referido no n.º 7 é do serviço requisitante, caso se trate da aquisição de bens inventariáveis nos termos de Regulamento de Inventário e Cadastro do Património Municipal, é devolvida ao serviço de contabilidade.

11 - Receção de materiais de stock:

11.1 - Os materiais são confirmados na data da receção do bem em armazém, através da guia de remessa ou documento equivalente;

11.2 - Caso sejam detetadas faltas, trocas ou excessos de artigos ou danos ocorridos no transporte estes devem ser imediatamente comunicados aos fornecedores para correção.

11.3 - A entrada/compra é registada na aplicação de Gestão de Stocks (GES) sendo inscrito o número da guia de entrada em armazém na guia de remessa ou documento equivalente, ficando a aguardar o envio (via MGD), pelo Serviço de Contabilidade, da fatura correspondente que deverá ser conferida conforme previsto no n.º 8.

11.4 - O Serviço de Contabilidade deverá anexar toda a documentação ao processo de despesa, procedendo às necessárias reconciliações entre programas.

5.4.2 - Responsabilidade do serviço de contabilidade nas “Contas de terceiros”

1 - O Serviço de Contabilidade deve proceder à reconciliação entre os extratos de conta corrente dos clientes e fornecedores com as respetivas contas da autarquia.

2 - Mensalmente, serão efetuadas reconciliações na conta “Estado e Outros Entes Públicos”.

3 - O Serviço de Contabilidade deve efetuar a reconciliação das contas de Financiamentos Obtidos, conferindo os respetivos juros e outros encargos daí resultantes, sempre que haja lugar a qualquer pagamento por conta desses débitos.

4 - Compete ainda ao Serviço de Contabilidade recolher elementos conducentes ao preenchimento de modelos fiscais, de segurança social e outros, bem como subscrever as correspondentes guias e modelos a remeter, por via eletrónica, às diversas entidades, com exceção dos documentos inerentes à Subunidade Orgânica Flexível de Recursos Humanos.

5 - Apuramento e contabilização de provisões para cobrança duvidosa:

a) Os saldos de devedores deverão refletir as perspetivas do Município em termos de cobrança dos saldos em dívida, tendo em conta o princípio da prudência.

b) Os créditos respeitantes a processos que se encontrem em mora há mais de seis meses desde a data do respetivo vencimento devem ser enviados para contencioso, pelo serviço que liquidou a receita.

c) No final do ano todos os saldos de clientes a provisionar devem ser analisados pelo Serviço de Contabilidade, sendo efetuados os ajustamentos necessários.

5.5 - Existências

1 - Sistema de inventário

1 - É utilizado o sistema de inventário permanente para as existências, conhecendo-se a qualquer momento o valor e quantidade destas em armazém. As entradas ou saídas das existências em armazém devem estar documentadas pela guia de remessa, fatura e pela guia de saída de armazém, respetivamente.

2 - O pedido de materiais ao armazém é devidamente autorizado pela chefia das diversas Unidades Orgânicas, sempre que necessário.

3 - As sobras de materiais devem dar entrada em armazém através da competente guia de devolução ou reentrada, a qual será assinada por colaboradores de ambos os serviços.

4 - Semestralmente deve ser efetuada a contagem das existências em armazém. As existências inventariadas devem ser selecionadas através de amostragem aleatória que deverá, no mínimo, incluir 5 % das existências e representar, pelo menos, 30 % do seu valor total.

5 - Nos últimos 10 dias úteis do ano, deve ser efetuada contagem física de todas as existências em armazém. A contagem deve ser registada no mapa “materiais para contagem física”, o qual não deve mencionar as quantidades registadas na aplicação informática. Das contagens efetuadas, devem ser selecionados aleatoriamente, no mínimo, 2 % das existências para validação por funcionário do serviço responsável pelo Serviço de Contabilidade. Após a validação suprarreferida, as quantidades são registadas na aplicação informática de gestão de stocks, e é emitido relatório com as divergências detetadas. O Serviço de Contabilidade deve confirmar que as quantidades inventariadas foram corretamente registadas na aplicação informática de gestão de stocks.

6 - Os trabalhadores que procedem à contagem física dos bens são indicados pelo Chefe da Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças, o qual comunica ao responsável da unidade orgânica que detenha o armazém sob sua responsabilidade.

7 - As divergências detetadas devem ser prontamente analisadas e justificadas, sem prejuízo do apuramento de responsabilidades. No final do ano será emitida listagem de todas as regularizações de existências, visada pelo Chefe da Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças e da qual deve ser dado conhecimento ao executivo.

8 - Todos os materiais relativos a pedidos de bens efetuados pelo armazém, devem ser registados na aplicação GES.

9 - A entrega de materiais pelo armazém deve ser conferida pelo requisitante o qual deve assinar a guia de saída.

10 - Todos os materiais obsoletos devem ser, quando necessário, identificados e justificados numa listagem específica, de modo a se proceder ao abate do stock em armazém. Este abate deve ser autorizado pelo órgão competente e comunicado antecipadamente à Autoridade Tributária.

11 - Deve ser assegurado que o conteúdo das contas de existências se encontra conforme as políticas, princípios e critérios contabilísticos adotados.

12 - Cabe ao Serviço de Contabilidade a responsabilidade pela regularização contabilística de existências. Deve ser efetuada uma reconciliação dos mapas rececionados do serviço responsável pela Subunidade orgânica de Aprovisionamento e Economato com os valores contabilísticos, a qual deve ser validada pelo Chefe Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças, através do Mapa de Custos das mercadorias vendidas e matérias consumidas, conforme Sistema de Normalização Contabilística para as Administrações Públicas.

5.6 - Investimento

5.6.1 - Bens de investimento

1 - Todos os bens de investimento, quando aplicável, devem ser identificados fisicamente por etiqueta numerada de acordo com o cadastro.

2 - Todos os bens de investimento devem estar devidamente registados no Sistema de Inventário e Cadastro.

3 - Todos os bens de investimento devem ser periodicamente controlados quanto à sua existência e estado de uso.

4 - Os bens de investimento devem estar devidamente cobertos por seguro.

5.6.2 - Património Móvel

O inventário patrimonial de todos os bens duradouros e equipamentos propriedade do Município deve manter-se permanentemente atualizado, competindo à SO de Património assegurar essa atualização.

5.6.3 - Abates

1 - Cada responsável de serviço deve informar a SO de Património, por escrito, de todos os bens obsoletos ou desaparecidos, para que se proceda ao abate.

2 - Todos os abates de imobilizado devem ser devidamente documentados e aprovados pela Câmara Municipal de acordo com a competências instituída e registados em cadastro.

5.6.4 - Património Imobiliário

1 - Sem prejuízo do disposto na alínea i) do n.º 1 do artigo 25.º e da alínea g) do n.º 1 do artigo 33.º do Regime Jurídico das Autarquias Locais, aprovado pela Lei n.º 75/2013 de 12 de setembro, a aquisição onerosa do direito de propriedade, do direito de superfície ou de outros direitos reais de gozo sobre bens imóveis, para a instalação ou funcionamento de serviços do Município ou para a realização de outros fins de interesse municipal deve, em regra, ser precedida de avaliação por perito qualificado e consulta ao mercado imobiliário.

2 - O procedimento de consulta ao mercado imobiliário é dispensado sempre que a urgência ou as especificidades da necessidade pública a satisfazer o justifiquem.

3 - O disposto nos números 1 e 2 são aplicáveis ao arrendamento e à locação financeira de bens imóveis, com as devidas adaptações.

4 - Sempre que, pelo Município, seja adquirido um prédio rústico ou urbano, deve a SO de Património, logo após a outorga da escritura, assegurar a sua inscrição matricial e registo em nome da autarquia.

6 - Tendo em vista a efetivação do competente registo patrimonial e contabilístico, o serviço municipal responsável pelas obras ou empreendimentos que se traduzem em ativos fixos tangíveis ou bens de domínio público deve comunicar à SO de Património, nos cinco dias seguintes ao do respetivo início de utilização efetiva, por informação escrita, com os seguintes elementos:

a) Identificação da obra/empreendimento;

b) Datas de início de execução física e de início de utilização;

c) Morada completa;

e) Plantas de localização, a uma escala adequada, com local das obras devidamente assinalado, caso se tratem de novos edifícios ou arruamentos;

f) Fotocópia do auto de receção provisória;

g) Caso se trate de construção ou intervenção em vários bens, envio do valor discriminado por bem;

h) Estimativa discriminada por cada bem dos gastos que ainda faltam para concluir o empreendimento;

i) Eventuais questões burocráticas pendentes que obstem ao imediato reconhecimento final da propriedade por parte do Município e datas previstas para a sua regularização.

7 - As chaves dos bens imóveis propriedade do Município ficarão à guarda do SO de Património, que fará um registo das mesmas.

8 - Os loteamentos municipais devem ser objeto de registo na Conservatória do Registo Predial assim que aprovados pelo executivo (e uma vez cumprida todas as regras urbanísticas), de modo a que a SO de Património proceda ao seu registo e o Serviço de Contabilidade possa prontamente organizar os movimentos contabilísticos adstritos prontamente.

5.6.5 - Participação de Capital

1 - Para efeitos de acompanhamento e controlo, o serviço responsável pelo Serviço de Contabilidade, deverá obter das empresas nas quais o Município tenha qualquer tipo de participação os elementos a que se refere o artigo 42.º do Regime Jurídico da atividade empresarial local e das participações locais (Lei n.º 50/2012, de 31 de agosto). No final de cada exercício devem ser reconciliados os valores e as percentagens de participação.

2 - Para efeitos de consolidação de contas a que se refere o artigo 75.º da RFALEI e também à Lei n.º 50/2012 de 31 de agosto no artigo 42.º, o Serviço de Contabilidade deve obter, anualmente, das entidades envolvidas, os elementos necessários à mesma e bem assim todas as informações e esclarecimentos considerados necessários.

5.6.6 - Responsabilidade, Gestão e Controlo de Registo de bens de investimento

1 - As aquisições de imobilizado efetuam-se de acordo com o Plano Plurianual de Investimentos e com as dotações disponíveis no Orçamento aprovado.

2 - Estas aquisições são efetuadas com base em requisições externas ou documentos equivalentes, designadamente contratos, emitidos ou celebrados pela entidade competente para autorizar a despesa, após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis.

3 - Cada trabalhador é responsável pelos bens e equipamentos inventariáveis que lhe estejam afetos, para o que subscreverá documento de posse no momento de entrega, o qual deve ser arquivado pela SO de Património dando-se cópia ao colaborador.

4 - Relativamente aos bens e equipamentos coletivos, o dever consignado no número anterior é cometido ao responsável do serviço ou setor em que se integram.

5 - Todas as transferências de localização de bens imobilizados devem ser autorizadas pela respetiva chefia, devidamente documentadas e comunicadas ao serviço responsável pelo Património para atualização de registo no Cadastro.

6 - Cada responsável do serviço ou setor deve informar a SO de Património, por escrito, de todos os bens transferidos no prazo máximo de três dias úteis após a ocorrência.

7 - O cadastro de imobilizado deve ser atualizado por todas as transferências verificadas.

5.6.7 - Reconciliações

1 - A realização de reconciliações entre os registos das fichas de cadastro e os registos contabilísticos, quanto aos montantes de aquisições e das depreciações acumuladas, deve ser feita semestralmente e quaisquer diferenças prontamente analisadas e corrigidas.

2 - A SO de Património fará, quando necessário ou quando for superiormente determinado, por amostragem, a verificação física dos bens do ativo imobilizado, conferindo-a com os registos e procedendo prontamente às regularizações a que houver lugar.

3 - A verificação será validada, por amostragem, pelo Serviço de Contabilidade.

4 - Anualmente, até final de setembro, a SO de Património enviará, a cada Unidade Orgânica ou serviço, a folha de carga de ativos fixos tangíveis da sua responsabilidade, a fim de, no prazo de quinze dias, ser devidamente atualizada e subscrita pela respetiva chefia.

5 - Os bens em poder de terceiros devem ser confirmados por certificado emitido pela entidade depositária.

5.7 - Cauções/ Garantias Prestadas a favor do Município

1 - Os serviços municipais devem enviar ao Serviço de Contabilidade todos os originais de garantias bancárias, depósitos caução e seguros-caução prestadas a favor do Município.

2 - Todas as alterações do valor dos documentos referidos no número anterior devem ser previamente comunicadas ao Serviço de Contabilidade, a qual deve manter permanentemente atualizado um registo dos mesmos.

3 - Todos os cancelamentos ou reduções de valor dos documentos referidos no n.º 1 devem ser comunicados ao Serviço de Contabilidade. A comunicação deve ser acompanhada da competente autorização.

4 - Para efeitos do cancelamento do valor total das garantias bancárias, depósitos caução e seguros caução, prestadas a favor do Município, deve o mesmo ser solicitado ao Serviço de Contabilidade, para que este serviço proceda ao competente registo contabilístico e envio do original do documento à entidade bancária ou seguradora.

Os procedimentos de controlo interno enunciados no presente artigo em articulação com os demais regulamentos municipais visam assegurar a existência de um sistema de contabilidade de gestão abrangente, compatível e integrado, aplicando em plenitude a Norma Contabilística Pública (NCP) n.º 27:

(Responsabilidade pelo Acompanhamento da Execução Orçamental e Instrução de processos de modificações orçamentais)

1 - A execução orçamental compreende a prática de todos os atos que integram a atividade financeira desenvolvida pelos serviços municipais na prossecução das suas atribuições.

2 - Os serviços municipais são responsáveis pela gestão do conjunto dos meios financeiros afetos às respetivas áreas de atividade e tomarão as medidas necessárias à sua otimização e rigorosa utilização, em obediência às medidas de gestão orçamental definidas pelo Órgão Executivo, devendo proceder e após modificações orçamentais à análise do respetivo balancete e posição atual do orçamento da despesa. Os serviços deverão reportar superiormente a justificação dos desvios e respetivas propostas de correção, através do mecanismo das modificações orçamentais.

9.1 - Execução Orçamental da Receita

1 - Na execução do orçamento da receita devem ser respeitados os seguintes princípios e regras:

a) Liquidação de receitas: Todas as receitas liquidadas e não cobradas até 31 de dezembro devem ser contabilizadas pelas correspondentes rubricas do orçamento do ano em que a cobrança se efetuar;

b) Cobrança de Receitas:

i) As receitas só podem ser liquidadas e arrecadadas se tiverem sido objeto de inscrição orçamental adequada;

ii) A cobrança de receitas pode, no entanto, ser efetuada para além dos valores inscritos no orçamento.

2 - A faturação é efetuada pelos serviços responsáveis pela liquidação da receita no prazo de 5 dias úteis após a prestação do serviço ou, no caso de faturas globais, até ao 5.º dia útil após o termo do período a que respeitam.

2.1 - O serviço emissor das faturas é responsável pelo controlo do cumprimento dos respetivos prazos de pagamento.

3 - Os serviços municipais são responsáveis pela correta arrecadação das receitas, bem como pela sua entrega atempada na Tesouraria da Câmara.

3.1 - Findo o prazo de pagamento voluntário das taxas e preços municipais liquidadas e que constituam débitos ao município, é da responsabilidade dos serviços emissores a extração das respetivas certidões de dívida e o seu envio aos serviços competentes, para efeitos de execução fiscal.

3.2 - Sempre que se efetuem acordos de pagamentos em prestações, os mesmos devem ser aprovados pela Câmara Municipal ou pelo Presidente com competência delegada ou Vereador a que este subdelegue.

3.3 - Findo o prazo de pagamento voluntário, os acordos de pagamento em prestações de receitas de natureza tributária devem ser celebrados pelos serviços.

4 - A cobrança de receitas municipais por entidades diversas do Tesoureiro carece da competente autorização e é efetuada através da emissão de documentos de receita, com numeração sequencial e indicação do serviço de cobrança.

4.1 - Com a entrada em vigor da presente NCI, sob proposta do Chefe da Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças, a Câmara Municipal deliberará, por regra, no início de cada ano económico os serviços de cobrança suprarreferidos, nos termos definidos no Regulamento/norma de execução orçamental que acompanha o orçamento.

4.2 - Os recebimentos em numerário em transações de qualquer natureza não podem envolver montantes superiores a €3.000, ou o seu equivalente em moeda estrangeira.

4.3 - Todos os cheques e vales de correio enviados para o Município por correio devem ser registados em MGD e remetidos diretamente à Tesouraria que comunica a receção do cheque ao serviço emissor a fim de, até ao final do dia, ser emitido o correspondente documento de receita.

4.4 - A Tesouraria comunica ao Chefe da Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças os cheques relativamente aos quais, no prazo de 5 dias, não foi emitida a correspondente guia de recebimento.

4.5 - Deverá ser efetuado um controlo diário das contas bancárias do Município por forma a serem identificadas as transferências recebidas. Caso as transferências não se destinem à liquidação de faturas já emitidas, devem os créditos ser comunicados aos serviços a fim de ser emitida a correspondente fatura ou guia de recebimento pelo serviço detentor do respetivo processo.

4.6 - O Serviço de Contabilidade comunica mensalmente ao Chefe da Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças as transferências recebidas relativamente às quais não foi emitido o correspondente documento de receita.

5 - Os documentos de receita previstos nos números anteriores, além de corretamente numerados, devem ser:

a) Emitidos a partir de aplicação informática apropriada e uniforme a instalar pelo serviço responsável pela área da Informática. Esta aplicação informática não deve permitir apagar ou editar qualquer registo uma vez guardado, sem prejuízo da possibilidade de anular;

b) Os documentos de receita devem cumprir os requisitos previstos no artigo 36.º do Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado (CIVA).

6 - Todas as receitas cobradas nos termos do presente artigo devem dar entrada na Tesouraria impreterivelmente até ao último dia útil do mês em curso, acompanhada de mapa resumo da receita cobrada extraído da aplicação informática, emitido pelo respetivo serviço e assinado pelo responsável.

7 - Quando se trate de serviços externos, a entrega deve ser efetuada no dia útil seguinte, até às 12 horas.

8 - Havendo dificuldade no cumprimento destes prazos, e ponderada a fundamentação para a exceção, o prazo de entrega das receitas será fixado caso a caso, sem ultrapassar o prazo máximo de uma semana, por despacho do Presidente da Câmara ou do Vereador com competência delegada ou do Chefe da Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças, sob proposta do responsável do Serviço. Independentemente do prazo estabelecido, no último dia útil de cada mês e no último dia do ano, todos os serviços devem fazer a entrega da receita cobrada até essa data.

9 - O Serviço de Tesouraria é responsável pela verificação do cumprimento dos prazos previstos nos n.os 7 e 8 do presente artigo.

10 - Os serviços de cobrança devem apresentar diariamente:

a) O “Mapa Geral de Faturas e/ou Guias Emitidas por Situação”, ou mapa equivalente, emitido através da aplicação informática referida na alínea a) do n.º 6 do presente artigo. O mapa deve ser conferido e assinado pelo funcionário responsável pelo serviço emissor, devidamente identificado. Deve ainda discriminar os valores totais cobrados por meio de pagamento (numerário, cheques, multibanco, etc.);

b) Uma guia de recebimento correspondente à totalidade das receitas cobradas no dia, que deve indicar a numeração e o tipo de bilhetes a que se refere, quando os documentos de receita forem bilhetes de ingresso;

c) Os documentos referidos nas alíneas anteriores devem ser entregues na Tesouraria com as receitas cobradas;

d) O mapa referido na alínea a) deve ser assinado pelo Tesoureiro como evidência dos valores recebidos.

11 - As guias emitidas e não pagas até ao final do dia devem ser anuladas e extinto o procedimento.

12 - A anulação de documentos de receita deve ser pronta e devidamente justificada e, sempre que aplicável, deve-se indicar o número do novo documento e só poderá ser efetuada se previamente existir autorização do membro do executivo com poderes para o efeito ou em caso de se tratar de mero erro técnico na emissão do documento de receita a autorização do membro do executivo pode ser substituída por autorização do Chefe da Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças.

12.1 - A anulação de documentos de receita deverá ser da exclusiva responsabilidade da Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças, mediante a instrução do processo (pelo serviço responsável pela emissão das respetivas faturas ou guia de recebimento) incluindo a autorização do membro do executivo para a referida emissão.

13 - As restituições de receita devem ser autorizadas de acordo com as competências previstas nesta Norma para a autorização de despesas.

14 - À anulação de despesa incorreta ou excessivamente processada e paga deve corresponder a respetiva reposição, que será considerada como:

a) Reposição abatida aos pagamentos, quando o pagamento originário tenha ocorrido no mesmo exercício orçamental;

b) Reposição não abatida aos pagamentos, quando o pagamento originário tenha ocorrido em anos orçamentais anteriores.

9.2 - Execução Orçamental da Despesa

9.2.1 - Na execução do Orçamento da despesa devem ser respeitados os seguintes princípios e regras:

a) Qualquer despesa apenas pode ser efetuada quando:

i) O facto gerador da obrigação de despesa respeite as normas legais aplicáveis;

ii) A despesa em causa disponha de inscrição no orçamento e, se for o caso, nas GOP, tenha cabimento e compromisso na respetiva dotação e esteja adequadamente classificada;

iii) A despesa em causa satisfaça os princípios da economia, da eficiência e da eficácia, justificando a sua necessidade, utilidade e oportunidade.

b) As dotações orçamentais da despesa constituem o limite máximo a utilizar na sua realização, incluindo eventuais alterações orçamentais;

c) O cabimento consiste na cativação de determinada dotação visando a realização de determinada despesa e é feito com base no encargo provável a suportar pelo orçamento do ano:

i) No caso de despesas de funcionamento associadas a contratos (fornecimentos contínuos, segurança, limpeza, assistência ou similares), nas remunerações certas e permanentes o cabimento e o compromisso devem ser efetuados pelo encargo total estimado até ao fim do ano ou até ao fim do prazo do contrato (se inferior);

ii) “Relativamente aos abonos variáveis e eventuais, deverão ser consideradas duas situações:

a) Horas Extraordinárias e Ajudas de Custo - o cabimento deverá ocorrer previamente à realização de trabalho extraordinário ou facto que origine ou à necessidade de pagamento de Ajudas de Custo, devendo ser autorizados pelo Vereador com competência delegada;

b) Abono para Falhas, Subsídio de Trabalho Noturno, Subsídio de Turno e outros abonos variáveis e eventuais enquadrados na classificação económica 0102 - o cabimento deverá ocorrer previamente à autorização da despesa.

iii) Tendo em conta a execução orçamental, o Presidente da Câmara ou o Vereador com competência delegada ou o Chefe da Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças pode adotar, a qualquer momento, um regime de autorização prévia de cabimentos acima de determinado montante, bem como para a autorização prévia de compromissos.

d) Apenas podem ser assumidos compromissos de despesa após o Serviço de Contabilidade exarar informação prévia de cabimento no documento de autorização da despesa e pré-registo de compromissos após ser verificada a existência de fundos disponíveis para o efeito, salvaguardando-se o regime aplicável às despesas urgentes e inadiáveis previsto na legislação em vigor (LCPA). O cabimento afere-se pela rubrica de nível mais desagregado da classificação económica respeitando, se for o caso, o cabimento nas GOP (as propostas de cabimento deverão claramente identificar os encargos prováveis para o ano em curso e para cada um dos anos seguintes, se for o caso);

e) O compromisso consiste na obrigação de efetuar pagamentos a terceiros em contrapartida do fornecimento de bens e serviços ou da satisfação de outras condições. Os compromissos consideram-se assumidos quando é executada uma ação formal pela entidade, como seja a emissão de ordem de compra, nota de encomenda ou documento equivalente, ou a assinatura de um contrato, acordo, protocolo, ou outro instrumento administrativo, podendo também ter um caráter permanente e estar associados a pagamentos durante um período indeterminado de tempo, nomeadamente, salários, rendas, eletricidade ou pagamento de prestações diversas. Compromissos plurianuais são os que constituem obrigação de efetuar pagamentos em mais do que um ano económico ou em ano diferente do exercício orçamental;

f) O sistema de suporte à execução do orçamento deverá emitir um n.º de compromisso válido e sequencial que será refletido na ordem de compra, nota de encomenda, ou documento equivalente;

g) As despesas a realizar com a compensação em receitas legalmente consignadas podem ser autorizadas até à concorrência das importâncias arrecadadas;

h) Os primeiros registos de cabimento e de compromisso, no início de cada ano, devem corresponder à dívida e aos compromissos transitados do ano anterior;

i) Em qualquer altura, durante o exercício económico, e após o registo a que se refere a alínea anterior, por despacho do Presidente da Câmara, do Vereador com competência delegada na área financeira ou do Chefe da Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças, com exceção das despesas com receitas consignadas para entidades diversas (Empresas do setor empresarial local, entidades parceiras em projetos cofinanciados, projetos ou ações cofinanciados e os projetos ou ações com protocolos/acordos ou outros instrumentos aprovados pela Câmara). Eventuais descativações só poderão ser autorizadas pelo Presidente da Câmara ou o Vereador com competência delegada ou pelo Chefe da Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças, com base em proposta devidamente fundamentada pelos serviços e se necessário, informada pelo serviço responsável pelo orçamento e cofinanciamentos. No final do exercício, o Serviço de Contabilidade deve efetuar a anulação das cativações existentes.

j) Com base nas atas das respetivas reuniões, o Serviço de Contabilidade deve proceder ao registo regular de compromissos resultantes de deliberações do Executivo, de acordo com as datas previstas na deliberação para as liquidações da despesa.

k) Todos os serviços devem remeter ao Serviço de Contabilidade para emissão de parecer, antes da sua celebração, cópias de contratos, protocolos ou notificações de adjudicações de obras ou de aquisição de bens e serviços, para o registo dos respetivos compromissos, sempre que os mesmos incluam responsabilidades financeiras assumidas pelo Município, devendo ser claramente especificados os encargos relativos ao ano em curso e a cada um dos anos seguintes.

l) Os Serviços da área Financeira deverão verificar sempre os limites à realização da despesa impostos pela Lei de Orçamento do Estado em vigor e demais legislação complementar.

m) O Serviço de Contabilidade deve emitir anualmente listagens da posição dos saldos de cabimentos e compromissos, com vista à sua análise e conferência para sua eventual manutenção ou regularização, em articulação com as respetivas unidades orgânicas.

n) As ordens de pagamento de despesa caducam em 31 de dezembro do ano a que respeitam, devendo o pagamento dos encargos regularmente assumidos e não pagos até essa data ser processado por conta das verbas adequadas do orçamento que estiver em vigor no momento em que se proceda ao seu pagamento.

9.2.2 - A competência para a “decisão de contratar”, a que se refere o artigo 36.º do Código dos Contratos Públicos (CCP), aprovado pelo Decreto-Lei n.º 111-B/2017, de 31 de agosto, na sua atual redação, é concedida nos limites previstos na Lei, desde que assegurada a existência de dotação disponível na respetiva rubrica orçamental e/ou das GOP, e nos termos da demais legislação em vigor.

9.2.3 - A competência para “autorização de despesas” é concedida nos limites previstos na Lei, desde que assegurada a existência de dotação disponível na respetiva rubrica orçamental e/ou das GOP, sem prejuízo do disposto nos n.os 9.2.5, 9.2.6 e 9.2.7, tudo nos termos da legislação em vigor.

9.2.4 - No caso dos ajustes diretos enquadráveis no regime simplificado previsto no artigo 128.º do CCP, considera-se que na decisão de adjudicação estão subjacentes a decisão de contratar e decisão de escolha do procedimento, desde que efetuado previamente o respetivo cabimento.

9.2.5 - Em casos excecionais e devidamente fundamentados, o Presidente ou do Vereador com competência delegada ou subdelegada pode autorizar a realização de despesas inadiáveis e urgentes que sujeitará posteriormente a ratificação do órgão competente.

9.2.7 - O Serviço de Contabilidade deve verificar o cumprimento dos limites de competência referidos no presente artigo.

9.2.8 - A autorização para a realização de pagamentos é concedida nos seguintes limites e condições:

a) Presidente da Câmara - Autorizar o pagamento das despesas orçamentadas e autorizadas de acordo com as deliberações da Câmara Municipal e as competências próprias e delegadas (sem limite de valor);

b) Vereador com competência delegada e subdelegada em matéria financeira - Autorizar o pagamento das despesas orçamentadas e autorizadas de acordo com as deliberações da Câmara Municipal, despachos do Presidente da Câmara e competências delegadas e subdelegadas, caso se aplique;

c) Chefe da Unidade Orgânica Flexível de 2.º Grau de Contabilidade e Finanças - Autorizar o pagamento das despesas orçamentadas e autorizadas de acordo com a subdelegação de competências do Presidente da Câmara ou do vereador do pelouro, caso se aplique.

9.3 - Acompanhamento da Execução das Grandes Opções do Plano/Plano Plurianual de Investimentos

9.3.1 - Documentos para o serviço responsável pelo planeamento e controlo dos documentos previsionais e cofinanciamentos.

1 - Tendo em vista o acompanhamento da execução material, temporal e financeira das GOP/PPI, cada serviço deverá apresentar à unidade Orgânica Flexível de Contabilidade e Finanças (serviço responsável pelo planeamento e controlo dos documentos previsionais e cofinanciamentos), imediatamente após a sua elaboração e aprovação, uma cópia digitalizada dos seguintes documentos:

a) Protocolos, Contratos-Programa e Acordos, a remeter pelos serviços responsáveis por cada projeto/ação das GOP, incluindo posteriores Adendas e visto do Tribunal de Contas (se aplicável);

b) Contratos escritos das adjudicações das empreitadas, incluindo visto do Tribunal de Contas, se aplicável;

c) Cronogramas financeiros, autos de consignação, autos de suspensão, autos de receção provisória e definitiva e conta final, dos processos referidos na alínea b);

d) Caso estejam abrangidos por cofinanciamentos, contratos escritos das adjudicações de bens e serviços e posteriores alterações, incluindo visto do Tribunal de Contas, a remeter pelos serviços responsáveis por cada projeto/ação das GOP.

1.1 - Nos projetos comparticipados por fundos estruturais ou nacionais, cada serviço deverá enviar fotografias (em suporte informático) da execução dos projetos (ou ações), que evidenciem as situações antes do início dos projetos, durante a execução dos projetos e após conclusão dos projetos, e se legalmente obrigatório, dos painéis publicitários das comparticipações, incluindo placas definitivas (se for o caso).

2 - Os serviços executores de projetos comparticipados por Fundos Comunitários, comparticipações do Orçamento do Estado ou outras entidades, devem diligenciar para que os respetivos documentos de despesa sejam entregues após devida conferência, o mais célere possível no Serviço de Contabilidade, de modo a serem cumpridos os prazos de execução financeira previstos nos regulamentos e contratos dos projetos comparticipados/cofinanciados.

9.4 - Descabimentação

1 - Para as propostas de realização de despesas que não venham a ser autorizadas, ou venham apenas a ser autorizadas parcialmente, o serviço proponente deve solicitar ao Serviço de Contabilidade a sua descabimentação no prazo de 2 dias úteis após a decisão de não autorização ou descabimentação parcial.

2 - O Serviço de Contabilidade deve emitir, semestralmente, listagens da posição dos cabimentos por unidade orgânica. No prazo de 5 dias úteis, as unidades orgânicas deverão atualizar os saldos de cabimento que podem ser anulados.

Os procedimentos previstos nos artigos seguintes deste capítulo são aplicáveis, às empresas do setor empresarial local, e outras empresas ou serviços municipais que se venham a constituir.

O processamento de todos os subsídios para as empresas do setor empresarial local, previstos nas GOP (PPI e AMR) da Câmara Municipal, respeitantes à exploração, deve ser efetuado mediante o registo de um compromisso global, o qual deverá ser repartido mensalmente em conformidade com as dotações orçamentais definidas, ou no período exigido por lei, sendo obrigatoriamente celebrado contrato programa pata o efeito.

As competências dos Órgãos de Gestão das empresas do setor empresarial local constam expressamente da deliberação que determinou a sua constituição e nos respetivos estatutos.

Donativos e Doações

Concessão de Apoios, Subsídios e Comparticipações

Concessão de Benefícios Fiscais e Isenção de Taxas e Preços

Os Fundos de Maneio são alvo de aprovação em regulamento próprio, produzido para o efeito, nos termos do ponto 2.9.10.1.11 das considerações técnicas do POCAL, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 54-A/99, de 22 de fevereiro, mantido em vigor pela alínea b) do n.º 1, do artigo 17.º do Decreto-Lei n.º 192/2015, de 11 de setembro (SNC-AP).

Auditoria Externa ou Ações Inspetivas

Declarações fiscais e legais

Gestão Documental

A informação do Município é organizada em processos digitais. Quaisquer documentos eventualmente existentes em papel devem passar à forma digital e integrar os respetivos processos.

As dúvidas que se suscitarem na aplicação ou interpretação deste regulamento serão resolvidas por deliberação de Câmara, ou por despacho do Presidente com competência delegada e nos termos da legislação aplicável.