Art.º 46 · Regulamento n.º 601/2026 — Serviço de Expediente e Arquivo (SEA)

1 -Constitui missão do Serviço de Expediente e Arquivo (de agora em diante abreviado para SEA), nomeadamente (i) executar tarefas inerentes à receção, registo, expedição da correspondência, (ii) assegurar o correto funcionamento do sistema de gestão documental, (iii) proceder à entrega/recolha, nos CTT, entre outros.
2 -Sem prejuízo das delegações de competências atribuídas e das competências comuns a todas as Unidades Organizacionais, conforme o Artigo 28.º, constituem competências específicas da SEA, nomeadamente, as seguintes:
1. a)Executar as tarefas inerentes à receção, classificação, registo, digitalização, distribuição e expedição da correspondência, publicações e outros documentos internos;
2. b)Assegurar a cópia e digitalização de todos os documentos e das informações necessárias, as todas as unidades de ou subunidades da JFA;
3. c)Assegurar o correto funcionamento do sistema de gestão documental;
4. d)Registar, afixar, datar, publicitar, e endereçar avisos, editais, anúncios, posturas, regulamentos, ordens de serviço, circulares e despachos genéricos;
5. e)Gerir toda a informação e documentação disponível ao nível da rede interna e da Internet;
6. f)Assegurar o atendimento telefónico geral, encaminhando as chamadas para os serviços competentes;
7. g)Assegurar a gestão integrada do sistema de arquivo (corrente, intermédio, definitivo/histórico necessário às atividades da JFA e a articulação dos arquivos existentes em cada Unidade Organizacional com o arquivo geral;
8. h)Proceder ao arquivo, depois de catalogados, de todos os documentos, livros, e processos que sejam remetidos ao arquivo geral pelas diversas Unidades Organizacionais;
9. i)Assegurar o tratamento das requisições e devoluções dos documentos solicitados por outras Unidades Organizacionais;
10. j)Propor a adoção de medidas adequadas ao bom funcionamento do sistema de gestão de arquivo/documental da JFA;
11. k)Propor, logo que decorridos os prazos previstos na lei, a inutilização de documentos;
12. l)Manter a base de dados do arquivo atualizada;
13. m)Proceder diariamente à entrega/recolha, nos CTT, da correspondência dirigida ou enviada aos órgãos da JFA.

Artigo 46.º — Serviço de Expediente e Arquivo (SEA)

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