Art.º 8 · Regulamento n.º 627/2019 — Condições e formalidades da transferência

1 -A transferência da documentação para o Arquivo Municipal deve seguir as seguintes condições:
1. a)Antes da transferência da documentação, os serviços produtores devem eliminar documentos duplicados e retirar objetos metálicos e/ou elásticos com tendência a deteriorarem os suportes;
2. b)A documentação deve ser transferida no suporte original, devidamente acomodada em pastas ou caixas de arquivo de modelo uniformizado, organizada, identificada e classificada;
3. c)Os processos devem ser individualizados em capas uniformes, segundo modelo existente, devendo ser indicado o assunto, os documentos que contêm e as datas extremas;
4. d)Nas lombadas, que devem obedecer a um modelo normalizado, devem estar identificados os seguintes elementos: o Município, o serviço produtor, a série documental, os documentos ou processos, as datas extremas, o número do volume;
5. e)A transferência não pode afetar a integridade dos conjuntos documentais.
2 -A transferência da documentação deve ser acompanhada de um auto de entrega a título de prova (cujo modelo consta do anexo I ao presente Regulamento), para identificação e controlo da documentação transferida. O auto de entrega é feito em duplicado, ficando o original nos serviços de arquivo e o duplicado no serviço produtor.

Artigo 8.º — Condições e formalidades da transferência