Art.º 32 · Regulamento n.º 684/2019 — Departamento de Participação, Atendimento e Tecnologias (DPAT)

1 -É missão do Departamento da Participação, Atendimento e Tecnologias a gestão documental do expediente recebido e expedido, a gestão da documentação técnica e arquivos, a gestão tecnológica e de comunicação, as atividades de atendimento e informação à população, bem como garantir os procedimentos de participação, enquadrando a ação das unidades orgânicas flexíveis que o integrem.
2 -Compete-lhe, designadamente, o seguinte:
1. a)Participar na definição e planeamento estratégico das políticas municipais relacionadas com as áreas funcionais da sua esfera de competências;
2. b)Dirigir, coordenar e planificar, de forma integrada, as atividades inerentes às áreas funcionais que integra, promovendo a elaboração de propostas, estudos, projetos e pareceres sobre os mesmos;
3. c)Desenvolver estratégias processuais de otimização do trabalho prestado e mitigação de insuficiências identificadas nas atividades do Departamento;
4. d)Avaliar o tempo de execução e tramitação dos processos realizados nas divisões que coordena bem como o número de trabalhos pendentes;
5. e)Tomar decisões para a resolução de constrangimentos técnicos;
6. f)Solicitar pareceres acerca de alterações legislativas no âmbito das Divisões que tem a seu cargo e partilhar o conhecimento das mesmas com as equipas que beneficiem do mesmo;
7. g)Encaminhar o munícipe a organismos que possam intervir na resolução do seu problema, sempre que necessário;
8. h)Esclarecer e defender o munícipe no âmbito dos seus direitos e deveres enquanto consumidor;
9. i)Estabelecer relações com organismos de defesa do consumidor de modo a informar o munícipe de forma correta e completa;
10. j)Prestar um atendimento personalizado ao munícipe, facultando informações, esclarecimentos e tentando solucionar as questões colocadas diretamente com os respetivos serviços municipais;
11. k)Reforçar a ligação à população (munícipes, instituições, movimento associativo, comunidade escolar, agentes económicos, entre outros), aumentando os seus níveis de participação na vida municipal, mediante a criação/aprofundamento de novas iniciativas e de novas ferramentas de comunicação;
12. l)Permitir que através da participação dos munícipes, o processo de decisão autárquico fique mais enriquecido, transparente e eficaz;
13. m)Gerir as sugestões ou reclamações, que são convertidas em participações, e depois remetidas aos serviços correspondentes do Município e às entidades externas legalmente competentes, para obtenção de respostas e posterior comunicação ao munícipe;
14. n)Reforçar a divulgação de campanhas, iniciativas e programas de apoio promovidas e disponibilizadas pela Autarquia, nomeadamente no âmbito da qualidade do espaço público, incluindo reabilitação urbana e do parque habitacional;
15. o)Assegurar o atendimento público nas suas várias vertentes, garantindo a manutenção de atendimento multicanal integrado, através da operacionalização do atendimento presencial, telefónico e web;
16. p)Assegurar a gestão dos espaços municipais de descentralização de serviços, designadamente a rede de Lojas do Munícipe, Centro de Informação Autárquica ao Consumidor e Loja do Cidadão;
17. q)Proceder à receção, registo, encaminhamento e controlo do movimento dos processos relativos a requerimentos dos munícipes para decisão pela Câmara;
18. r)Centralizar a receção de reclamações e ou sugestões apresentadas pelos munícipes/utentes em atendimento presencial, telefónico, correio ou web e proceder ao respetivo tratamento e encaminhamento e resposta, nos termos da lei;
19. s)Promover, em articulação com os diversos serviços municipais, medidas de correção e de melhoria do serviço de atendimento prestado que se revelem necessárias à satisfação dos munícipes/utentes;
20. t)Colaborar na normalização, agilização dos procedimentos e processos relativos aos requerimentos e petições apresentadas;
21. u)Assegurar, em coordenação com os diversos serviços municipais, a audição regular das necessidades e satisfação dos munícipes/utentes;
22. v)Garantir o desenvolvimento estratégico das infraestruturas e sistemas de informação, numa lógica de permanente adequação às necessidades, de acompanhamento dos desenvolvimentos tecnológicos, assegurando a necessária racionalidade;
23. w)Garantir a gestão dos sistemas informáticos instalados, assegurando o cumprimento das políticas de segurança e de controlo que se encontrem estabelecidas;
24. x)Colaborar no planeamento e gestão da infraestrutura tecnológica de informação;
25. y)Garantir a conservação e a segurança dos equipamentos informáticos sob a sua responsabilidade, de acordo com as normas e procedimentos estabelecidos, mantendo e gerindo o arquivo de suportes informático;
26. z)Selecionar, promover a adaptação e implementar os sistemas de informação e software aplicacional disponíveis no mercado, de acordo com os objetivos estabelecidos;
27. aa)Proceder à instalação e manutenção dos equipamentos servidores de rede e demais dispositivos a estes ligados;
28. bb)Proceder à instalação e manutenção dos equipamentos informáticos terminais, nomeadamente computadores pessoais e impressoras;
29. cc)Fazer a gestão de todo o parque de equipamentos e suportes informáticos municipais e manter atualizado o respetivo cadastro;
30. dd)Assegurar apoio técnico transversal e Helpdesk tecnológico, ao nível do hardware;
31. ee)Proporcionar o apoio técnico a outros órgãos autárquicos e escolas do 1.º ciclo e jardins-de-infância da rede pública;
32. ff)Colaborar no desenvolvimento estratégico das infraestruturas e sistemas de comunicação;
33. gg)Assegurar a instalação e manutenção técnica das redes de comunicações de voz e dados e do equipamento a estas associado;
34. hh)Coordenar a atividade administrativa da Câmara;
35. ii)Gerir a receção e encaminhamento de público no edifício dos Serviços Centrais, assegurando a respetiva normalização e consequente gestão;
36. jj)Assegurar a receção, registo e distribuição da documentação entrada na Câmara;
37. kk)Assegurar o tratamento da expedição de correspondência;
38. ll)Promover a divulgação pelos serviços das normas internas e demais diretivas de carácter genérico;
39. mm)Assegurar a gestão das salas de reunião, de atendimento e auditório dos Serviços Centrais;
40. nn)Assegurar a gestão dos polos de impressão e reprografia;
41. oo)Acompanhar a elaboração dos atos referentes ao recenseamento dos cidadãos;
42. pp)Assegurar a tramitação administrativa dos processos eleitorais que sejam cometidos ao Município;
43. qq)Assegurar a gestão da rede de comunicações de voz e de dados da Câmara;
44. rr)Promover a preservação e divulgação do património arquivístico detentor de interesse histórico;
45. ss)Gerir a aplicação de um plano de classificação documental aplicável à documentação em fase ativa;
46. tt)Assegurar a aplicação da tabela de avaliação e seleção da documentação produzida pelo Município e demais legislação aplicável;
47. uu)Identificar os fundos arquivísticos, públicos ou privados, qualquer que seja o seu suporte, detentores de interesse histórico para o Município e promover a sua transferência para o Arquivo Municipal;
48. vv)Efetuar o tratamento arquivístico do seu acervo, regendo-se pelas normas nacionais e internacionais aplicáveis;
49. ww)Conservar e preservar o seu acervo documental de acordo com as normas técnicas aplicáveis aos vários suportes;
50. xx)Elaborar os instrumentos de descrição documental que permitam responder eficazmente às solicitações de que é objeto;
51. yy)Assegurar a difusão dos fundos do Arquivo Municipal e a realização de iniciativas de índole cultural de promoção do património arquivístico;
52. zz)Colaborar com a comunidade educativa do Município na realização de estudos ou iniciativas onde se utilizem fontes documentais que integram o acervo do Arquivo Municipal;
53. aaa)Prestar apoio técnico a entidades externas que o solicitem, sempre que esteja em causa a preservação do património arquivístico com interesse histórico para o Município;
54. bbb)Gerir e acompanhar as Equipas na dependência do Departamento bem como prestar apoio aos Dirigente das unidades orgânicas que constituem o Departamento;
55. ccc)Elaborar relatórios de atividade que espelhem o desempenho da unidade e suas dependentes.

Artigo 32.º — Departamento de Participação, Atendimento e Tecnologias (DPAT)

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