Art.º 7 · Regulamento n.º 756/2020 — Condições

1 -As transferências da documentação serão definidas, caso a caso, pelo Arquivo, considerando os documentos e as necessidades de gestão de espaço e de tempo.
2 -A documentação é remetida ao Arquivo obedecendo às seguintes condições:
1. a)Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim se apresentem na sua forma original, ou assim o exijam;
2. b)Em pastas ou caixas de arquivo, de modelo uniformizado;
3. c)No seu suporte original, devidamente acondicionada.
3 -Os processos, requerimentos e demais documentos isolados devem ser organizados, no serviço produtor, da seguinte forma:
1. a)Os documentos constantes dos processos administrativos devem ser organizados de acordo com a sequência cronológica (do mais antigo para o mais recente);
2. b)Os processos devem ser numerados e rubricados, contando-se, para o efeito, a respetiva capa;
3. c)Se for retirado algum documento de um processo, em seu lugar será colocada uma folha registando a paginação do mesmo com a assinatura e o visto dos responsáveis do respetivo Serviço;
4. d)Os processos não devem conter agrafos ou clipes;
5. e)Os processos não deverão ser remetidos ao Arquivo com as respetivas capas degradadas.
4 -Os processos de urbanização e edificação devem ter capas uniformizadas, com as seguintes indicações: número, ano, local, designação da obra e nome do requerente. Não deverão estar rasuradas.
5 -Os livros findos (atas, contratos, escrituras, registos) são enviados ao Arquivo com toda a documentação que lhes é inerente e respetivos índices.
6 -A apensação de documentos a processos arquivados é da responsabilidade do serviço produtor.
7 -O envio da documentação efetua-se de acordo com um calendário proposto pelo Arquivo.
8 -Nenhuma incorporação de documentação será realizada nos meses de julho, agosto e dezembro.
9 -A tramitação das unidades de instalação para o Arquivo deverá ser executada por trabalhadores indicados para o efeito, numa perspetiva interservicos.

Artigo 7.º — Condições

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