Na transferência da documentação, o AMBRG e o serviço produtor devem observar os seguintes procedimentos:
- a)A documentação deve ser sempre acompanhada de Auto de Entrega e de Guia de Remessa, na qual deve constar o n.º de referência ou código da tabela de seleção da legislação vigente, de acordo com os modelos adotados internamente;
- b)Os documentos e os processos serão enviados nos respetivos suportes originais, devidamente identificados;
- c)A documentação deve encontrar-se organizada, classificada e ordenada;
- d)O controlo da documentação transferida deve ser efetuado aquando da sua receção;
- e)Na preparação dos documentos a transferir, devem os serviços produtores diligenciar no sentido de eliminar os duplicados e retirar todos os materiais prejudiciais à conservação do papel, designadamente agrafos, alfinetes, clipes, etc.;
- f)A documentação transferida deve ser acompanhada dos respetivos registos, índices, ficheiros e outros elementos de referência, os quais devem vir, obrigatoriamente, relacionados na Guia de Remessa.