O presente regulamento entra em vigor no prazo de 15 dias a contar da data da publicação do correspondente Edital na 2.ª série do Diário da República.
ANEXO I
Auto de Entrega
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ANEXO II
Guia de Remessa
(ver documento original)
ANEXO III
Auto de Eliminação
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ANEXO IV
Requisição Externa de Consulta de Documentação/Processo
(ver documento original)
ANEXO V
Requisição Interna de Consulta de Documentação
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ANEXO VI
Normas para o Empréstimo de Documentos para Exposições
O empréstimo de documentos para exposições é uma forma de contribuir para uma maior difusão dos fundos arquivísticos. É sabido, porém, que se trata de uma situação suscetível de causar perdas ou deteriorações irreparáveis nos documentos emprestados.
Essa é a principal razão por que, obviando a esses eventuais riscos, se justifica impor normas como as que se seguem:
- 1 -Pedido de empréstimo:
- a)A entidade organizadora da exposição deve formular em requerimento dirigido ao Presidente da Câmara Municipal, com a antecedência mínima de um mês antes da data prevista para a saída;
- b)O pedido de empréstimo dos documentos a expor deve indicar as datas previstas para a saída e entrega dos documentos, bem como a duração da exposição.
- 2 -Concessão de autorização:
- a)Os documentos só podem sair do Arquivo Municipal de Vizela mediante autorização do Presidente da Câmara Municipal ou do Vereador com competência delegada, após a informação do serviço do Arquivo;
- b)A referida autorização fixa a data de saída e de entrega dos documentos solicitados.
- 3 -Informação do técnico responsável do Arquivo Municipal de Vizela:
- a)O Presidente da Câmara Municipal ou o Vereador com competência delegada decide, com base no parecer do técnico responsável pelo Arquivo Municipal, o qual, por sua vez, pode solicitar o parecer técnico do Arquivo Distrital de Braga;
- b)Quando o empréstimo dos originais puder causar dano, a entidade organizadora da exposição, a expensas próprias, pode promover a sua reprodução por meio técnico que não prejudique a conservação dos documentos pretendidos.
- 4 -Seguro:
- a)Os documentos objeto de empréstimo devem estar protegidos por uma apólice de seguro durante o período de tempo que permanecerem fora do Arquivo Municipal de Vizela;
- b)Para efeitos de seguro o Município de Vizela fixa o valor de cada peça objeto de empréstimo, avaliação dessa que será incluída no despacho de autorização;
- c)A entidade organizadora da exposição efetua o contrato de seguro pelo valor previamente estabelecido;
- d)A entidade organizadora da exposição só pode retirar as espécies a emprestar do Arquivo Municipal de Vizela, mediante a entrega da apólice do seguro ou documento comprovativo de que a mesma foi emitida.
- 5 -Auto de entrega:
Os documentos são levantados do Arquivo Municipal de Vizela por pessoal devidamente credenciado, mediante a assinatura de um Auto de Entrega, no qual se indicará, se for caso disso, o estado de conservação dos documentos emprestados.
- 6 -Duração das exposições:
Não são emprestados documentos para exposições com duração superior a trinta dias, não contando para o efeito de montagem e o prazo de devolução.
- 7 -Embalagem e transporte:
- a)Os encargos com a embalagem e transporte ficam a cargo do organizador da exposição;
- b)É aconselhável que tanto a embalagem como o transporte sejam realizados por uma empresa especializada;
- c)Quando não for possível realizar a embalagem nos termos da alínea anterior, deve a mesma ser efetuada com a colaboração do pessoal do Arquivo Municipal de Vizela;
- d)Quando o valor ou estado de conservação dos documentos o aconselhe, poderão exigir-se embalagens especiais.
- 8 -Reprodução e segurança:
- a)Todo o documento cujo empréstimo tinha sido autorizado deve ser reproduzido em microfilme, fotografia, ou outro formato digital pelo Município de Vizela, antes da sua entrega, ficando os encargos com a reprodução sempre a cargo da entidade organizadora da exposição;
- b)Em caso de reprodução em microfilme o negativo original fica sempre em poder do Município.
- 9 -Restauro:
Quando, por razões de conservação, for necessário realizar algum tipo de restauro nos documentos a emprestar, este faz-se a expensas da entidade organizadora da exposição.
- 10 -Autorização de empréstimo para fora do país:
A entidade organizadora da exposição deve encarregar-se dos trâmites de autorização de saída temporária, bem como dos trâmites alfandegários, sempre que exigidos.
- 11 -Medidas de conservação:
A entidade organizadora da exposição que deve garantir a segurança e a conservação dos documentos expostos mediante uma vigilância permanente, adequados sistemas de segurança (deteção e extinção de incêndios), controlo ambiental de humidade (humidade relativa entre 50 % e 60 %), temperatura (entre 16º e 20ºC), luz (iluminação artificial indireta próxima dos 50 lux), correta instalação das peças em vitrinas fechadas, com possibilidade de renovação de ar, não utilizando na montagem das mesmas qualquer elemento perfurador, aderente, ou outro que possa danificá-las.
- 12 -Reprodução dos documentos:
É proibida a reprodução de documentos emprestados sem autorização expressa do Município.
- 13 -Catálogo da exposição:
- a)O catálogo da exposição deve identificar a entidade detentora dos documentos, devendo ser enviados ao Município, pelo menos, dois exemplares do catálogo destinados ao Arquivo Municipal de Vizela;
- b)Os documentos são devolvidos ao Arquivo Municipal de Vizela, até ao termo do prazo fixado no despacho que autorizou o empréstimo;
- c)Ao receber os documentos e antes de assinar o respetivo auto de receção, o Arquivo Municipal de Vizela procede a uma revisão do estado de conservação dos mesmos a fim de detetar qualquer possível deterioração ou perda;
- d)Quando se verificar alguma anomalia, dessa circunstância se fará menção no auto de devolução e dela se dará conhecimento ao Presidente da Câmara Municipal.
- 14 -Assinatura das condições de empréstimo:
O Arquivo Municipal de Vizela exige à entidade organizadora da exposição a assinatura de um documento, no qual esta toma conhecimento das normas de empréstimo e se compromete a respeitá-las e a cumpri-las. Esse documento, depois de assinado, deve estar na posse do Arquivo Municipal de Vizela antes da entrega dos documentos.
ANEXO VII
Manuseamento dos Documentos
Um documento é um bem cultural de que importa usufruir sem pôr em risco a sua preservação. Como tal, impõe-se evitar comportamentos agressivos ou menos cuidadosos na sua utilização ou manuseio.
- 1 -Aquando da consulta de documentos, os utilizadores, de modo a evitar a ocorrência de danos nos mesmos deverão adotar os seguintes cuidados:
- a)Não usar os documentos como apoio;
- b)Não colocar qualquer objeto sobre um documento aberto;
- c)Não usar caneta durante a realização de consultas;
- d)Não dobrar os cantos das páginas ou as páginas dos documentos como forma de marcação;
- e)Não arremessar os documentos nem os colocar no chão;
- f)Não forçar a abertura de um documento cortando fitas ou forçando fechos, não enrolar os fólios nem deixar os livros ao alto na mesa assentes sobre a base;
- g)Não usar dedos humedecidos nem borrachas de apagar para virar as páginas;
- h)Não acompanhar, com o dedo a leitura dos documentos;
- i)Não tossir ou espirrar sobre um documento que esteja a examinar;
- j)Não tentar separar páginas que se encontrem coladas;
- k)Não retirar os documentos da ordem em que se encontram;
- l)Não reter desnecessariamente os documentos em seu poder depois de terminada a consulta;
- m)Dar obrigatoriamente conhecimento aos responsáveis pelo serviço de consulta do Arquivo Municipal de Vizela de qualquer anomalia detetada;
- n)Nunca endireitar as páginas dobradas e vincadas ou com os cantos vincados, uma vez que tal procedimento pode acentuar a deterioração do documento;
- o)Nunca escrever, marcar ou vincar qualquer documento;
- p)Não levar para a sala de leitura nada que possa danificar os documentos, nomeadamente, alimentos, cola, tinta de escrita, fita adesiva, tesouras e/ou outros objetos cortantes;
- q)Ser cuidadoso ao retirar ou colocar os documentos em caixas ou pastas;
- r)Ser particularmente cuidadoso com documentos de grande porte, utilizando as estantes de leitura previstas para a sua consulta;
- s)Para efeitos de investigação, no tocante a documentos históricos, solicitar em primeira instância os documentos em formato digital, tendo em consideração que os materiais de suporte são frágeis e os documentos de arquivo são singulares e únicos, pelo que só em último recurso deverá ser exigido o original.
ANEXO VIII
Normas para a Limpeza dos Depósitos, das Estantes e dos Documentos
Na limpeza dos depósitos de arquivo e de documentos devem observar-se as seguintes normas:
- 1 -Limpeza dos depósitos de arquivo:
- a)Não utilizar detergentes, cera ou outros materiais inflamáveis;
- b)Utilizar pano húmido com produto neutro e inodoro para limpeza do pavimento;
- c)Despejar todos os dias o cesto dos papéis;
- d)Não arrumar no arquivo outros materiais que a ele não pertençam.
- 2 -Limpeza das estantes:
- a)Limpeza exterior com pano húmido com mistura de água e álcool (2 partes de água e 1 parte de álcool).
- 3 -Limpeza dos documentos:
- a)Os documentos devem ser limpos sistematicamente através de escovagem e aspiração mecânica com equipamento adequado.
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- a)Os documentos devem ser limpos sistematicamente através de escovagem e aspiração mecânica com equipamento adequado.