Art.º 14 · Regulamento n.º 797/2021 — Produção e Circulação e Arquivo de Documentos

1 -Os documentos são produzidos e tramitados em formato eletrónico, através do sistema de gestão documental, devendo ser digitalizados e apensos sempre que sejam produzidos ou recebidos noutro formato e tal seja possível.
2 -As disposições a adotar pelos serviços, relativamente ao ciclo de vida dos documentos administrativos, devem obedecer às normas legais aplicáveis e demais normativos criados pela LIPOR para o efeito.
3 -Os processos administrativos e contabilísticos incluem as respetivas informações, despachos e deliberações.
4 -Todos os processos e informações são tramitados na PIAG, exceto se a sua especificidade exigir a sua tramitação em aplicações próprias.
5 -No intuito da desmaterialização dos processos e da gestão integrada da informação, o sistema de gestão documental terá de garantir:
1. a)Que a organização do processo administrativo é efetuada por ordem cronológica devendo estar agregados, na aplicação, todos os documentos, espelhando integralmente o processo físico;
2. b)A possibilidade de os documentos serem assinados eletronicamente, com o objetivo de a circulação e visualização destes se processe de forma segura, garantindo a integridade da informação;
3. c)Na circulação dos documentos ou processos, todas as informações e despachos sejam inseridos na aplicação, garantindo a atualização desta e facilitando a identificação imediata da fase em que o processo se encontra, bem como o seu responsável.
6 -Toda a correspondência rececionada e que seja considerada pertinente deverá ser registada no sistema de gestão documental, devendo, de igual forma, ser registado no documento em suporte de papel, caso exista, o correspondente número único de identificação e a data de entrada.
7 -Os documentos emitidos por suporte informático devem ter, sempre que possível, layout idêntico aos enunciados no número anterior e deverão ser numerados sequencialmente.
8 -Devem manter-se em arquivo e conservados em boa ordem todos os documentos de suporte, incluindo, os relativos à análise, programação e execução dos tratamentos, atendendo aos prazos e regras definidas na Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril e alterações introduzidas pela Portaria n.º 1253/2009, de 14 de outubro.
9 -Os documentos de suporte deverão ser arquivados pelos serviços funcionalmente responsáveis, sendo que a organização do arquivo deve ter em conta a separação dos processos por ano, por série documental e por ordem numérica crescente, constituindo evidência dos registos que sobre eles foram efetuados.

Artigo 14.º — Produção e Circulação e Arquivo de Documentos

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