Art.º 11 · Regulamento n.º 833/2020 — Tipos de Documentos Oficiais

1 -São considerados documentos os suportes em que se consubstanciam os atos e formalidades integrantes dos procedimentos.
2 -Os documentos são preferencialmente em formato eletrónico devendo ser digitalizados sempre que sejam produzidos ou recebidos em qualquer outro formato.
3 -Os registos podem ser de natureza diversa, designadamente gráfica, áudio, visual ou audiovisual e estar registados em suportes de papel, magnéticos, digitais, eletrónicos ou outros.
4 -Como medida de controlo e gestão documental, devem ser registados em Sistema de Gestão Documental (MyDoc) todos os documentos recebidos e enviados por cada uma das unidades orgânicas.
5 -São documentos oficiais:
1. a)Os regulamentos e normas municipais;
2. b)As atas das reuniões da Câmara Municipal e das sessões da Assembleia Municipal;
3. c)Os despachos, ordens de serviço e comunicações internas do Presidente da Câmara, Vereadores e Dirigentes com competências delegadas ou subdelegadas;
4. d)As certidões emitidas para o exterior;
5. e)As escrituras e contratos lavrados respetivamente, pelo notário e pelo oficial público;
6. f)Os livros de abertura e encerramento das escrituras e contratos;
7. g)Os editais e avisos;
8. h)As procurações da responsabilidade do Presidente da Câmara Municipal;
9. i)Os Documentos Previsionais (Orçamento e Grandes Opções do Plano);
10. j)O Mapa de Pessoal do Município;
11. k)Os Documentos de Prestação de Contas do Município;
12. l)Todos os documentos contabilísticos obrigatórios no âmbito do POCAL e do SNC-AP;
13. m)Os protocolos celebrados entre o Município e entidades terceiras, públicas ou privadas;
14. n)Os programas de procedimento, cadernos de encargos, relatórios preliminares e finais, propostas de adjudicação e demais documentos elaborados no âmbito de procedimentos pré-contratuais de fornecimento de bens, locação e aquisição de serviços e empreitadas de obras públicas;
15. o)Os autos de consignação das empreitadas de obras públicas;
16. p)Os autos de receção provisória e definitiva das obras;
17. q)Os alvarás, as licenças, certidões e declarações;
18. r)A documentação relativa à tramitação de procedimentos concursais de recrutamento e seleção de pessoal, bem como de contratação de empréstimos;
19. s)Os ofícios, faxes/telecópias e correio eletrónico enviados para o exterior desde que subscritos ou enviados por membro do executivo ou dirigente com competência para o efeito;
20. t)Outros documentos municipais não previstos nas alíneas anteriores, mas que sejam ou venham a ser considerados oficiais, tendo em conta a sua natureza específica e enquadramento legal.

Artigo 11.º — Tipos de Documentos Oficiais

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