Art.º 12 · Regulamento n.º 833/2020 — Organização e Arquivo dos Documentos Oficiais

1 -Devem manter-se em arquivo e conservados em boa ordem todos os documentos de suporte, incluindo, os relativos à análise, programação e execução dos tratamentos atendendo aos prazos e regras definidas na Portaria n.º 1253/2009, de 14 de outubro, na sua atual redação.
2 -Os documentos emitidos são numerados sequencialmente e devem ter o layout.
3 -A organização e arquivo dos documentos oficiais referidos no artigo anterior, quando emitidos em suporte de papel, são efetuados em obediência às seguintes regras gerais:
1. a)Os regulamentos e normas municipais e suas alterações, em suporte de papel, deverão ser arquivados no Gabinete de Apoio aos Órgãos Autárquicos (G.A.O.A.) e, no formato digital, deverão ser registados e disponibilizados no Sistema de Gestão Documenta (MyDoc) e na internet;
2. b)As atas referidas na alínea b), do n.º 5, do artigo anterior são arquivados sequencialmente no Gabinete de Apoio aos Órgãos Autárquicos (G.A.O.A.);
3. c)Os originais dos documentos referidos na alínea c), do n.º 5, do artigo anterior são numerados sequencialmente em cada ano civil, sendo arquivados no Gabinete de Apoio aos Órgãos Autárquicos (G.A.O.A.);
4. d)Os documentos referidos na alínea d) e g), do n.º 5, do artigo anterior, são arquivados sequencialmente na Secção de Expediente e Serviços Gerais (S.E.S.G.), devendo as respetivas cópias ser arquivadas nos serviços emissores;
5. e)Os livros referidos na alínea f) e os documentos mencionados na alínea e), do n.º 5, do artigo anterior, são numerados sequencialmente em cada ano civil pela Divisão de Gestão Administrativa (D.G.A.), unidade responsável pelo seu arquivo e guarda;
6. f)Os protocolos referidos na alínea m), do n.º 5, do artigo anterior, são elaborados e arquivados por cópia nas divisões que intervierem diretamente naqueles e o original arquivado no Gabinete de Apoio aos Órgãos Autárquicos (G.A.O.A.);
7. g)Os originais das procurações mencionadas na alínea h), do n.º 5, do artigo anterior, ficarão à guarda do serviço interessado, sendo que deverá existir uma cópia arquivada no Gabinete de Apoio à Presidência (G.A.P.);
8. h)Os originais dos documentos referidos nas alíneas i) e k), do n.º 5, do artigo anterior, são arquivados pelo Gabinete de Apoio aos Órgãos Autárquicos (G.A.O.A.), durante três anos, após o que serão remetidos aos Serviços de Arquivo (S.Arq.), devendo constar na página oficial do Município na internet durante dois anos;
9. i)O original do mapa de pessoal mencionado na alínea j), do n.º 5, do artigo anterior, é organizado e arquivado na Divisão de Recursos Humanos e Modernização Administrativa (D.R.H.M.A.);
10. j)Os originais dos documentos mencionados na alínea n), do n.º 5, do artigo anterior, referentes a empreitadas de obras públicas são organizados pela Divisão de Obras Municipais (D.O.M.). No caso de se tratar de concursos relativos à aquisição de bens, os originais daqueles documentos até (euro) 5.000,00 são organizados pela Unidade de Compras e Contabilidade de Custos, superiores a (euro) 5.000,00 são organizados pela Divisão de Gestão Administrativa (D.G.A.);
11. k)Os ofícios, faxes/telecópias e correio eletrónico enviados para o exterior, mencionados na alínea s), do n.º 5, do artigo anterior, são registados e numerados no Sistema de Gestão Documenta (MyDoc). Enquanto existirem documentos em suporte de papel, devem os mesmos ser numerados com o registo de saída, sendo uma cópia arquivada na Secção de Expediente e Serviços Gerais (S.E.S.G.);
12. l)Os alvarás e as licenças referidas na alínea q), do n.º 5, do artigo anterior, são emitidas pela Divisão de Obras Particulares (D.O.P.) e pela Secção de Taxas e Licenças (S.T.L.), numerados sequencialmente em cada ano económico, sendo o original destinado ao requerente;
13. m)Os autos de consignação das empreitadas de obras públicas e os autos de receção provisória e definitiva referidos na alínea o) e p), do n.º 5, do artigo anterior, são emitidos pela Divisão de Obras Municipais (D.O.M.), sendo o original destinado ao empreiteiro e o outro exemplar arquivado no respetivo processo de empreitada;
14. n)A documentação mencionada na alínea r), do n.º 5, do artigo anterior, é arquivada no respetivo processo de concurso na Divisão de Recursos Humanos e Modernização Administrativa (D.R.H.M.A.);
15. o)As atas dos júris de concursos de fornecimentos de bens, locação, aquisição de serviços, mencionados na alínea n), do n.º 5, do artigo anterior, são arquivadas nos processos respetivos;
16. p)As atas das comissões de abertura e de apreciação das propostas dos concursos de empreitadas de obras públicas, mencionadas na alínea n), do n.º 5, do artigo anterior, são arquivadas nos processos respetivos na Divisão de Obras Municipais - Rodovias (D.O.M.-R) e as atas das comissões de abertura e de apreciação das propostas dos concursos de fornecimento de bens, locação e aquisição de serviços, mencionadas na alínea n), do n.º 5, do artigo anterior, são arquivadas nos processos respetivos na Divisão de Gestão Administrativa (D.G.A.);
17. q)Todos os documentos contabilísticos obrigatórios no âmbito do SNC-AP são arquivados na Divisão de Contabilidade, Património e Tesouraria (D.C.P.T.);
18. r)Outros documentos municipais não previstos mencionados na alínea t), do n.º 5, do artigo anterior, mas que pela sua natureza venham a ser considerados oficiais, devem ser organizados e arquivados pela unidade orgânica incumbida dessa missão.

Artigo 12.º — Organização e Arquivo dos Documentos Oficiais

Histórico de Alterações

Referências (1)