- 1 -Os documentos são produzidos e tramitados em formato eletrónico, devendo ser digitalizados e apensos sempre que sejam produzidos ou recebidos noutro formato.
- 2 -No intuito da desmaterialização dos processos e da gestão integrada da informação, todas as informações e despachos deverão ser inseridos no Sistema de Gestão Documental (MyDoc) por forma a espelharem integralmente o respetivo processo físico e, por essa via, ser possível a identificação imediata da fase em que o processo se encontra, bem como do seu gestor.
- 3 -Todos os processos e informações são tramitados no Sistema de Gestão Documenta (MyDoc), cabendo aos responsáveis de cada serviço municipal acompanhar a circulação dos respetivos processos de forma a garantir a sua segurança, evitando o seu eventual extravio.
- 4 -Os processos administrativos e os dossiers técnicos da Câmara Municipal em suporte de papel ou outro não eletrónico, devem ser organizados por áreas funcionais, por temas e assuntos específicos, sendo, preferencialmente, constituídos por pastas e/ou dossiers adequados, em cujas capas se devem mencionar, pelo menos, os seguintes elementos:
- a)Câmara Municipal de Paços de Ferreira;
- b)Designação da Unidade Orgânica;
- c)Número atribuído ao processo e/ou indicação do ano a que respeita;
- d)Designação do tema/assunto que contém;
- e)Designação da entidade requerente se for caso disso;
- f)Data do início da formação do processo.
- 5 -Cabe a cada unidade orgânica/serviço municipal organizar os respetivos processos (constituição do arquivo corrente).
- 6 -Tendo em conta a natureza dos processos, os assuntos e respetivos documentos que o constituem, poderão eventualmente ser criadas divisórias ou separadores dentro das respetivas pastas ou dossiers. As folhas que os constituem devem ser numeradas sequencialmente por ordem crescente, sendo que a primeira folha do processo corresponde, cronologicamente, ao assunto mais antigo.
- 7 -Todos os serviços devem assegurar a integridade dos processos administrativos, sendo somente lícito aos serviços da Divisão de Contabilidade, Património e Tesouraria (D.C.P.T.) extrair deles os documentos originais destinados a proceder ao pagamento de despesas e/ou ao recebimento de receitas, devendo substituí-los pelas respetivas cópias, devidamente autenticadas.
Artigo 14.º — Tramitação e Circulação de Documentos/Processos
Vigente desde: 01/10/2020
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Em vigor desde 01/10/2020