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Artigo 6.º — Remessa e incorporação de documentos em suporte físico

Vigente desde: 31/01/2022
  1. 1 -A remessa dos documentos em suporte físico dos serviços municipais para o Serviço de Arquivo Municipal deve obedecer às seguintes formalidades:
    1. a)Ser acompanhada de um auto de entrega, conforme modelo disponibilizado pelo Serviço de Arquivo Municipal; Página 6/19
    2. b)O auto de entrega deve ter anexa uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, conforme modelo disponibilizado pelo Serviço de Arquivo Municipal;
    3. c)Os modelos identificados nas alíneas anteriores deverão ser preenchidos por via digital;
    4. d)Podem ser entregues livros encadernados, quando as unidades documentais assim se apresentam na sua forma original ou quando as unidades documentais assim o exijam;
    5. e)Os documentos devem ser entregues no seu suporte original, devidamente acondicionados e identificados no exterior com elementos inequívocos referentes à série documental, que permitam o seu posterior reconhecimento;
    6. f)Devem os serviços diligenciar no sentido de eliminar os duplicados e retirar todos os materiais prejudiciais à conservação do papel, designadamente agrafos, alfinetes, clipes, entre outros;
    7. g)Após a incorporação da documentação será emitido um relatório da incorporação, que será utilizado como instrumento de descrição documental.
  2. 2 -O Serviço Arquivo Municipal deve incorporar no Arquivo Corrente, no prazo máximo de 5 (cinco) dias úteis a contar da receção do documento em suporte físico, os documentos cuja entrada seja registada pelos serviços municipais.
  3. 3 -A remessa e a incorporação não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
  4. 4 -Os documentos fotográficos não integrados em processos administrativos devem ser remetidos ao Gabinete de Comunicação para triagem, tratamento e organização em pastas, ficando os mesmos disponíveis na unidade de acesso "Arquivo Fotográfico".
  5. 5 -O Serviço de Arquivo Municipal poderá recusar todas as remessas que não cumpram os requisitos estabelecidos no presente regulamento, bem como o disposto na legislação em vigor.
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